สวัสดีค่ะ จขกท.ทำงานด้านเอกสารและงานเลขานุการผู้บริหารค่ะ (มหาวิทยาลัยในกำกับของรัฐ) โดยเอกสารของหน่วยงานเราเอง ถือว่าค่อนข้างเยอะกว่าหน่วยงานอื่นค่ะ (เมื่อเทียบกับหน่วยงานเอกชนหรือราชการที่อื่น) สืบเนื่องจากระบบการทำงานที่ซับซ้อน มีหลายขั้นตอน มีระเบียบ/ประกาศ/ข้อบังคับ/คำสั่ง เป็นของตนเอง และในแต่ละปีจะมี สตง.เข้าตรวจสอบ ทางการเงิน พัสดุ จึงมักจะมีการปรับแบบฟอร์มต่างๆหรืออัพเดทแนวทางการจัดซื้อจัดจ้าง/การเบิกจ่าย อยู่เป็นประจำ เอาง่ายๆคือ สมมติว่าปีนี้เรามาสามารถใช้เอกสาร 3 ฉบับ ในการเบิกจ่าย ปีหน้าอาจจะต้องใช้เอกสาร 5 ฉบับ ในการเบิกจ่ายแทน เพราะถูก สตง.ท้วงติงมา นับวันเอกสารที่ต้องใช้ประกอบมีแต่จะละเอียดมากขึ้น และเพิ่มขึ้นเรื่อยๆ
หากเป็นการดำเนินการเกี่ยวข้องกับเรื่องที่ไม่ด่วน เราก็ยังสามารถจะมีเวลาตรวจงานที่ทุกคนส่งมา และตรวจสอบเอกสารได้อย่างละเอียด (เจ้านายเป็นคนละเอียดมาก) แต่ตอนนี้ปัญหาที่พบคือ การทำงานในส่วนของโรงพยาบาลที่เปิดใหม่ มักจะมีการจัดซื้อจัดจ้างครุภัณฑ์/เวชภัณฑ์ยา เป็นจำนวนมาก (ปีนึงหลายสิบล้าน) รายละเอียดสเปคที่ซับซ้อน บริษัทเสนอเอกสารมาไม่ครบ ไม่ตามสเปค ต้องยกเลิก/เปลี่ยนแปลงสเปค เปลี่ยนแปลงวิธีการจัดซื้อต่างๆนานา การเบิกจ่ายไม่เป็นไปตามแผน e-GP บลาๆ เยอะแยะมากมาย สารพัดอย่างที่หน่วยงานจะต้องเสนอเรื่องเข้ามา ปัญหาต่างๆข้างต้น จะถูกผู้บริหารตั้งคำถาม ตั้งประเด็น อยู่เป็นประจำ และตัวเจ้าหน้าที่รับผิดชอบต้องทำงานแข่งกับเวลา บางทีมีหลุดบ้าง ทำผิดพลาดบ้าง หัวหน้าไม่ได้ดูบ้าง
โดยวิธีการแก้ปัญหาตอนนี้ เราทำรายงานสถิติเอกสารที่ผิดพลาด/ไม่สมบูรณ์ เพื่อรายงานต่อหัวหน้า/ผู้เกี่ยวข้อง เพื่อให้นำไปปรับปรุงและแก้ไขต่อไป ซึ่งก็คิดว่าน่าจะพอจัดการกับปัญหาพวกนี้ได้บ้าง แต่อีกปัญหานึงก็คือ งานด่วน ที่ไม่ด่วนจริง ถูกเสนอเข้ามาเป็นจำนวนมาก แบ่งคร่าวๆได้ประมาณนี้
1. งานที่เลย deadline ไปแล้ว แค่มารีบทำเพื่อให้มีส่ง เลยปั๊มด่วน
2. งานที่ลืมทำแล้วเพิ่งคิดได้ก็เลยมาทำก็มี เลยต้องด่วน จึงปั๊มด่วน
3. งานไม่ด่วน แต่อยากให้งานตัวเองเดินเร็วๆ เลยปั๊มด่วนมาให้ก็มี
ทำให้เราต้องมาเสียเวลา นั่งสัมภาษณ์ นั่งสืบว่า มันด่วนจริงหรือไม่ แล้วด่วนเพราะอะไร จึงจะจัดลำดับได้ (ซึ่งจริงๆแล้วหน่วยงาน/ผู้รับผิดชอบ/หัวหน้า จะต้องจัดการเรื่องพวกนี้ก่อนจะเสนอผู้บริหาร แต่เนื่องจากมีการปั๊มด่วน/ด่วนมาก/ด่วนที่สุด จนเคยตัว และไม่ได้ถูกติง/คาดโทษ จากผู้ใหญ่ จึงติดเป็นนิสัยทำตามๆกัน กรรมเลยมาตกที่เลขา ที่มีแต่งานด่วนจริง/ด่วนปลอมเข้ามาตลอด)
