ในปัจจุบันนี้เทคโนโลยีต่างๆ ได้เข้ามาเปลี่ยนแปลงการติดต่อสื่อสารในการทำงานเป็นอย่างมาก โดยทำให้การทำงานนั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้น, ออฟฟิศที่ทำงานมีบรรยากาศที่ดีขึ้น, ช่วยลดค่าใช้จ่ายของออฟฟิศลง ในขณะที่รูปแบบของการทำงานก็ค่อยๆ เปลี่ยนแปลงไปเรื่อยๆ รวมถึงวิธีการในการออกแบบออฟฟิศที่ทางฝ่าย IT จะต้องเข้าไปมีบทบาทเพิ่มขึ้นเป็นอย่างมาก ซึ่งก็ถือว่าเป็นเรื่องใหม่ๆ ที่ฝ่าย IT ควรทำการเริ่มศึกษาเอาไว้เป็นแนวทาง และทางทีมงาน TechTalkThai ก็ขอสรุปเนื้อหาเอาไว้ให้ผู้อ่านทุกท่านดังนี้ครับ



การออกแบบพื้นที่การทำงาน และการ Utilize เทคโนโลยีต่างๆ ให้เหมาะสมกับการทำงานในปัจจุบัน – Architecting Unified Communications for Workspace Transformation

ตัวอย่างหนึ่งของการเข้ามาของเทคโนโลยีที่ช่วยให้การทำงานนั้นมีการเปลี่ยนแปลง และสามารถหยิบยกมาให้ทุกคนเห็นภาพได้โดยง่ายก็คือ การนำเทคโนโลยีสำหรับติดตาม Location ของผู้ใช้งานด้วยเทคโนโลยีของ Wireless Network ร่วมกับ Beacon แบบ Bluetooth Low Energy (BLE) ที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้อย่างหลากหลาย เพื่อรวบรวมและนำข้อมูล Location ของผู้ใช้งานภายในองค์กรเข้าไป Map ร่วมกับแผนที่ของออฟฟิศที่ทำงานภายในองค์กร และทำการผูกเข้ากับระบบ Data Analytics เพื่อสร้างองค์ความรู้ใหม่ๆ หรือนำไปประยุกต์ใช้กับ Application ต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย รวมถึงสามารถนำมาใช้กับการวิเคราะห์การใช้งานพื้นที่ส่วนต่างๆ ของออฟฟิศที่ทำงาน และการนำข้อมูลส่วนนี้เข้าไปเสริมกับการทำงานให้มีความชาญฉลาดยิ่งขึ้นได้อีกด้วย เป็นต้น

ในขณะเดียวกัน Digital Business ก็เป็นอีกแนวคิดหนึ่งที่ทำให้องค์กรต้องปรับตัวเรื่องการเชื่อมต่อและการนำอุปกรณ์ต่างๆ มาประยุกต์ใช้ในองค์กรให้มากขึ้น ในขณะที่เหล่าผู้ใช้งานขององค์กรจะเป็นผู้กำหนดทิศทางหลักของเทคโนโลยีที่องค์กรจะต้องรองรับให้ได้ เพื่อให้การทำงานทั้งหมดในแต่ละฝ่ายขององคืกรเป็นไปได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงยิ่งขึ้น

ณ ปัจจุบันนี้ ที่ออฟฟิศของ Cisco เองนั้นจะมีลักษณะเป็น Open Space ซึ่งไม่ได้มีการระบุที่นั่งของพนักงานแต่ละคน ทำให้ไม่จำเป็นต้องมี Partition เพื่อกั้นออฟฟิศเป็นพื้นที่ส่วนตัวสำหรับพนักงานทุกคน ส่งผลให้ Cisco สามารถลดขนาดพื้นที่ของออฟฟิศลง, นำพื้นที่ไปปรับปรุงให้ออฟฟิศมีความน่าทำงานมากขึ้น และประหยัดค่าใช้จ่ายให้แก่องค์กรในระยะยาวได้มากขึ้น ในขณะที่พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นไปด้วย ซึ่งนี่เป็นตัวอย่างหนึ่งที่แสดงให้เห็นว่ามุมมองในการออกแบบสัดส่วนต่างๆ ของ Office จะต้องเปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิงจากการมาของเทคโนโลยีต่างๆ ที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว

