ด้วยสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส COVID-19 ทำให้บริษัทต่าง ๆ ได้ให้พนักงานทำงานแบบ Work from Home หรือทำงานที่บ้าน 
การทำงานแบบนี้มักจะอาศัย Video Conference ในการประชุมไม่ว่าจะประชุมกับผู้บริหาร กับคนในทีม หรือแม้กระทั่งประชุมกับลูกค้า ซึ่ง Video Conference พร้อมแชร์หน้าจอเพื่อพรีเซนต์งาน ก็มีแอปพลิเคชันการประชุมอย่าง Zoom และ Microsoft Teams ให้เราใช้กัน เมื่อเตรียมมีโปรแกรมพร้อมแล้ว วันนี้ JobThai Tips จะมาแชร์เทคนิคที่จะช่วยให้การประชุมแบบ Video Conference ราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

 
ส่งอีเมลแจ้งไปล่วงหน้าให้เห็นภาพรวมของการประชุม 
ก่อนที่จะประชุมควรส่ง Agenda การประชุมไปล่วงหน้าก่อนทางอีเมล ซึ่งวิธีนี้จะช่วยให้ทั้งสองฝ่ายมีการเตรียมตัว ใน Agenda ควรจะต้องระบุวัตถุประสงค์ในการประชุม วาระการประชุม สมาชิกที่เข้าร่วม และเอกสารอะไรบ้างที่จะต้องใช้ในการประชุม 

คนพร้อมแล้วอุปกรณ์ต้องพร้อมด้วย 
เริ่มจากเช็กอุปการณ์ที่ใช้ว่าเสียงลำโพงดังชัดเจนไหม แบตใกล้จะหมดหรือไม่ รวมถึงสมุดโน้ต หรือเอกสารที่ใช้ประกอบการประชุมด้วย เพราะคงไม่ดีแน่ถ้าจะใช้อะไรก็ต้องขอตัวไปหาอยู่ตลอดเวลา 
 

ทักทายพร้อมอธิบายภาพรวม 
ในฐานะผู้นำการประชุมหลังจากที่ทักทายฝ่ายตรงข้ามแล้วก่อนที่จะเริ่มเราควรแนะนำตัวฝั่งเราและพูดอธิบายให้ทุกคนทราบถึงวาระการประชุมอีกครั้ง รวมถึงใช้เวลานี้ในการกำหนดกฎเกณฑ์ต่าง ๆ เช่น เวลาที่ใช้ในการประชุม หรือใช้เวลานี้ในการพูดคุยเรื่องทั่วไปเพื่อสร้างบรรยากาศให้ผ่อนคลายก่อนเริ่มประชุมก็เป็นความคิดที่ไม่เลว  

บรรยากาศรอบด้านอาจรบกวนการประชุมได้ 
นอกจากเสียงรบกวนจะมาทำให้เราไม่มีสมาธิเท่าที่ควรแล้ว เสียงยังจะไปรบกวนคนอื่น ๆ ที่อยู่ในการประชุมด้วย ซึ่งบอกได้เลยว่าเป็นอุปสรรคในการคุยแน่ ๆ แต่ถ้าไม่สามารถหาที่เงียบสงบได้ก็ควรจะอธิบายให้ฝั่งตรงข้ามทราบก่อน และเวลาที่เรายังไม่ได้พูดให้กดปิดไมค์ตัวเอง ต้องระวังอย่าปล่อยให้เสียงทางฝั่งของเราเองรบกวนการสนทนาของผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น 

สรุปส่งท้ายเพื่อความมั่นใจว่าเข้าใจตรงกันทุกฝ่าย 
ถ้าไม่อยากเสียเวลาการประชุมไป ก่อนจะแยกย้ายปิดจอวางสายกันไป ให้สรุปทุกประเด็นสำคัญที่เกิดขึ้นในที่ประชุมเพื่อความมั่นใจอีกครั้งว่าทุกฝ่ายเข้าใจตรงกัน และหลังจากที่ประชุมเสร็จอย่าลืมส่งอีเมลรายงานการประชุมตามหลังไปทุกครั้งเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันเป็นลายลักษณ์อักษรด้วย