ก่อนอื่นต้องขออนุญาตแนะนำก่อนว่า เรามีหน้าที่ดูแลเรื่องการเช่าพื้นที่ให้หน่วยงานแห่งหนึ่ง
ซึ่งจะมีธุรกรรม 2 แบบคือ ให้เช่าร้านระยะยาวแบบจัดทำสัญญา และแบบล็อกรายวัน
ณ ตอนนี้จะกล่าวถึงลูกค้าที่เป็นผู้เช่ารายวันค่ะ
เริ่มแรก มีลูกค้าบริษัทหนึ่ง เป็นนิติบุคคลที่ประกอบธุรกรรมสินเชื่อส่วนบุคคล โทรศัพท์มาสอบถามข้อมูลการเช่ารายวันของหน่วยงานเรา
ซึ่งได้ให้ข้อมูลเรื่องของค่าเช่ารายวันไป รวมถึงวิธีการต่างๆ ในการขอใช้ โดยหน่วยงานเราจะให้ผู้สนใจยื่นหนังสือขอใช้ที่หน่วยงานโดยตรง/
ส่งจดหมาย/FAX/ email หรือโทรมาจองก่อนแล้วมายื่นหน้างานวันใช้จริง (อนุโลมสุดๆ) ส่วนการชำระเงินให้มาชำระก่อนเข้าใช้พื้นที่ 2 วัน หรือหน้างานจริง
บริษัทเดิมได้โทรมาอีกครั้ง และแจ้งยืนยันว่าประสงค์จะขอใช้พื้นที่หน่วยงานเรา (ช่วง 22 - 23 ธันวาคม 2563)
จึงถามไปว่าสนใจเป็นวันไหน เขาแจ้งว่าสนใจสัปดาห์สุดท้ายของเดือน "กุมภาพันธ 2564" เราก็ทำการจองวันไว้ให้ตามความประสงค์ของลูกค้า
วันรุ่งขึ้นลูกค้ารายเดิม โทรมาขอเอกสารการใช้พื้นที่โดยแจ้งว่า ทางฝ่ายบัญชีของเขาเข้มงวดมาก ต้องมีเอกสารยืนยันการใช้พื้นที่ของสถานที่ที่เขาไปออกบูธด้วย เราเลยให้เจ้าหน้าที่อีกท่านทำเอกสาร "หนังสือเสนอราคา" และส่งให้เขาทางอีเมล์
ต่อมาช่วง 25 ธันวาคม 2563 บริษัทเดิมโทรมาอีกครั้งแจ้งว่า ฝ่ายบัญชีดูหนังสือเสนอราคาของหน่วยงานเราแล้วบอกว่า ใช้ไม่ได้ ให้ออกเป็น
"ใบแจ้งหนี้" เลยจะได้หรือไม่ ซึ่งตลอดระยะเวลาที่ผ่านมาบริษัทที่ทำธุรกรรมเดียวกับบริษัทนี้มาขอใช้ หรือนิติบุคคลอื่น ก็ไม่ขัดข้องในการใช้
หนังสือเสนอราคา เพราะมีรายละเอียดนิติบุคคลครบถ้วนอยู่แล้ว แต่บริษัทนี้ยืนยันว่า จะใช้
ใบแจ้งหนี้ เท่านั้น และขอชำระเงินด้วยวิธีการ
โอนเงิน
เราเลยให้ข้อมูลเสริมไปว่า โดยปรกตินิติบุคคลอื่นก็สามารถยื่นหนังสือและเข้าใช้พื้นที่ได้ปรกติ หรือแม้ว่ามีบางหน่วยงานต้องการเอกสาร
ทางหน่วยงานเราก็ยินดีทำหนังสือเสนอราคาให้ แต่เคสลูกค้ารายวันจะไม่ออกเป็นใบแจ้งหนี้ให้ เพราะว่า ใบแจ้งหนี้ที่หน่วยงานเราออกเป็นการออกโดยระบบ ซึ่งจะมีกำหนดการชำระเงินที่ชัดเจน หากเกินแล้วอาจมีค่าปรับที่เกิดการชำระล่าช้า หลังจากแจ้งเงื่อนไขนี้แล้ว (รายละเอียดส่วนนี้ก็อยู่ท้าย