ถัดจากนี้ไป IT และ Business ต้องร่วมกันเป็นผู้นำในการออกแบบออฟฟิศ

จากเดิมที่การออกแบบออฟฟิศใดๆ นั้น จะมีฝ่ายสถาปนิกเป็นผู้ออกแบบหลัก แล้วค่อยมีฝ่าย IT เข้ามาเกี่ยวข้องในภายหลังเพื่อวางระบบเครือข่ายให้ครอบคลุมต่อพื้นที่ทำงาน ในปัจจุบันนี้การออกแบบ Smart Office เพื่อให้รองรับการทำงานได้อย่างครอบคลุมและประหยัดค่าใช้จ่ายนั้น ผู้บริหารและฝ่าย IT จะกลายเป็นส่วนหนึ่งในการออกแบบเพื่อวางสัดส่วนต่างๆ ในที่ทำงาน, ระบบเครือข่าย และเทคโนโลยีที่ต้องใช้งานก่อน โดยมุ่งเน้นที่ความสามารถในการติดต่อสื่อสาร และการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพก่อนเป็นหลัก และสถาปนิกเข้ามาสานงานต่อให้ออฟฟิศมีความสวยงามและใช้สอยได้ดีในส่วนของรายละเอียดต่างๆ

ในภาพของผลลัพธ์แล้ว ออฟฟิศบางแห่งอาจมีขนาดเล็กลง ในขณะที่ออฟฟิศบางแห่งอาจจะยังคงมีพื้นที่เท่าเดิม แต่พนักงานแต่ละคนใช้พื้นที่ต่อคนน้อยลง และทำให้ที่ทำงานมีพื้นที่เพิ่มเติมสำหรับห้องประชุม, ห้องพักผ่อน, ห้องทำงานส่วนตัวแบบใช้สมาธิสูง, ห้องรับแขก หรือพื้นที่อื่นๆ สำหรับเป็นสวัสดิการให้กับพนักงานได้ โดยพื้นที่ท้งหมดนั้นยังคงเอื้อต่อการใช้งานและทำงานของพนักงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด



ปัจจัยในการออกแบบที่ทำงาน

ในการออกแบบที่ทำงานใดๆ การออกแบบที่ทำงานเหล่านั้น มีประเด็นหลักๆ ที่ต้องคำนึงถึงดังนี้

- ค่าใช้จ่ายประเด็นหลักของการเลือกสถานที่สำหรับทำงาน โดยปัจจุบันนี้ก็เริ่มมี Co-working Space มาเป็นอีกแนวทางหนึ่งเพิ่มเติมด้วย
- การทำงานจากระยะไกลไม่ว่าจะเป็นการเชื่อมต่อจากพนักงานที่อยู่ภายนอกออฟฟิศ หรือการเปิดให้พนักงานสามารถทำงานได้จากที่บ้าน ซึ่งประเด็นทางด้านความปลอดภัยก็ถือเป็นอีกประเด็นที่สำคัญ
- พื้นที่สำหรับทำงานร่วมกันสำหรับใช้ในการประชุม การพูดคุย หรือการคุยงานร่วมกัน ซึ่งก็มีทางเลือกทั้งแบบ Online และ Offline ให้เลือกใช้
- รองรับการเปลี่ยนแปลงในการทำงานไม่ว่าจะมีการเพิ่มทีมใหม่, การเปลี่ยนรูปแบบการพูดคุยติดต่อสื่อสาร หรืออื่นๆ ที่ออฟฟิศจะต้องรองรับการเปลี่ยนแปลงที่รวดเร็วเหล่านี้ให้ได้โดยมีค่าใช้จ่ายให้น้อยที่สุด
- ความยืดหยุ่นในการทำงาน และความสวยงามของออฟฟิศซึ่งจะช่วยดึงดูดให้คนเกิดความรู้สึกว่าอยากมาทำงาน หรือดึงดูดพนักงานใหม่ได้ดี

สถิติที่น่าสนใจเกี่ยวกับการทำงานในอนาคต

ต่อไปนี้เป็นสถิติคร่าวๆ ที่ผู้ดูแลระบบ IT ควรจะรับทราบเอาไว้เพื่อเป็นข้อมูลเพิ่มเติมในการออกแบบออฟฟิศให้เหมาะสมต่ออนาคต

- 40% ของการทำงานจะทำผ่านโทรศัพท์มือถือ
- 40% ของผู้ใช้วิดีโอจะใช้สามอุปกรณ์หรือมากกว่าในการทำ Video Call
- 94% ขององค์กรชั้นนำเห็นว่า Cloud Collaboration ชั้นจะช่วยให้เกิดความยืดหยุ่นในการทำงาน

