มีข้อซักถาม 2 เคส
เคสที่ 1
เราอยู่ในทีมฝ่ายงานบริการบริษัทเอกชน ซึ่งปีที่แล้วโควิดระบาด ทำให้ลูกค้าหลายรายหยุดให้ทีมงานเราเข้าไปดูแล ทีนี้พอเริ่มจะไตรมาส 4 สถานกาณ์เริ่มดีขึ้น ทางลูกค้า 2-3 เจ้า ยังมีงบประมาณเหลืออยู่มาก เลยขอให้ทางเราออกใบเสนอราคาเต็มวงเงินงบที่แผนกลูกค้าได้รับ และยอมให้ทางเราออกอินวอยซ์เก็บเงินเต็มจำนวน แต่งานบริการก็ให้ตัดยอดเอาจากการไปเซอร์วิสจริง โดยทางเราได้เรคคอร์ดข้อมูลไว้เป็นลอท พร้อมกับแนบรายการเวลาการปฏิบัติงานให้ลูกค้าทุกครั้งที่เข้าไปทำงาน ทีนี้ทางบัญชีของ บรษ เราแจ้งว่าทำแบบนี้ไม่โอเค และอ้างอิงว่าออดิเตอร์ได้ท้วงติงมา
ทางบัญชี บรษ อยากให้ตัดอินวอยซ์เป็นยอดที่ทำจริง ไม่ให้เก็บยอดไปใช้งานหน้า แต่ผู้จัดการทีมเราก็ได้แจ้งว่าลูกค้า 2-3 รายยินดีที่จะทำแบบนี้ เนื่องจากการเสนอให้ผู้ใหญ่ทางเขาเซ็นต์แต่ละงานค่อนข้างลำบาก
รบกวนถามบัญชีท่านอื่นๆ ว่าเคสข้างบนทำไม่ได้หรือ ขอให้ข้อมูลแบบบ้านๆ นะคะ ยกตัวอย่าง ลูกค้ายื่นเงินให้เราสมมติ 2 ล้าน แต่บัญชี บรษ เราไม่เอา จะเอาแค่ 1 ล้าน เพราะออดิเตอร์บอกผิดระบบบัญชี และจะให้เราบอกลูกค้าคะขอแค่ 1 ล้าน อีก 1 ล้านให้ไปเริ่มคุยกันใหม่ขอ PO ใหม่ เราสงสัย บรษ ส่วนใหญ่ยินดีที่จะปฏิเสธเงินที่ลูกค้าจะจ่ายเพราะผิดระบบบัญชี ? หรือ มีแนวทางอื่นๆ ที่จะให้ทาง บรษ เรากับลูกค้า Win Win ทั้งสองฝ่าย โดยไม่ขัดกับบัญชีคะ เราสงสัยว่า บรษ เราเป็นผู้ได้เงิน แต่บัญชี บรษ เรากลับมีปัญหา แต่ทางลูกค้า 2-3 ราย เป็นผู้จ่าย แต่เขาก็ไม่มีปัญหากับทางบัญชี (หรือมีเราก็ไม่ทราบ) อยากขอคำแนะนำ
เคสที่ 2
ทางทีมเราได้เสนอบริการลูกค้า โดยมีส่วนลดให้กับงานบริการ ถ้ามีการเรียกใช้การบริการครั้งถัดๆ ไป นายเราเลยบอกว่าถ้าลูกค้าซื้อตามเป้า ทางเราจะออกเครดิตโน๊ตให้ ทีนี้เราถามบัญชีจะขอออกเครดิตโน๊ตในงานบริการหน้า บัญชีเราบอกทำไม่ได้ ออกเครดิตโน๊ตย้อนหลังไม่ได้ ถ้าจะออกต้องออกภายในเดือนเท่านั้น
เราก็ไม่รู้ปรึกษาใครแต่เห็นว่าในแบบฟอร์มอินวอยซ์ที่ผู้จัดการบัญชีคนเก่า มีช่องส่วนลด เราแก้ปัญหาโดยการครีเอททำเอกสารส่วนลดให้ลูกค้าไป อันนี้เราไม่รู้ว่าผิดระบบบัญชีหรือเปล่า แต่เราจำเป็นต้องให้ส่วนลดลูกค้า พอเราครีเอทบัญชีก็โอเค แต่บัญชีย้ำกับนายเราว่าส่วนลดใช้ได้เฉพาะปีนี้เท่านั้น ข้ามปีไม่ได้ ทั้งที่ลูกค้าเพิ่งเปิด PO ปลายเดือน ตุลาคม แต่เราต้องบีบลูกค้าซื้อบริการเพิ่มเพื่อใช้ส่วนลดให้ทัน สงสัยในเคสที่สองนี้ว่า
- เครดิตโน๊ตออกข้ามเดือนไม่ได้ ต้องตัดภายในเดือนเท่านั้น อันนี้ถูกหรือเปล่าคะ เราเห็นต้นปีลูกค้าขอคืนของปีที่แล้ว กลับออกเครดิตโน๊ตได้
- ใบส่วนลด (เราว่าคล้าย voucher) ใช้ข้ามปีไม่ได้เหรอ แต่เรางงตรงที่เราได้ voucher มายังข้ามปีกันได้เลย แต่บัญชี บรษ เราบอกทำไม่ได้
ขอบคุณทุกคำตอบล่วงหน้า