ใบแจ้งหนี้เช่นเดียวกัน) บริษัทแจ้งว่าขอไปคุยกับการเงินก่อน
(หน่วยงานเราจะออกใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้าระยะยาวที่มีสัญญาเท่านั้น ส่วนลูกค้ารายวันจะใช้วิธีตามที่แจ้งด้านบนคือให้ชำระก่อนเข้าใช้พื้นที่ 2 - 3 วัน หรือชำระหน้างานเลย)
วันต่อมา 28 ธันวาคม 2563 บริษัทเดิมโทรมาอีกครั้ง พร้อมกับยืนยันว่า การเงินของเขาจะต้องใช้ใบแจ้งหนี้เท่านั้น ถึงจะเบิกจ่ายได้
ทั้งนี้เราเห็นว่าบริษัทของลูกค้าเป็นนิติบุคคลและเป็นบริษัทที่ทำธุรกรรมทางการเงินอยู่แล้ว ไม่น่าที่จะมีปัญหาในเรื่องของการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้
เลยแจ้งไปว่าเราจะออกเป็นใบแจ้งหนี้ให้ แต่ขอเป็นต้นเดือนมกราคม 2564 จะได้หรือไม่ เพราะว่าช่วงนี้กำลังปิดบัญชีประจำปีด้วย
ลูกค้าเขาก็ไม่ขัดข้อง เราเลยให้ลูกค้าคอนเฟิมรายละเอียดทางอีเมล์เป็นลายลักษณ์อักษรด้วย โดยลูกค้าคอนเฟิมว่า จะเบิกจ่ายให้เราได้วันที่
5 กุมภาพันธ์ 2564
ผ่านมาวันที่ 4 มกราคม 2564 ทางเราได้จัดทำใบแจ้งหนี้ให้แก่ลูกค้าตามความต้องการ โดยกำหนดดิวใบแจ้งหนี้เผื่อเวลาให้ด้วย เป็นดิว 45 วัน
(จากเดิมลูกค้าแจ้งว่าจะจ่ายได้ 5 กุมภาพันธ์ 2564 เราเผื่อกำหนดให้เลยเป็นวันที่ 15 กุมภาพันธ์ 2564) หลังจากส่งใบแจ้งหนี้ไป
บริษัทเดิมก็โทรมาอีก พร้อมคำพูดเดิมว่า ได้รับใบแจ้งหนี้แล้วขอบคุณมาก แต่ .."ฝ่ายบัญชีเขาเข้มงวดมาก นอกจากใบแจ้งหนี้แล้ว เขายังอยากได้
หนังสือรับรองจดทะเบียนบริษัท/ภพ.20 และสำเนาหน้าบัญชีธนาคารที่เปิดในนามบริษัท" เราก็ไม่ขัดข้อง ก็ส่งให้ไปทางอีเมล์
(ลูกค้าได้รับเอกสารทั้งหมดทาง อีเมล์ในวันที่ 5 มกราคม 2564)
ต่อมาวันนี้ 29 มกราคม 2564 ลูกค้าบริษัทนี้โทรมาแจ้งว่า "อาจจะไม่สามารถเข้าใช้พื้นที่ได้ตามกำหนด และไม่สามารถชำระเงินได้ท้นในวันที่ 5 กุมภาพันธ์ นี้" จะทำอย่างไร เราเลยแจ้งไปว่า ในเรื่องของวันเข้าใช้พื้นที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ แต่ในเรื่องของการชำระเงินต้องขอให้ลูกค้าจ่ายตามดิวที่กำหนดไว้
มิเช่นนั้นจะมีดอกเบี้ยปรับชำระล่าช้าเกิดขึ้น ทีนี้แหละ ลูกค้ารายนี้แสดงอาการโกรธเรามา ด่าเราว่าหน่วยงานเราไม่แฟร์ ไม่เคยเจอที่อื่นเป็นแบบนี้เลย