การออกแบบออฟฟิศแบบ Activity-based Working

การออกแบบที่ทำงานอีกแบบที่ได้รับความนิยมสูงคือการออกแบบพื้นที่การทำงานในรูปแบบต่างๆ ให้เหมาะสมต่อพฤติกรรมการทำงานที่พนักงานในองค์กรต้องการ และกิจกรรมที่เกิดขึ้นต่างๆ กัน เช่น พื้นที่สำหรับพูดคุย, พื้นที่สำหรับนำเสนอ, พื้นที่สำหรับทำงานคนเดียวโดยไม่โดนรบกวน, บรรยากาศที่ต้องการ และอื่นๆ อีกมากมาย

การออกแบบออฟฟิศฉบบ Smart+Connected Workplace

Smart+Connected Workplace นี้เป็นแนวคิดของ Cisco ในการออกแบบออฟฟิศ โดยมีแนวทางคร่าวๆ ดังนี้

- ทำงานจากที่ไหนก็ได้ ทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร เพื่อให้เกิดความคล่องตัวในการทำงาน
- มี Hot-seat ที่มีความเป็นส่วนตัวสำหรับพนักงานแต่ละคน เพื่อสร้างบรรยากาศในการทำงาน
- สามารถเลือกได้ว่า Hot-seat ที่ต้องการจะทำอะไรได้บ้าง เพื่อรองรับความต้องการที่ต่างกันไปในแต่ละวัน
- สามารถทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น ทำงานได้โดยไม่โดนรบกวน, ประชุมงานได้มีประสิทธิภาพดีขึ้น



โดยในการออกแบบ Smart+Connected Workplace เทคโนโลยีจะมีบทบาทดังต่อไปนี้

- การ Utilize พื้นที่การทำงานให้สามารถใช้งานได้ดีขึ้น เช่น ระบบจองห้องประชุมที่มีความยืดหยุ่นขึ้น ทำให้ห้องประชุมที่ถูกจองไว้แต่ไม่ได้ใช้งานจริง สามารถถูกนำมาให้ผู้อื่นใช้งานได้, การรองรับผู้ใช้งานชั่วคราว, การทำให้พนักงานแต่ละคนทำงานได้อย่างเป็นส่วนตัว เป็นต้น
- Wi-Fi และ BYOD จะกลายเป็นเทคโนโลยีที่มีบบาทเป็นอย่างมากสำหรับการเชื่อมต่อระบบเครือข่ายได้อย่างปลอดภัย และทำให้พนักงานแต่ละคนสามารถเลือกพื้นที่การทำงานได้อย่างอิสระ ในขณะที่ทุกอุปกรณ์ที่นำมาใช้ในการทำงานก็ยังคงสามารถใช้งานได้ตามปกติ
- Unified Network Access ขั้นตอนต่างๆ ในการเข้าใช้งานระบบเครือข่ายทั้งผ่าน LAN และ Wireless LAN นั้นควรจะต้องมีความคล้ายคลึงกันให้มากที่สุด เพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถเข้าใช้งานระบบเครือข่ายได้อย่างง่ายดายที่สุดโดยยังคงมีความปลอดภัย
- การใช้ระบบ Location ในที่ทำงาน ลูกค้าของ Cisco ที่ซิดนีย์รายหนึ่ง พบว่าห้องประชุมบางห้องถูกจองทิ้งไว้ แต่ผู้จองไม่ได้เข้ามาใช้งาน ในกรณีนี้องค์กรแห่งนี้ได้กำหนดกฎไว้ว่า ถ้าหากในห้องประชุมไม่มีคนมาใช้งานภายใน 15 นาทีนับจากเวลาที่จองไว้ ก็จะปล่อยการจองห้องประชุมนั้นออกไปให้ผู้อื่นใช้งานได้ทันที โดยตรวจสอบเงื่อนไขนี้จากระบบ Location นั่นเอง
- Digital Signage สำหรับเอาไว้ติดต่อสื่อสารกับพนักงานรายอื่นๆ, การสอบถามข้อมูล, การร้องขอ User/Password สำหรับ Guest, การลงทะเบียนอุปกรณ์เพื่อใช้งาน Wi-Fi และ BYOD และอื่นๆ อีกมากมายให้ผู้ใช้งานสามารถดำเนินการเองได้โดยอัตโนมัติ
- Workplace Analytics สามารถทำการวิเคราะห์พื้นที่ต่างๆ ที่พนักงานนิยมในการใช้งาน เพื่อนำไปประกอบการวางแผนในการปรับปรุงพื้นที่ทำงานส่วนต่างๆ ในออฟฟิศ เช่น บริเวณใกล้ๆ Printer อาจจะไม่ค่อยมีคนเข้าไปทำงาน หรือบริเวณริมหน้าต่างนั้นพนักงานชอบทำงานมาก เป็นต้น
- Intelligent Video Collaboration ห้องประชุมทางไกลด้วยระบบ Video Collaboration ซึ่งสามารถช่วยให้การทำงานนั้นมีประสิทธิภาพมากขึ้นถึง 60% ในขณะที่ยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการทำงานลงได้อีกด้วย อีกทั้งยังมีความยืดหยุ่นเพิ่มขึนในระหว่างการประชุม ด้วยการ Invite ผู้ที่เกี่ยวข้องเข้ามาเพิ่ม หรือต้องการสอบถามข้อมูลบางอย่างจากคนบางคนเพิ่มเติม
- Smart Space การแบ่งสรรพื้นที่ใช้งานต่างๆ ให้ตรงตามวัตถุประสงค์ในการทำงาน

