เราเป็นพนักงานบริษัทเอกชน ทำงานที่นี่มา 15 ปี เรามีสวัสดิการรักษาพยาบาลครอบครัวข้าราชการที่สามารถเบิกส่วนราชการได้ ใบเสร็จรับเงินค่ารักษาพยาบาลตัวจริงเราต้องส่งให้กับทางกรมบัญชีกลาง และปกติเราจะถ่ายสำเนาใบเสร็จไว้เพื่อเบิกค่ารักษาพยาบาลกับบริษัทในส่วนที่เบิกจากทางราชการไม่ได้ (ในใบเสร็จระบุชัดเจนว่าเบิกราชการได้เท่าไร เบิกไม่ได้เท่าไร) ซึ่งเราเบิกเงินในลักษณะนี้มาตลอดเวลา 15 ปีที่ทำงานที่นี่ ก็เบิกได้ตามปกติตลอดมา จนปีที่แล้ว ทางบัญชีแจ้งว่าทางผู้จัดการฝ่ายบัญชีให้เราไปขออนุมัติจากกรรมการก่อน จึงจะใช้สำเนาใบเสร็จมาเบิกได้  ซึ่งทางกรรมการก็ได้อนุมัติมาเป็นอีเมล์ว่าให้เราสามารถใช้สำเนาใบเสร็จทำเบิกส่วนต่างที่เบิกราชการไม่จ่ายได้ตามวงเงินที่บริษัทกำหนด โดยไม่ได้ระบุเงื่อนไขเพิ่มเติมใดๆในการอนุมัติ

ปีนี้เราก็ใช้สำเนาใบเสร็จเบิกค่ารักษาพยาบาลเหมือนทุกปี (ต้นฉบับยังเก็บไว้อยู่รอเบิกจากบริษัทก่อน)  แต่ทางผู้จัดการฝ่ายบัญชีก็แจ้งเหมือนเดิมว่าต้องให้กรรมการอนุมัติมาก่อน  เราก็แนบ e-mail เดิมที่อนุมัติมาแล้วส่งให้กับบัญชีเพราะ ของเดิมไม่ได้ระบุเงื่อนไขใดๆ และวันสิ้นสุดของการอนุมัติ
แต่ผู้จัดการฝ่ายบัญชีแจ้งมาว่าอนุมัติของเดิมใช้ไม่ได้ ต้องให้กรรมอนุมัติมาใหม่เป็นครั้งๆไป เราก็ไปคุยกับทาง HR ให้ตามเรื่องให้เรา  ทางผู้จัดการบัญชีก็แจ้ง HR ว่าทำจ่ายไม่ได้โดยอ้างว่า “เป็นคำแนะนำจากทาง Auditor เนื่องจากเป็นค่าใช้จ่ายที่ต้องเสียภาษี และต้องนำมาคำนวนเป็นเงินได้ของพนักงาน ต้องใช้ใบเสร็จตัวจริงเท่านั้นจึงจะเบิกได้"  

ใบเสร็จเราออกโดยโรงพยาบาลของรัฐ ไม่เห็นระบุว่ามี VAT และเท่าที่รู้ตามระเบียบสรรพากร สวัสดิการค่ารักษาพยาบาลได้รับการยกเว้นไม่ต้องนำมาคำนวนเป็นภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา

เราเลยเขียนอีเมล์ไปถามทาง Auditor ว่าในกรณีของเราปกติเบิกได้ทุกปี แต่ทำไมปีนี้ถึงเบิกไม่ได้ ในระเบียบข้อบังคับของบริษัทก็ระบุชัดเจนว่าพนักงานทุกคนสามารถเบิกได้ไม่เกินเท่าไร/ปี หรือเราต้องสละสิทธิ์สวัสดิการครอบครัวข้าราชการและใช้ใบเสร็จตัวจริงเบิกบริษัทเต็มจำนวนตามวงเงินที่บริษัทกำหนดเท่านั้นจึงจะเบิกได้ 

ทาง Auditor ก็ตอบกลับมาว่า หน้าที่ของ Auditor ทำได้แค่แนะนำ บริษัทตามความจำเป็นว่าอะไรควรทำ อะไรไม่ควรทำ แต่ไม่มีสิทธิจะกำหนดนโยบายใดๆให้บริษัทปฏิบัติ และในกรณีของเราเป็นเรื่องระหว่างบริษัท และกรรมการจะกำหนดระเบียบในการปฏิบัติ ไม่เกี่ยวใดๆกับทาง Auditor
  
เราก็ไม่ได้เบิกเกินไปจากระเบียบของบริษัทเลย กรรมการก็อนุมัติมาแล้ว  และกรรมการก็ไม่ได้ระบุว่าใช้ได้เฉพาะครั้งเดียว  อีกทั้งจะไม่เป็นการรบกวนกรรมการไปหรือคะที่ต้องขออนุมัติทุกครั้งที่เบิก  ปกติถ้าเบิกตามวงเงินที่บริษัทกำหนดทางบัญชีก็จะทำจ่ายให้เลย แต่นี่ทางบัญชีระงับการจ่ายค่ารักษาพยาบาลของเราคนเดียว  คนอื่นๆยังเบิกได้ตามปกติเพราะใช้ใบเสร็จตัวจริงในการเบิก

จึงขอคำปรึกษาจากเพื่อนๆ ที่มีความรู้ว่า เราควรจะทำยังไงต่อไปเพราะ HR ก็ตามเรื่องให้เราไม่ได้ คิดจนมึนไปหมดแล้ว  ขอคำแนะนำผู้รู้ด้วย