ทำไมถึงทำแบบนี้ เราพยายามใจเย็นและตอบกลับไปว่า เดี๋ยวนะคุณยังมีเวลาอีก 15 วันถึงจะถึงกำหนดนะคะ ถ้าอย่างไรก็เขียนเหตุผลความจำเป็น
มาทางอีเมล์ XXXXXX เรายังพูดไม่ทันจบ เขากระแทกหูโทรศัพท์ใส่ค่ะ ..คืองงมาก???? คำพูดของลูกค้ายังวนในหัวเราเลยว่า เราไม่แฟร์ยังไงเหรอ
จริงๆ เราเสียโอกาสขายพื้นที่ในช่วงเวลานั้นมา 1 เดือนเลยนะ
เราไปหารือกับทางการเงินว่า เคสนี้จะทำอย่างไรดี การเงินก็แนะนำเราว่าให้เรายกเลิกใบแจ้งหนี้ก่อนปิดงวดบัญชีเดือนมกราคม 2564 เพื่อเป็นการยกเลิกรายการไปก่อน แต่เราก็ไม่โทรเองให้เจ้าหน้าที่อีกคนโทรไปแจ้ง (คนเดิมที่ทำหนังสือเสนอราคาให้เขาคราวแรก)
เจ้าหน้าที่คนนี้ก็สารภาพว่าไม่อยากโทรไปหาคนนี้เลย เพราะเคยถูกคนนี้ด่าตอนถูกปฏิเสธที่จะออกใบแจ้งหนี้ให้ ก็สรุปได้ว่าจะยกเลิกใบแจ้งหนี้เดิมไปก่อน
เพื่อไม่ให้มีค่าปรับ จากนั้นน้องคนนั้นก็มาเล่าให้ฟังว่าลูกค้าคนนี้ ด่าเราให้ฟังกระจายเลยว่าไม่แฟร์เลย ไม่ดีอย่างนั้น อย่างนี้ ทั้งๆ ที่ตอนแรกก็คุยกับเราดี
พอเราจะปรับกลายเป็นคนไม่ดีทันทีเหรอ
ดังนั้น จึงขออนุญาตปรึกษาว่า จริงๆ แล้วระบบงานของเรามันไม่ดีหรือเปล่า หรือมีข้อบกพร่องตรงไหน เพื่อที่จะได้ปรับแก้ไขกับลูกค้ารายอื่นได้ค่ะ
ขอบคุณมากเลยค่ะ
ขออนุญาตปรึกษาค่ะ มีลูกค้ารายหนึ่งบอกว่า "เราไม่แฟร์กับเขา??"
ซึ่งจะมีธุรกรรม 2 แบบคือ ให้เช่าร้านระยะยาวแบบจัดทำสัญญา และแบบล็อกรายวัน
ณ ตอนนี้จะกล่าวถึงลูกค้าที่เป็นผู้เช่ารายวันค่ะ
เริ่มแรก มีลูกค้าบริษัทหนึ่ง เป็นนิติบุคคลที่ประกอบธุรกรรมสินเชื่อส่วนบุคคล โทรศัพท์มาสอบถามข้อมูลการเช่ารายวันของหน่วยงานเรา
ซึ่งได้ให้ข้อมูลเรื่องของค่าเช่ารายวันไป รวมถึงวิธีการต่างๆ ในการขอใช้ โดยหน่วยงานเราจะให้ผู้สนใจยื่นหนังสือขอใช้ที่หน่วยงานโดยตรง/
ส่งจดหมาย/FAX/ email หรือโทรมาจองก่อนแล้วมายื่นหน้างานวันใช้จริง (อนุโลมสุดๆ) ส่วนการชำระเงินให้มาชำระก่อนเข้าใช้พื้นที่ 2 วัน หรือหน้างานจริง
บริษัทเดิมได้โทรมาอีกครั้ง และแจ้งยืนยันว่าประสงค์จะขอใช้พื้นที่หน่วยงานเรา (ช่วง 22 - 23 ธันวาคม 2563)
จึงถามไปว่าสนใจเป็นวันไหน เขาแจ้งว่าสนใจสัปดาห์สุดท้ายของเดือน "กุมภาพันธ 2564" เราก็ทำการจองวันไว้ให้ตามความประสงค์ของลูกค้า
