💡 Tips: สอนทำ จดหมายเวียน ด้วยตัวอย่างบิลค่าหอ พร้อมวิธีแก้ไขรูปแบบตัวเลขและเทคนิคเสริมเล็กน้อย

กระทู้สนทนา

Microsoft Office Microsoft Word คอมมือใหม่

เริ่มเลย นะครับ
ขอยกตัวอย่างสมมุติ เป็นการทำบิลค่าห้องหอพัก นะครับ
เพราะจะได้ เห็นตัวอย่างดังนี้
- พื้นฐานในการทำ
- การทำ หลายรายการ(Record) ในหน้าเดียว
- การใช้ตาราง
- การคำนวณ
- การใช้ Field Code
- การแก้ปัญหารูปแบบตัวเลข ( คอมม่าหลักพัน และทศนิยม)

ขั้นตอนเตรียมข้อมูล
• สร้างไฟล์ Excel แล้ว Save ในชื่อว่า RoomCharge.xlsx ดังภาพตัวอย่างนี้ครับ
• ผมใช้ชื่อ Sheet ในการระบุเดือนปี ของค่าเช่าในแต่ละเดือนปี แยกกัน นะครับ
• สูตรในการดึงชื่อ Sheet มาใช้ คือ

=MID( CELL("filename",A1), FIND("]", CELL("filename",A1) ) + 1, 256)

• ตรงตัวเลขเงินทั้งหลาย
ผม ระบายแล้วกด ปุ่ม ลูกน้ำ( comma )
เพื่อปรับให้แสดง ตัวเลขที่ดูเป็นระเบียบ มีทศนิยมเรียบร้อย
และตรงนี้จะเอาไว้เป็นตัวอย่าง ในการแก้ปัญหาด้วยครับ
• ทำเสร็จแล้ว ก็ปิด Excel ไปได้เลยครับ

ขั้นตอนเตรียมแบบฟอร์ม
• สร้างตารางตามภาพครับ
• ผมเป็นคนขี้เหนียวกระดาษครับ เลยชอบ ตั้งค่า "ขอบกระดาษ" และ "ระยะย่อหน้า" ดังภาพครับ
• ก่อนทำระยะย่อหน้า ผม ระบายทั้งหมด (ทั้งหมด = ALL อักษรแรก คือ A ก็กด CTRL+A ครับ) แล้วค่อยทำ นะครับ
• จากนั้นก็ป้อนข้อความ รอไว้ครับ
• แถวสุดท้าย ผมระบายเซลล์ซ้ายขวา แล้วคลิกขวา เลือก "ผสานเซลล์(Merge Cell)" นะครับ

ขั้นตอนดึงข้อมูลและวางตำแหน่ง "ฟิลด์ข้อมูล"
• เลือก Mail Merge(การส่งจดหมาย) แล้ว เริ่มจดหมายเวียน แบบ จดหมายครับ
• ข้อมูล เราทำไว้แล้ว ใน Excel ก็ระบุตามลำดับในภาพ ครับ ผมรวบรัด ประหยัดภาพหน่อย นะครับ
• เมื่อเสร็จแล้ว ก็ไปคลิก ตำแหน่งต่าง ๆ เติมเว้นวรรค อะไรให้เรียบร้อย แล้วก็ แทรก "ฟิลด์ข้อมูล" เข้าไป ตามจุดที่ต้องการ ครับ

ขั้นตอนรู้จัก Field Code(ฟิลด์โค๊ด)
• วิธีควบคุม
* วิธีเริ่ม Field Code ก็คือกด CTRL+F9 พอคีย์เสร็จก็กด F9 เพื่อให้ คำนวณ ครับ
* วิธีแก้ Field Code ก็คือ กด Shift+F9 (ณ ตำแหน่ง Field Code ที่จะแก้ไข) กดซ้ำไปมาได้ครับ
* วิธีลบ ก็ระบายทับแล้ว DEL ได้เลยครับ
* Field Code มิได้คำนวณอัตโนมัติ ดังนั้น แนะนำว่า ให้เลือกหมด ( CTRL+A ) แล้วกด F9 เพื่อสั่งคำนวณใหม่ครับ
• ไปที่ช่อง "รวม" กด CTRL+F9 เพื่อเริ่มป้อน จะเห็น ปีกกาโผล่มา ครับ ป้อนว่า

