การจะใช้พรินเตอร์ให้ได้ประสิทธิภาพนั้น สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งก็คือ ต้องมีไดรเวอร์และซอฟต์แวร์ที่จะช่วยให้การทำงาน ยิ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่ใช้งานง่ายและเข้าใจได้อย่างรวดเร็ว ก็จะช่วยอำนวยความสะดวกได้ดียิ่งขึ้น นอกเหนือจากเรื่องของคุณสมบัติพิเศษของพรินเตอร์ ที่ส่วนใหญ่ก็จะมีเทคโนโลยีที่ทันสมัยอยู่แล้ว แต่ถ้าได้ยิ่งได้ซอฟต์แวร์มาช่วยดูแลจัดการ ก็จะทำให้พลังการทำงานมีมากขึ้น พูดง่ายๆ เลยก็คือ จะเรียกใช้ ปรับแต่งหรือตรวจสอบดูแลพรินเตอร์ที่ใช้อยู่เมื่อไรก็ได้



เหมือนกับซอฟต์แวร์ไดรเวอร์ที่มากับพรินเตอร์หรือที่เราเลือกดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ผู้ผลิต ก็มักจะมีฟังก์ชั่นการใช้งานที่ช่วยในการจัดการและดูแลพรินเตอร์ได้ดี รวมถึงยังเป็นศูนย์กลางของฟังก์ชั่นการใช้งานอีกด้วย ตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์ไดรเวอร์จาก HP Printer นี้ ที่มีฟังก์ชั่นหลายส่วนสำหรับตอบสนองการทำงานได้มากมายเลยทีเดียว ไม่ว่าจะเป็น



Connect Printer to the... ใช้สำหรับการเชื่อมต่อเพื่อรับข้อมูลเกี่ยวกับการใช้งานและโซลูชั่นใหม่ๆ ที่ผู้ผลิตจะมีการอัพเดตอย่างสม่ำเสมอ สำหรับการนำมาใช้ในการปรับปรุง
Set Preferences : ใช้ในการตรวจสอบและกำหนดค่า หน้ากระดาษ รูปแบบกระดาษ รวมไปถึงคุณภาพและปริมาณในการปรินต์ เพื่อให้การทำงานสะดวกมากยิ่งขึ้น
Maintain Your Printer : นำมาเป็นเครื่องมือในการตรวจสอบดูแลพรินเตอร์ ทั้งในเรื่องของประสิทธิภาพในการพิมพ์ การปรับแต่ง ทำความสะอาดหัวฉีดน้ำหมึก และสถานะที่สำคัญต่างๆ ของเครื่องพิมพ์ เพื่อเป็นการตรวจสอบดูแล และแก้ไขกรณีที่เกิดความผิดปกติได้สะดวกมากขึ้น
Print From Your Mobile Devices : ด้วยคุณสมบัติในการเชื่อมต่อกับสมาร์ทโฟนหรือแท็ปเล็ตสำหรับการปรินต์งานผ่านฟีเจอร์ที่เรียกว่า ePrint โดยไม่ต้องพิมพ์งานผ่านคอมพิวเตอร์เพียงอย่างเดียว



นอกจากนี้ก็จะมีฟังก์ชั่นในการทำงานแบบอื่นๆ ที่มีอยู่บนเครื่องพรินเตอร์ เช่น สแกนหรือแฟกซ์เป็นต้น ก็จะถูกรวมอยู่ในซอฟต์แวร์ไดรเวอร์เหล่านี้อย่างครบถ้วน โดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์อื่นใดเพิ่มเติม รวมไปถึงยูทิลิตีที่มีอยู่ในตัว ที่ช่วยในการติดตั้งและจัดการพรินเตอร์หรือสามารถตรวจสอบการทำงานของพรินเตอร์ในกรณีที่เกิดปัญหา รวมถึงการอัพเดตซอฟต์แวร์ เพื่อการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นอีกด้วย สิ่งเหล่านี้ถือเป็นเครื่องมือสำคัญในการใช้งานพรินเตอร์ที่เราสามารถติดตั้งและตรวจเช็คได้ด้วยตัวเองแบบง่ายๆ