หัวหน้าบางคนก็ไม่ได้จะสนใจมาแก้ปัญหาเหล่านี้ให้ลูกน้องตัวเองเลย อีกทั้งบางหน่วยงานมีการบริหารจัดการที่ไม่ดี แล้วเราก็เป็นคนปลายทาง และคงไม่มีอำนาจที่จะไปก้าวก่ายการทำงานในหน่วยงานต่างๆ เลยอยากจะ ขอแนวทาง/วิธีการจัดการ กับปัญหานี้ค่ะ ว่าควรทำอย่างไรดี
ขอแนวทางการจัดการกับเอกสารด่วนที่ถูกเสนอมา
หากเป็นการดำเนินการเกี่ยวข้องกับเรื่องที่ไม่ด่วน เราก็ยังสามารถจะมีเวลาตรวจงานที่ทุกคนส่งมา และตรวจสอบเอกสารได้อย่างละเอียด (เจ้านายเป็นคนละเอียดมาก) แต่ตอนนี้ปัญหาที่พบคือ การทำงานในส่วนของโรงพยาบาลที่เปิดใหม่ มักจะมีการจัดซื้อจัดจ้างครุภัณฑ์/เวชภัณฑ์ยา เป็นจำนวนมาก (ปีนึงหลายสิบล้าน) รายละเอียดสเปคที่ซับซ้อน บริษัทเสนอเอกสารมาไม่ครบ ไม่ตามสเปค ต้องยกเลิก/เปลี่ยนแปลงสเปค เปลี่ยนแปลงวิธีการจัดซื้อต่างๆนานา การเบิกจ่ายไม่เป็นไปตามแผน e-GP บลาๆ เยอะแยะมากมาย สารพัดอย่างที่หน่วยงานจะต้องเสนอเรื่องเข้ามา ปัญหาต่างๆข้างต้น จะถูกผู้บริหารตั้งคำถาม ตั้งประเด็น อยู่เป็นประจำ และตัวเจ้าหน้าที่รับผิดชอบต้องทำงานแข่งกับเวลา บางทีมีหลุดบ้าง ทำผิดพลาดบ้าง หัวหน้าไม่ได้ดูบ้าง
โดยวิธีการแก้ปัญหาตอนนี้ เราทำรายงานสถิติเอกสารที่ผิดพลาด/ไม่สมบูรณ์ เพื่อรายงานต่อหัวหน้า/ผู้เกี่ยวข้อง เพื่อให้นำไปปรับปรุงและแก้ไขต่อไป ซึ่งก็คิดว่าน่าจะพอจัดการกับปัญหาพวกนี้ได้บ้าง แต่อีกปัญหานึงก็คือ งานด่วน ที่ไม่ด่วนจริง ถูกเสนอเข้ามาเป็นจำนวนมาก แบ่งคร่าวๆได้ประมาณนี้
1. งานที่เลย deadline ไปแล้ว แค่มารีบทำเพื่อให้มีส่ง เลยปั๊มด่วน
2. งานที่ลืมทำแล้วเพิ่งคิดได้ก็เลยมาทำก็มี เลยต้องด่วน จึงปั๊มด่วน
3. งานไม่ด่วน แต่อยากให้งานตัวเองเดินเร็วๆ เลยปั๊มด่วนมาให้ก็มี
ทำให้เราต้องมาเสียเวลา นั่งสัมภาษณ์ นั่งสืบว่า มันด่วนจริงหรือไม่ แล้วด่วนเพราะอะไร จึงจะจัดลำดับได้ (ซึ่งจริงๆแล้วหน่วยงาน/ผู้รับผิดชอบ/หัวหน้า จะต้องจัดการเรื่องพวกนี้ก่อนจะเสนอผู้บริหาร แต่เนื่องจากมีการปั๊มด่วน/ด่วนมาก/ด่วนที่สุด จนเคยตัว และไม่ได้ถูกติง/คาดโทษ จากผู้ใหญ่ จึงติดเป็นนิสัยทำตามๆกัน กรรมเลยมาตกที่เลขา ที่มีแต่งานด่วนจริง/ด่วนปลอมเข้ามาตลอด)
หัวหน้าบางคนก็ไม่ได้จะสนใจมาแก้ปัญหาเหล่านี้ให้ลูกน้องตัวเองเลย อีกทั้งบางหน่วยงานมีการบริหารจัดการที่ไม่ดี แล้วเราก็เป็นคนปลายทาง และคงไม่มีอำนาจที่จะไปก้าวก่ายการทำงานในหน่วยงานต่างๆ เลยอยากจะ ขอแนวทาง/วิธีการจัดการ กับปัญหานี้ค่ะ ว่าควรทำอย่างไรดี