ขอถามนะคะ
1 . ขอบเขตงานของคนที่ทำเอกสารส่งออกส่วนใหญ่มีอะไรบ้าง

ส่วนขอบเขตงานเรา คือ
(ขอเรียงตามวิธีการนะคะ)

Check draft bl ตามรายละเอียดที่ระบุ แตกต่างกันไปตามแต่สายเรือ ลูกค้า และปลายทางการรับของ
ขอร่างเอกสารภายนอก
ส่งเอกสารให้ลูกค้าตรวจ ถ้าเค้าต้องการ (ซึ่งมักต้องการ)
แจ้งข้อมูลสินค้าแก่ลูกค้า (บางลูกค้าจะแจ้งเข้ามาเลยว่าจะเอาข้อมูลส่วนไหนก่อนในทุกๆครั้งที่มีการซื้อขาย)
ติดต่อลูกค้าและสายเรือเมื่องานมีปัญหา ทั้งทางโทร และ เมลล์ หรือ ตอบคำถามเพิ่มเติมกรณีลูกค้าอยากรู้รายละเอียด
ติดต่อโรงงานถ้ารายละเอียดในส่วนของโรงงานที่เกี่ยวกับ Draft BL
ติดตามการแก้ไข BL
CFM เอกสาร รายละเอียดการ CFM รับ BL ขึ้นอยู่กับสายเรือ ลูกค้า และปลายทางการรับของ
ออกเอกสาร จัดแยกส่ง
จัดแยกเอกสารพร้อมเช็คค่าเงินในวันที่ส่งเอกสารให้ฝ่ายบัญชี
แสกนเอกสารส่งลูกค้า แจ้ง Tracking  
ลงบันทึกการส่งออก
เข้าแฟ้ม

เฉลี่ยการเช็คเอกสารต่างๆ และขั้นตอนก่อนจัดส่ง จะตกอยู่ที่ 5-10 ชุด ต่อวัน ส่วนของจัดส่ง 3-5 ชุดต่อวัน (ล่าสุดทำส่ง 11 ชุด)

เราโดนบรีฟมาว่าได้ปุ๊บต้องทำปั๊บ ทำทุกอย่างจบภายในวันเดียว มีเส้นตายมาจี้คอตลอด วันไหนเยอะๆ ก็รน รีบ จนมีผิดพลาดแล้วเกิดค่าใช้จ่าย ทำให้เราไม่สบายใจเลย

และคำถามข้อ 2. บริหารงานและเวลายังไงให้ทันในวันเดียว เพราะงานมันเรามันวันต่อวัน ช้าไปหนึ่งวันคือกลายเป็นตัวเองพลาดตลอด
ตอนนี้เราแบ่งเวลาตรวจเอกสารและทำทุกอย่างยกเว้นการจัดส่งในช่วงเช้า และทำส่วนเอกสารจัดส่งทุกอย่างในช่วงบ่าย

ปล. มีคนช่วยบ้าง ถ้ามันไม่ทันแบบจริงจัง
ปล.สอง อันนี้นอกเรื่อง เราแอบนอยด์เพราะโดนมองว่างานเราสบายๆ (หรือมันสบายแต่เราบริหารไม่เป็น)
ขอบคุณค่ะ