ผมอยากให้ท่านผู้รู้ตอบคำหน่อยครับ

    เรื่องมีอยู่ว่าวันหนึ่งผมได้รับมอบหมายให้ดูแลอุปกรณ์ตัวหนึ่ง(ไม่ได้ทำเป็นลายลักษณ์อักษร)จากผู้บริหารผมตอบตกลงด้วยวาจา วันต่อมาผมได้มีโอกาสได้คุยกับผู้บริหารอีกครั้งหนึ่งผมได้นำเสนอให้ผู้บริหารให้พนักงานอีกคนหนึ่งรับผิดชอบอุปกรณ์ชิ้นนี้แทน(ไม่ได้ทำเป็นลายลักษณ์อักษร)ท่านตอบตกลงด้วยวาจา  
    ผมจึงนำอุปกรณ์ชิ้นนั้นไปให้พนักงานคนนั้นดูแลต่อ(ไม่ได้ทำเป็นลายลักษณ์อักษร)เค้าตอบตกลง  หนึ่งเดือนต่อมาพนักงานทำอุปกรณ์ชิ้นนั้นหายผู้บริหารมาบอกให้ผมรับผิดชอบเพราะท่านจำได้ว่าบอกให้ผมรับผิดชอบแต่จำไม่ได้เรื่องทีผมได้นำเสนอให้ผู้บริหารให้พนักงานอีกคนหนึ่งรับผิดชอบอุปกรณ์ชิ้นนี้แทนผมจึงบอกให้พนักงานคนนั้นมายืนยันแต่เค้ากลับปฎิเสธว่าไม่รู้เรื่อง
    สุดท้ายผมต้องรับผิดชอบค่าเสียหายทั้งหมดและเสียความรู้สึกมากบอกกับตัวเองว่าจากนี้ไปจะทำทุกอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรครับ

คำถาม
1.ผมควรทำเป็นลายลักษณ์อักษรแบบไหนดีครับ
2.มีแบบฟอร์มที่ดูเป็นทางการไหมครับ(ถ้ามีจะดีมากเลย)
3.ท่านใดมีตัวอย่างการทำเป็นลายลักษณ์อักษรให้ผมดูเป็นตัวอย่างบ้างไหมครับ
4.อยากทราบการทำเป็นลายลักษณ์อักษรเรื่องอื่นๆในแบบต่างๆในที่ทำงานมีท่านใดอยากจะแชร์ความรู้เพิ่มเติมบ้างไหมครับ