     =Sum(Above)
     หรือ
     =B2+B3+B4
     ก็ได้ครับ แล้วกด F9 เพื่อให้ คำนวณ ครับ

• ไปที่ช่อง "เป็นเงิน" กด CTRL+F9 เพื่อเริ่มป้อน จะเห็น ปีกกาโผล่มา ครับ ป้อนว่า

=B5 \*BahtText
แล้วกด F9 เพื่อให้คำนวณ ครับ

• กด "แสดงตัวอย่างผลลัพธ์" (Preview Record) ครับ แล้วลองดูว่า ถูกต้องหรือไม่

แถม
ผมเคยแนะนำเรื่อง Field Code ไว้ใน 2 กระทู้เก่า หากสนใจ ก็ไปดูได้ครับ
https://ppantip.com/topic/38958363
https://ppantip.com/topic/39259048

ขั้นตอนแก้ปัญหา รูปแบบตัวเลข
• จะเห็นว่า ใน Excel เราปรับแต่งความสวยงามตัวเลขแล้ว เป็นแบบมีทศนิยม และมี , คั่นหลักพัน
• แต่พอดึงมาใน Word กลายเป็นตัวเลขทื่อ ๆ ไม่สวยงาม
• วิธีแก้ไข ก็คือ ปรับแต่ง Field Code ครับ ซึ่งตอนนี้เรารู้จักแล้ว
• เปิดให้แสดง Field Code ก่อน จะทำทีละอัน หรือ แสดงหมด ก็ได้ครับ
• ถ้าทีละอัน ก็ไปคลิกทีละอัน แล้วกด Shift+F9
• ผมเลือกแสดงหมด ผมก็ CTRL+A (A มาจาก ALL คือทั้งหมด) แล้วกด Shift+F9
• แก้ทีละอัน โดยเติม \#,##0.00 เข้าไปครับ
• #,##0.00 หมายถึง ต้องการให้แสดงทศนิยม 2 ตำแหน่ง มีคอมม่า(ลูกน้ำ)คั่นที่หลักพัน และถ้ามีค่าเป็น 0 อย่างน้อยก็แสดงเลข 0
• แก้ทีละตัว เสร็จแล้ว ผมก็ CTRL+A แล้ว F9 เพื่อให้จัดการคำนวณให้ใหม่ ครับ
• ปิ๊ง เรียบร้อย ดูสวยงาม
• สำคัญมาก คือ อย่าลืมว่า ต้องกด F9 เมื่อมีการแก้ไข นะครับ เพราะเขาไม่ได้คำนวณอัตโนมัติ

ขั้นตอน ทำรายการถัดไป ให้อยู่หน้าเดียวกัน
• ใต้ตาราง ผมขีดเส้น คั่น โดยเคาะแป้น เครื่องหมาย "ลบ" 3 ที แล้ว Enter ครับ (เครื่องใครปิด ความสามารถข้อนี้ไว้ ก็คีย์เส้นใต้เองก็ได้ นะครับ
• กด Enter แทรกไว้ 1 ครั้ง เพื่อความสวยงาม
• Copy ตารางข้างบน ลงมาวาง ครับ
• อ้อ ยกเลิกการ "แสดงตัวอย่างผลลัพธ์" ก่อนด้วยนะครับ
• แล้วแทรก Field Code แบบ Rule (กฎ) ที่ชื่อว่า Next Record เข้าไปดังภาพครับ
• ลอง "แสดงตัวอย่างผลลัพธ์" อีกที จะเห็นว่า ตารางบนล่าง จะไม่เหมือนกันแล้วครับ

ขั้นตอน "ขี้เหนียวกระดาษสุด ๆ"
• ก็คือ Copy ชุดที่ 2 (รวม คำว่า Next Record) ไปให้เต็มแผ่น A4 ครับ
• แล้วก็ เรียบร้อยครับ
• ที่เหลือ ก็คือ แค่คลิกเลื่อนดูรายการถัด ๆ ไป (ด้านขวาบน ของ "แสดงตัวอย่างผลลัพธ์") แล้ว Print ตามสะดวก ครับ