ก่อนอื่นนำนำเอกสารในบ้านทั้งหมดมาวางไว้ที่เดียวกันเพื่อจะได้นำมาแยกประเภทอีกที ตอนนี้ต้องนั่งนึกก่อนว่าเอกสารต่างๆ อยู่ตรงไหนกันบ้าง นอกจากเอกสารที่อยู่ในลิ้นชักในแฟ้มแล้ว บางทีก็อยู่ในห้องนอน ห้องทำงาน ห้องนั่งเล่น หรืออยู่ในกระเป๋าก็มี นำเอกสารทั้งหมดมาวางไว้ในที่เดียว หาพื้นที่กว้าง เช่นบนพื้นหรือโต๊ะกว้างจะได้จำแนกเอกสารได้ถูก
  
หลังจากเอกสารอยู่ในที่เดียวกันแล้วทีนี้ก็ถึงเวลาแยกแยะเอกสารให้เข้ากับหมวดหมู่มีทั้งหมด 4 หมวดหมู่ คือ ต้องทำ ต้องเก็บ เรื่องในบ้าน รีไซเคิล และทำลาย

เอกสารที่ต้องทำ เป็นเอกสารที่จำเป็นต้องทำ หลังจากทำเสร็จแล้วก็เอาไปทิ้งได้ เช่น บิลค่าน้ำค่าไฟ บิลค่าใช้จ่ายต่างๆ  

เอกสารต้องเก็บ เป็นหมวดหมู่เอกสารสำคัญที่ต้องเก็บไว้ถาวรและชั่วคราว เช่น ใบกำกับภาษี ใบเสียภาษี รายงานทางการแพทย์ ประกัน  สัญญา ทะเบียนบ้าน โฉนดที่ดิน

เอกสารสำหรับเรื่องในบ้าน เป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่ต้องใช้ในบ้าน แต่ไม่ได้สำคัญขนาดที่จำเป็นต้องทำ เช่น คูปองส่วนลด คู่มือการใช้งานเครื่องใช้ไฟฟ้า 
 
เอกสารรีไซเคิล เป็นเอกสารที่ไม่อยู่ในหมวดหมู่ไหนเลย และไม่มีข้อมูลส่วนตัวที่สำคัญ เช่น ใบปลิวขายของ ซองไปรษณีย์ กระดาษหนังสือพิมพ์  นิตยสารเก่า ก็นำไปทิ้งเป็นขยะรีไซเคิลได้ 

เอกสารที่ต้องทำลายทิ้ง เป็นเอกสารที่ไม่ได้ใช้งานแล้วแต่มีข้อมูลส่วนบุคคล เช่น ใบแจ้งหนี้ต่างๆ เอกสารทางธนาคาร บัตรประจำตัวที่หมดอายุ  

เมื่อแบ่งแยกเอกสารตามหมวดหมู่แล้ว กำจัดเอกสารที่ไม่จำเป็น เอกสารรีไซเคิลนำไปทิ้งเป็นขยะรีโซเคิล ส่วนเอกสารที่ต้องทำลายทิ้งหรือใช้เครื่องกำจัดเอกสารทิ้ง 

เอกสารที่ต้องเก็บยังแบ่งเป็นเก็บไว้ถาวร และเก็บไว้ชั่วคราว เอกสารที่เก็บไว้ถาวร เช่น ใบสำคัญทางการศึกษา ใบเกิด สำเนาทะเบียนบ้าน บัตรประจำตัว หนังสือรับรองการตาย ใบขับขี่ ทะเบียนสมรส รายงานทางการแพทย์ ใบสำคัญทางการทหาร หนังสือเดินทาง 

นำเอกสารเหล่านี้ไปซองเก็บ กล่องเก็บ หรือไว้ในที่ที่ปลอดภัย นอกจากนี้แล้วยังต้องควรเก็บสำเนาของเอกสารสำคัญเหล่านี้ด้วยจะเก็บเป็นรูปแบบไฟล์ดิจิตอล หรือจะเก็บแบบถ่ายสำเนาเอกสารก็ได้ 

สำหรับเอกสารที่ต้องเก็บไว้ชั่วคราวส่วนมากจะเป็นเอกสารทางการเงินที่ต้องเก็บไว้ในช่วงเวลาหนึ่ง เช่น ใบแจ้งยอดเงินฝากจากธนาคารเก็บไว้ 1 เดือน ใบแจ้งหนี้ต่างๆ เมื่อจ่ายเสร็จแล้วก็สามารถนำไปทำลายเก็บไว้แต่แค่ใบเสร็จได้ หลักฐานการลงทุนเก็บไว้ 10 ปีหลังจากปิดบัญชีแล้ว เอกสารทางภาษีเก็บไว้ 10 ปี ใบเสร็จรับเงินเครื่องใช้ในบ้านเก็บไว้ตลอดจนกว่าไม่ได้ใช้เครื่องใช้ในบ้านแล้ว

ถึงแม้ว่าเอกสารจะเปลี่ยนเป็นไฟล์ดิจิตอล แต่ก็ยังมีเอกสารบางชนิดที่ยังส่งมาเป็นตัวจริงอยู่ แยกเอกสารในบ้านตามหมวดหมู่ที่ใช้งานประจำ เช่น คูปองส่วนลดต่างๆ กิฟต์การ์ด ใบเสร็จที่ยังต้องใช้เป็นหลักฐาน และคู่มือเครื่องใช้ในบ้านนำไปใส่ในแฟ้มใส กล่อง ลิ้นชัก วางไว้ในที่ที่สามารถเห็นได้ง่าย และนำเข้านำออกได้สะดวก 

สำหรับเอกสารที่ต้องทำเป็นเรื่องที่ต้องทำทันที ควรเก็บเอกสารไว้ที่ที่เห็นได้ชัดจะได้เตือนตัวเองด้วยว่ามีเรื่องต้องจัดการ ดีกว่าที่เอาไปเก็บไว้ในตู้จนลืมไปว่าต้องทำ หาถาดมาวางไว้ใกล้ๆ กับพื้นที่ทำงานในบ้าน และเก็บเอกสารไว้ในแฟ้มใส 

แบ่งเอกสารที่ต้องทำเป็นหมวดหมู่ย่อยๆ เช่น ใบแจ้งหนี้ค่าสารณูปโภค จดหมายสำคัญ และจัดใส่ไฟล์อย่างน้อยหนึ่งครั้งต่อสัปดาห์ เมื่อได้จัดการเอกสารเช่น จ่ายเงินค่าน้ำค่าไฟแล้วก็นำเอกสารนั้นไปทำลายทิ้งหรือเก็บเป็นเอกสารรีไซเคิล จุดประสงค์ก็คือจัดการกับแฟ้มที่ต้องทำให้มีเอกสารน้อยที่สุด