วันรุ่งขึ้นลูกค้ารายเดิม โทรมาขอเอกสารการใช้พื้นที่โดยแจ้งว่า ทางฝ่ายบัญชีของเขาเข้มงวดมาก ต้องมีเอกสารยืนยันการใช้พื้นที่ของสถานที่ที่เขาไปออกบูธด้วย เราเลยให้เจ้าหน้าที่อีกท่านทำเอกสาร "หนังสือเสนอราคา" และส่งให้เขาทางอีเมล์
ต่อมาช่วง 25 ธันวาคม 2563 บริษัทเดิมโทรมาอีกครั้งแจ้งว่า ฝ่ายบัญชีดูหนังสือเสนอราคาของหน่วยงานเราแล้วบอกว่า ใช้ไม่ได้ ให้ออกเป็น
"ใบแจ้งหนี้" เลยจะได้หรือไม่ ซึ่งตลอดระยะเวลาที่ผ่านมาบริษัทที่ทำธุรกรรมเดียวกับบริษัทนี้มาขอใช้ หรือนิติบุคคลอื่น ก็ไม่ขัดข้องในการใช้
หนังสือเสนอราคา เพราะมีรายละเอียดนิติบุคคลครบถ้วนอยู่แล้ว แต่บริษัทนี้ยืนยันว่า จะใช้ใบแจ้งหนี้ เท่านั้น และขอชำระเงินด้วยวิธีการโอนเงิน
เราเลยให้ข้อมูลเสริมไปว่า โดยปรกตินิติบุคคลอื่นก็สามารถยื่นหนังสือและเข้าใช้พื้นที่ได้ปรกติ หรือแม้ว่ามีบางหน่วยงานต้องการเอกสาร
ทางหน่วยงานเราก็ยินดีทำหนังสือเสนอราคาให้ แต่เคสลูกค้ารายวันจะไม่ออกเป็นใบแจ้งหนี้ให้ เพราะว่า ใบแจ้งหนี้ที่หน่วยงานเราออกเป็นการออกโดยระบบ ซึ่งจะมีกำหนดการชำระเงินที่ชัดเจน หากเกินแล้วอาจมีค่าปรับที่เกิดการชำระล่าช้า หลังจากแจ้งเงื่อนไขนี้แล้ว (รายละเอียดส่วนนี้ก็อยู่ท้าย
ใบแจ้งหนี้เช่นเดียวกัน) บริษัทแจ้งว่าขอไปคุยกับการเงินก่อน
(หน่วยงานเราจะออกใบแจ้งหนี้สำหรับลูกค้าระยะยาวที่มีสัญญาเท่านั้น ส่วนลูกค้ารายวันจะใช้วิธีตามที่แจ้งด้านบนคือให้ชำระก่อนเข้าใช้พื้นที่ 2 - 3 วัน หรือชำระหน้างานเลย)
วันต่อมา 28 ธันวาคม 2563 บริษัทเดิมโทรมาอีกครั้ง พร้อมกับยืนยันว่า การเงินของเขาจะต้องใช้ใบแจ้งหนี้เท่านั้น ถึงจะเบิกจ่ายได้
ทั้งนี้เราเห็นว่าบริษัทของลูกค้าเป็นนิติบุคคลและเป็นบริษัทที่ทำธุรกรรมทางการเงินอยู่แล้ว ไม่น่าที่จะมีปัญหาในเรื่องของการชำระเงินตามใบแจ้งหนี้
เลยแจ้งไปว่าเราจะออกเป็นใบแจ้งหนี้ให้ แต่ขอเป็นต้นเดือนมกราคม 2564 จะได้หรือไม่ เพราะว่าช่วงนี้กำลังปิดบัญชีประจำปีด้วย
ลูกค้าเขาก็ไม่ขัดข้อง เราเลยให้ลูกค้าคอนเฟิมรายละเอียดทางอีเมล์เป็นลายลักษณ์อักษรด้วย โดยลูกค้าคอนเฟิมว่า จะเบิกจ่ายให้เราได้วันที่
5 กุมภาพันธ์ 2564
ผ่านมาวันที่ 4 มกราคม 2564 ทางเราได้จัดทำใบแจ้งหนี้ให้แก่ลูกค้าตามความต้องการ โดยกำหนดดิวใบแจ้งหนี้เผื่อเวลาให้ด้วย เป็นดิว 45 วัน
