การจัดหมวดหมู่เอกสาร
● แบ่งเอกสารออกเป็นหมวดหมู่ตามประเภทธุรกรรมหรือหัวข้อ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบแจ้งหนี้ สัญญา เป็นต้น
 
การจัดเรียงเอกสาร
● จัดเรียงเอกสารตามลำดับวันที่หรือหมายเลขเอกสาร เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา
 
การจัดเก็บเอกสาร
● เลือกวิธีการจัดเก็บเอกสารที่เหมาะสม เช่น การจัดเก็บในแฟ้ม การจัดเก็บในกล่อง หรือการจัดเก็บในระบบดิจิทัล
 
การจัดทำดัชนีเอกสาร หรือ document index
● สร้างดัชนีหรือสารบัญเพื่อระบุตำแหน่งของเอกสารแต่ละประเภท

การสำรองข้อมูล
● สำรองข้อมูลเอกสารบัญชีไว้ในหลายๆ แห่ง เพื่อป้องกันการสูญหายหรือความเสียหาย ไม่ว่าจะเป็นการแสกนเอกสารเก็บไว้ บน Cloud  หรือ บน drive

สถานที่จัดเก็บเอกสารบัญชี
● สถานที่ปลอดภัย เลือกสถานที่จัดเก็บที่ปลอดภัยจากไฟไหม้ น้ำท่วม และการโจรกรรม
● สถานที่แห้งและเย็น เอกสารบัญชีควรจัดเก็บในสถานที่ที่แห้งและเย็น เพื่อป้องกันความชื้นและการเสื่อมสภาพ
● สถานที่ที่เข้าถึงได้ง่าย ควรจัดเก็บเอกสารบัญชีในสถานที่ที่เข้าถึงได้ง่ายสำหรับผู้ที่ได้รับอนุญาต

การทำลายเอกสารบัญชี
● เมื่อเอกสารบัญชีหมดอายุการจัดเก็บแล้ว ควรทำลายเอกสารอย่างปลอดภัย เพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต วิธีการทำลายเอกสารที่ปลอดภัย ได้แก่ การฉีก การเผา หรือการใช้เครื่องทำลายเอกสาร ในปัจจุบันก็มีสถานที่รับทำลายเอกสารที่ได้รับการรับรอง