เห็นด้วยกันไหมว่าแม้ทำงานกันจากออฟฟิศตามปกติ การติดตามงานจากลูกน้องก็ยังเหนื่อย พบเจออุปสรรคมากมาย เมื่อมาถึงสถานการณ์ #WFH เจ้าของธุรกิจที่มีปัญหาในการตามงานจากลูกน้องอยู่แล้วเป็นทุนเดิมอาจไปไม่เป็น และสิ้นหวังจากการตามงานที่ยากเย็นขึ้น

AntiClassroom ขอนำเสนอวิธีการสำหรับเจ้าของธุรกิจ / หัวหน้า ในหัวข้อ: ติดตามงานจากลูกน้องช่วง WFH อย่างไร ให้ผลงานออกมามีประสิทธิภาพมากที่สุด และหากนำมาใช้กับการติดตามงานจากสภาวการณ์ปกติ ก็มีประสิทธิภาพไม่น้อยไปกว่ากัน

โดยเนื้อหาวันนี้ได้แปลและเรียบเรียงจากคุณ Daniel นักจิตวิทยาองค์กรจากสถาบัน MindMode Group ซึ่งเป็นเพียงแค่ปลีกย่อยจากเนื้อหาที่รายละเอียดค่อนข้างมาก จึงขอยกมานำเสนอเฉพาะหัวข้อหลักๆ

วิธีการติดตามงานจากลูกน้องช่วง WFH เพื่อให้ผลงานออกมามีประสิทธิภาพที่สุด มีด้วยกันทั้งหมด 4 ขั้นตอน

1. การตั้งเป้าหมายอย่างชัดเจน
2. การคลายข้อกังวลของลูกน้อง
3. การใช้เครื่องมือวัดผล
4. การให้ Feedback เพื่อชมเชย, พัฒนาแก้ไข หรือโยกย้ายตำแหน่ง

1. ตั้งเป้าหมายอย่างชัดเจน

พูดคุยกับลูกน้องในการตั้งเป้าหมายที่ต้องการบรรลุอย่างชัดเจน ไม่ใช่เพียงระบุหน้าที่ให้ลูกน้อง แต่การทำหน้าที่ของแต่ละคนต้องตอบโจทย์ถึงผลลัพธ์ที่เราต้องการบรรลุด้วย (หน้าที่: Call center ให้ข้อมูลลูกค้า / ผลลัพธ์: ลูกค้าได้รับข้อมูลครบถ้วน รู้สึกในเชิงบวกกับแบรนด์)
เปิดโอกาสให้ลูกน้องเสนอไอเดียส่วนตัวเพื่อไปสู่เป้าหมายที่วางไว้ ให้ลูกน้องแต่ละคนทวนสิ่งที่ตัวเองเข้าใจให้หัวหน้าฟังอีกครั้งว่าเข้าใจในความรับผิดชอบของตนเองตรงกันหรือไม่

2. คลายข้อกังวลของลูกน้อง

สอบถามลูกน้องว่ามีข้อกังวลอะไรในการทำงานหรือไม่ เช่นลูกน้องขาดทักษะบางอย่างในการบรรลุเป้าหมาย หัวหน้าก็สามารถช่วย Train ให้ลูกน้องเกิดความเชี่ยวชาญ คลายความกังวลของลูกน้องก่อนออกสู่สนามจริงได้ทันท่วงที

3. การใช้เครื่องมือวัดผล

เครื่องมือที่เจ้านายใช้วัดผลลัพธ์ของเนื้องาน ต้องมาพร้อมกับความเข้าใจว่าการบรรลุผลลัพธ์ หรือล้มเหลว จะส่งผลต่อทางองค์กรณ์ และตัวลูกน้องอย่างไร และเป็นเครื่องมือที่ต้องยุติธรรมต่อตัวลูกน้องด้วย

ขอยกตัวอย่าง Milestone เครืองมือที่ถูกใช้โดยทั่วไป แจกจ่าย Milestone ให้แก่ลูกน้องแต่ละคนไว้คอยประเมินผลงานของตัวเอง เมื่อมีเหตุทำให้ไม่สามารถไปถึง Milestone ในแต่ละจุดให้ลูกน้องอธิบายเหตุผล และหาทางแก้ไขด้วยตนเองก่อน หากพบว่าลูกน้องไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้ หัวหน้าค่อยให้แนวทางการช่วยเหลือ

4. การให้ Feedback เพื่อชมเชย, พัฒนาแก้ไข หรือโยกย้ายตำแหน่ง

จากการวัดผลที่ชัดเจนในข้อ 3 ทำให้หัวหน้าสามารถให้ Feedback ที่ตรงไปตรงมาแก่ลูกน้องได้ชัดเจนขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการชมเชย / ให้รางวัลเมื่อลูกน้องบรรลุผลลัพธ์ หรือให้คำแนะนำตักเตือนว่ามีจุดใดในการทำงานที่สามารถปรับปรุงและพัฒนาให้ดีขึ้นได้ สำหรับลูกน้องที่ไม่ให้ความร่วมมือก็สามารถลงโทษ, ลดตำแหน่ง หรือไล่ออกได้

เราสามารถนำขั้นตอนที่ 1 - 4 มาปรับใช้ในการให้ Feedback ได้ดังตัวอย่าง

#กรณีสำเร็จ

1. พูดคุยกับลูกน้องใและเห็นตรงกันว่าผลลัพธ์ตรงกับเป้าหมายที่วางไว้
2. สอบถามลูกน้องว่ามีอะไรที่ลงมือทำแล้วพบว่าพบเจอปัญหาใหม่ๆหรือไม่
3. สอบถามลูกน้องว่ามีแง่คิดอะไรบ้างที่จะทำงานเดิมเร็วขึ้นไหม ?
4.ให้ Feedback ชมเชิญ ,ให้รางวัล

#กรณีล้มเหลว

1. ทวนเป้าหมายกับลูกน้อง เราเห็นตรงกันหรือไม่ ว่าไม่สามารถบรรลุเป้าหมายได้
2. ถามลูกน้องว่าการที่ทำงานไม่สำเร็จ เกิดจากการอุปสรรค, ขาดทักษะอะไรบ้างที่นึกไม่ถึง ?
3. ถามลูกน้องว่าหากเพิ่มทรัพยากรที่ต้องการเพิ่มเติมแล้ว จากนี้คิดว่าจะบรรลุเป้าหมายได้ไหม ?
4. ให้ Feedback ตักเตือน ,ลงโทษ หากล้มเหลวอีกครั้ง

* ทำซ้ำ หากมีข้อใดใน 1-4 ที่คิดว่าทำได้ไม่ชัดเจนเท่าที่ควร

และทั้งหมดนี้คือขั้นตอนที่เราขอเชื้อเชิญให้หัวหน้าลองนำไปใช้ ทั้งนี้การเข้าถึงหัวหน้าได้ง่ายสำหรับลูกน้องแต่ละคนเพิ่มจะโอกาสให้การติดตามงานอย่างมีประสิทธิภาพสำเร็จลุ่ร่วงได้เร็วมากยิ่งขึ้น หัวหน้าต้องไม่ลืมให้ช่องทางติดต่อที่สะดวกและเป็นส่วนตัวกับลูกน้องแต่ละคนไว้ด้วยเช่นกัน

..........................................

AntiClassroom พื้นที่สำหรับผู้ประกอบการที่ชื่นชอบความแปลกใหม่ แบ่งปันแนวคิดการทำธุรกิจด้วยหลักจิตวิทยา และการเข้าใจพฤติกรรมมนุษย์