ขอเรียนปรึกษากับเซลล์ และผู้เชี่ยวชาญทางด้านบัญชีในเคสนี้หน่อยค่ะ
เคสที่ 1
เราอยู่ในทีมฝ่ายงานบริการบริษัทเอกชน ซึ่งปีที่แล้วโควิดระบาด ทำให้ลูกค้าหลายรายหยุดให้ทีมงานเราเข้าไปดูแล ทีนี้พอเริ่มจะไตรมาส 4 สถานกาณ์เริ่มดีขึ้น ทางลูกค้า 2-3 เจ้า ยังมีงบประมาณเหลืออยู่มาก เลยขอให้ทางเราออกใบเสนอราคาเต็มวงเงินงบที่แผนกลูกค้าได้รับ และยอมให้ทางเราออกอินวอยซ์เก็บเงินเต็มจำนวน แต่งานบริการก็ให้ตัดยอดเอาจากการไปเซอร์วิสจริง โดยทางเราได้เรคคอร์ดข้อมูลไว้เป็นลอท พร้อมกับแนบรายการเวลาการปฏิบัติงานให้ลูกค้าทุกครั้งที่เข้าไปทำงาน ทีนี้ทางบัญชีของ บรษ เราแจ้งว่าทำแบบนี้ไม่โอเค และอ้างอิงว่าออดิเตอร์ได้ท้วงติงมา
ทางบัญชี บรษ อยากให้ตัดอินวอยซ์เป็นยอดที่ทำจริง ไม่ให้เก็บยอดไปใช้งานหน้า แต่ผู้จัดการทีมเราก็ได้แจ้งว่าลูกค้า 2-3 รายยินดีที่จะทำแบบนี้ เนื่องจากการเสนอให้ผู้ใหญ่ทางเขาเซ็นต์แต่ละงานค่อนข้างลำบาก
รบกวนถามบัญชีท่านอื่นๆ ว่าเคสข้างบนทำไม่ได้หรือ ขอให้ข้อมูลแบบบ้านๆ นะคะ ยกตัวอย่าง ลูกค้ายื่นเงินให้เราสมมติ 2 ล้าน แต่บัญชี บรษ เราไม่เอา จะเอาแค่ 1 ล้าน เพราะออดิเตอร์บอกผิดระบบบัญชี และจะให้เราบอกลูกค้าคะขอแค่ 1 ล้าน อีก 1 ล้านให้ไปเริ่มคุยกันใหม่ขอ PO ใหม่ เราสงสัย บรษ ส่วนใหญ่ยินดีที่จะปฏิเสธเงินที่ลูกค้าจะจ่ายเพราะผิดระบบบัญชี ? หรือ มีแนวทางอื่นๆ ที่จะให้ทาง บรษ เรากับลูกค้า Win Win ทั้งสองฝ่าย โดยไม่ขัดกับบัญชีคะ เราสงสัยว่า บรษ เราเป็นผู้ได้เงิน แต่บัญชี บรษ เรากลับมีปัญหา แต่ทางลูกค้า 2-3 ราย เป็นผู้จ่าย แต่เขาก็ไม่มีปัญหากับทางบัญชี (หรือมีเราก็ไม่ทราบ) อยากขอคำแนะนำ
เคสที่ 2
ทางทีมเราได้เสนอบริการลูกค้า โดยมีส่วนลดให้กับงานบริการ ถ้ามีการเรียกใช้การบริการครั้งถัดๆ ไป นายเราเลยบอกว่าถ้าลูกค้าซื้อตามเป้า ทางเราจะออกเครดิตโน๊ตให้ ทีนี้เราถามบัญชีจะขอออกเครดิตโน๊ตในงานบริการหน้า บัญชีเราบอกทำไม่ได้ ออกเครดิตโน๊ตย้อนหลังไม่ได้ ถ้าจะออกต้องออกภายในเดือนเท่านั้น
เราก็ไม่รู้ปรึกษาใครแต่เห็นว่าในแบบฟอร์มอินวอยซ์ที่ผู้จัดการบัญชีคนเก่า มีช่องส่วนลด เราแก้ปัญหาโดยการครีเอททำเอกสารส่วนลดให้ลูกค้าไป อันนี้เราไม่รู้ว่าผิดระบบบัญชีหรือเปล่า แต่เราจำเป็นต้องให้ส่วนลดลูกค้า พอเราครีเอทบัญชีก็โอเค แต่บัญชีย้ำกับนายเราว่าส่วนลดใช้ได้เฉพาะปีนี้เท่านั้น ข้ามปีไม่ได้ ทั้งที่ลูกค้าเพิ่งเปิด PO ปลายเดือน ตุลาคม แต่เราต้องบีบลูกค้าซื้อบริการเพิ่มเพื่อใช้ส่วนลดให้ทัน สงสัยในเคสที่สองนี้ว่า
- เครดิตโน๊ตออกข้ามเดือนไม่ได้ ต้องตัดภายในเดือนเท่านั้น อันนี้ถูกหรือเปล่าคะ เราเห็นต้นปีลูกค้าขอคืนของปีที่แล้ว กลับออกเครดิตโน๊ตได้
- ใบส่วนลด (เราว่าคล้าย voucher) ใช้ข้ามปีไม่ได้เหรอ แต่เรางงตรงที่เราได้ voucher มายังข้ามปีกันได้เลย แต่บัญชี บรษ เราบอกทำไม่ได้
ขอบคุณทุกคำตอบล่วงหน้า