ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ คือ ระบบที่เข้ามาช่วยจัดการด้านงานเอกสารสำหรับหน่วยงานภาครัฐ ที่ช่วยจัดการงานบริการรับส่งหนังสือ จัดเก็บเอกสาร เกษียนหนังสือ รวมถึงการลงนามในเอกสาร โดยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์สามารถส่งไฟล์เอกสารเข้าระบบหนังสือเวียนที่ต้องการลงนาม รับทราบเรื่องผ่านลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และสามารถจำกัดสิทธิในการเข้าถึงเอกสารราชการในแต่ละระดับ พร้อมทั้งรองรับการปฏิบัติงานของผู้ใช้งานได้พร้อม กัน ช่วยส่งเสริมให้ระบบงานรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้นอย่างเห็นได้ชัดเจน
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เป็นระบบที่หน่วยงานราชการส่วนใหญ่เลือกใช้ เพื่อแก้ปัญหา การจัดการงานเอกสารเข้ารู่ระบบอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้สอดคล้องกับระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ.2564 ที่กำหนดขึ้นเพื่อช่วยให้เจ้าหน้าที่ส่วนงานราชการลดความซับซ้อนในการบริหารงานเอกสารด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อเปลี่ยนแปลงรูปแบบการให้ข้อมูลระหว่างหน่วยงานภาครัฐให้ทันสมัย ตรงความต้องการของประชาชน ลดการใช้ทรัพยากรกระดาษ และประหยัดค่าใช้จ่ายในหน่วยงาน
การใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
1. ประหยัดเวลา การมีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จะช่วยประหยัดเวลา ทั้งในส่วนของหน่วยงานเองภายในหรือหน่วยงานภายนอก ไม่ต้องเดินเอกสารเอง เพราะสามารถใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตประสานงาน นำส่ง และตรวจสอบสถานะเอกสารได้รวดเร็ว ช่วยให้ประหยัดเวลา จัดการงานได้รวดเร็วกว่าปกติ
2. ลดความซับซ้อนของงานเอกสารด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เป็นระบบที่ใช้คอมพิวเตอร์ในการประมวลผล ซึ่งมีความแม่นยำกว่าการใช้คนทำงาน โดยตัวระบบถูกพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้รองรับการจัดการข้อมูลจำนวนมาก ๆ จึงตอบโจทย์การจัดการและจัดเก็บข้อมูลได้อย่างมหาศาล
3. ใช้งานง่ายไม่ยุ่งยากในการทำงานของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ทุกขั้นตอนล้วนออกแบบมาเพื่อให้ง่ายต่อการใช้งาน ไม่ซับซ้อน สามารถรับส่งเอกสารได้ง่าย ใช้เวลาดำเนินงานเพียงไม่กี่นาที เอกสารจะได้รับการอนุมัติ และส่งเรื่องดำเนินการขั้นตอนต่อไปได้อย่างไม่ต้องเสี่ยงกับการตกหล่นของเอกสาร
4. สามารถทำงานได้ทุกที่ ด้วยการทำงานของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่เชื่อมต่อกับเครือข่ายอินเทอร์เน็ต ไม่ว่าจะนั่งทำงานอยู่ที่ไหน ก็สามารถเข้าถึงระบบได้
อ้างอิง : มหาวิทยาลัยนเรศวร
จัดทำโดย : นางตะวันฉาย สุจิตธรรมกุล เจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป กองบริหารทรัพยากรนนทบุรี มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลสุวรรณภูมิ
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์