Workspace Types ประเภทของพื้นที่ทำงาน และแนวทางการปรับเปลี่ยนพื้นที่ทำงาน

พื้นที่ในการทำงานนั้นสามารถแบ่งได้ 3 รูปแบบ ดังนี้

- Common Space พื้นที่กลางใช้ร่วมกัน เช่น ทางเดิน, หน้าจอ Digital Signage และอื่นๆ
- Personal Space/Focused Space พื้นที่สำหรับทำงานของแต่ละคน หรือทำงานเฉพาะทางบางอย่าง
- Collaboration พื้นที่สำหรับทำงานร่วมกัน เช่น ห้องประชุม ห้องระดมไอเดีย

ซึ่งถ้าหากแต่ละออฟฟิศจะเริ่มทำการปรับเปลี่ยนพื้นที่ทำงานให้สามารถใช้สอยได้ดีขึ้นนั้น ก็ควรจะต้องไล่ปรับเปลี่ยนทีละส่วนอย่างจริงจัง โดยคอยแนะนำพนักงานให้เข้าใจถึงประโยชน์ของสิ่งต่างๆ ที่ออกแบบเอาไว้จนเกิดการนำไปปฏิบัติจริงและเกิดความคุ้นชิน ที่ต้องแนะนำแบบก็เพราะถ้าหากการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นบางจุดทีละนิดๆ ผู้ใช้งานนั้นจะเกิดความรู้สึกว่ายังคงสามารถทำงานแบบเดิมได้โดยไม่ได้ใช้สิ่งใหม่ๆ ที่องค์กรเสริมเข้ามาให้ และทำให้การเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นไม่ประสบความสำเร็จนั่นเอง

ในพื้นที่ทำงานแบบ Personal / Focused นั้น อุปกรณ์ที่นิยมมีไว้ได้แก่ IP Phone, Thin Client เพื่อเข้าใช้งาน VDI และ Video Conference สำหรับใช้ในการประชุมทางไกล ส่วนในห้องประชุมนั้นก็จะมีอุปกรณ์ Video Conference รูปแบบต่างๆ กัน ตามจำนวนของผู้ใช้งาน, ขนาดของหน้าจอแสดงผล, รูปแบบการโต้ตอบ และอื่นๆ ให้เลือกใช้ได้แตกต่างกันไปตามความต้องการ โดยเทคโนโลยีสำหรับการติดต่อสื่อสารที่ดีนั้น ไม่ว่าจะใช้งานจาก Browser, Mobile, Work Office, Small Group Spaces, Larger Spaces หรือ Board Room ก็ควรจะใช้งานทดแทนกันได้เหมือนกันหมด

ทั้งนี้ทาง Cisco ก็ยังได้แนะแนวทางในการออกแบบพื้นที่ทำงานเอาไว้ใน Cisco Project Workplace http://www.cisco.com/c/dam/assets/sol/tp/project-workplace/index.html#/scenario โดยจะมีแผนผังจำลองสำหรับการออกแบบห้องทำงานต่างๆ ให้เป็นแนวทางสำหรับองค์กรต่างๆ นำไปใช้งานได้ และมีแผนผังว่าระยะจุดติดตั้งต่างๆ อยู่ตำแหน่งใด เว้นระยะเท่าไหร่บ้าง



ยังมีต่อ