(จากเดิมลูกค้าแจ้งว่าจะจ่ายได้ 5 กุมภาพันธ์ 2564 เราเผื่อกำหนดให้เลยเป็นวันที่ 15 กุมภาพันธ์ 2564) หลังจากส่งใบแจ้งหนี้ไป
บริษัทเดิมก็โทรมาอีก พร้อมคำพูดเดิมว่า ได้รับใบแจ้งหนี้แล้วขอบคุณมาก แต่ .."ฝ่ายบัญชีเขาเข้มงวดมาก นอกจากใบแจ้งหนี้แล้ว เขายังอยากได้
หนังสือรับรองจดทะเบียนบริษัท/ภพ.20 และสำเนาหน้าบัญชีธนาคารที่เปิดในนามบริษัท" เราก็ไม่ขัดข้อง ก็ส่งให้ไปทางอีเมล์
(ลูกค้าได้รับเอกสารทั้งหมดทาง อีเมล์ในวันที่ 5 มกราคม 2564)
ต่อมาวันนี้ 29 มกราคม 2564 ลูกค้าบริษัทนี้โทรมาแจ้งว่า "อาจจะไม่สามารถเข้าใช้พื้นที่ได้ตามกำหนด และไม่สามารถชำระเงินได้ท้นในวันที่ 5 กุมภาพันธ์ นี้" จะทำอย่างไร เราเลยแจ้งไปว่า ในเรื่องของวันเข้าใช้พื้นที่สามารถเปลี่ยนแปลงได้ แต่ในเรื่องของการชำระเงินต้องขอให้ลูกค้าจ่ายตามดิวที่กำหนดไว้
มิเช่นนั้นจะมีดอกเบี้ยปรับชำระล่าช้าเกิดขึ้น ทีนี้แหละ ลูกค้ารายนี้แสดงอาการโกรธเรามา ด่าเราว่าหน่วยงานเราไม่แฟร์ ไม่เคยเจอที่อื่นเป็นแบบนี้เลย
ทำไมถึงทำแบบนี้ เราพยายามใจเย็นและตอบกลับไปว่า เดี๋ยวนะคุณยังมีเวลาอีก 15 วันถึงจะถึงกำหนดนะคะ ถ้าอย่างไรก็เขียนเหตุผลความจำเป็น
มาทางอีเมล์ XXXXXX เรายังพูดไม่ทันจบ เขากระแทกหูโทรศัพท์ใส่ค่ะ ..คืองงมาก???? คำพูดของลูกค้ายังวนในหัวเราเลยว่า เราไม่แฟร์ยังไงเหรอ
จริงๆ เราเสียโอกาสขายพื้นที่ในช่วงเวลานั้นมา 1 เดือนเลยนะ
เราไปหารือกับทางการเงินว่า เคสนี้จะทำอย่างไรดี การเงินก็แนะนำเราว่าให้เรายกเลิกใบแจ้งหนี้ก่อนปิดงวดบัญชีเดือนมกราคม 2564 เพื่อเป็นการยกเลิกรายการไปก่อน แต่เราก็ไม่โทรเองให้เจ้าหน้าที่อีกคนโทรไปแจ้ง (คนเดิมที่ทำหนังสือเสนอราคาให้เขาคราวแรก)
เจ้าหน้าที่คนนี้ก็สารภาพว่าไม่อยากโทรไปหาคนนี้เลย เพราะเคยถูกคนนี้ด่าตอนถูกปฏิเสธที่จะออกใบแจ้งหนี้ให้ ก็สรุปได้ว่าจะยกเลิกใบแจ้งหนี้เดิมไปก่อน
เพื่อไม่ให้มีค่าปรับ จากนั้นน้องคนนั้นก็มาเล่าให้ฟังว่าลูกค้าคนนี้ ด่าเราให้ฟังกระจายเลยว่าไม่แฟร์เลย ไม่ดีอย่างนั้น อย่างนี้ ทั้งๆ ที่ตอนแรกก็คุยกับเราดี
พอเราจะปรับกลายเป็นคนไม่ดีทันทีเหรอ
ดังนั้น จึงขออนุญาตปรึกษาว่า จริงๆ แล้วระบบงานของเรามันไม่ดีหรือเปล่า หรือมีข้อบกพร่องตรงไหน เพื่อที่จะได้ปรับแก้ไขกับลูกค้ารายอื่นได้ค่ะ
ขอบคุณมากเลยค่ะ