เหมาะสำหรับผู้จัดการโครงการมือใหม่ในการเตรียมรับมือกับความเสี่ยงในการบริหารโครงการให้ประสบความสำเร็จ

ก่อนที่จะเข้าสู่บทความเครียดๆ  คุณเคยได้ยินคำกล่าวเรื่องการทำงาน ด้วยแบบฉบับของแต่ละชาติมาบ้างไหม?
บทความที่ว่า
“ จงทำงานให้ตรงเวลาเหมือนฝรั่ง   ขยันเหมือนคนจีน  ทีมเวิร์คเหมือนญี่ปุ่น  และอ่อนน้อมเหมือนคนไทย”

ลองคิดดูสิว่าถ้าคุณมีคุณสมบัติอย่างน้อยครึ่งนึง  มันจะทำให้คุณประสบความสำเร็จได้มากขนาดไหน แต่ถ้าอยากให้เพิ่มโอกาสการประสบความสำเร็จในการทำงานมากกว่านี้  โดยเฉพาะการทำงานในรูปแบบของโครงการต้องไม่พลาดกับบทความนี้   เพราะบทความที่เขียนขึ้น  ได้หยิบยกบางส่วนของบทความดีๆของ Matthew  Batchelor* มาดัดแปลงในรูปแบบของผู้เขียนเองพร้อมกับมุมมองบางส่วนที่ผู้เขียนประสบกับการทำงานในโครงการเป็นระยะเวลาหนึ่งมาเล่าสู่กันฟังด้วย

_{* Matthew  Batchelor: ผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารโครงการและเป็นผู้จัดการโครงการมายาวนานกว่า 20 ปี ในประเทศอังกฤษ ผู้ที่เผยแพร่เทคนิคดีๆ  และข้อคิดให้นำไปปรับใช้กัน}
เริ่มต้นที่หลักการง่ายๆของผู้บริหารทุกคนต้องมี  

แนวทางที่ผู้บริหารจะประสบความสำเร็จต้องมี 3 สิ่ง เพื่อให้การทำงานมีประสิทธิภาพ
1.    Managing Yourself
ตั้งเป้าหมายไปข้างหน้า   จัดลำดับก่อนหลัง   เอาใจเขามาใส่ใจเรา  ควบคุมภาวะทางอารมณ์ได้อย่างดี
2.    Managing people
เข้าใจลูกน้อง   จูงใจให้คิดบวก   อย่าปล่อยปะละเลย
3.    Managing Work
เน้นคุณภาพ  บรรลุวัตถุประสงค์  

บางคนอ่านไปแล้วตั้งคำถามว่า แล้วการบริหารงานโครงการล่ะมันไม่ยากไปกว่านี้หรอ   มันเหมือนกับการบริหารงานบริษัททั่วไปหรือเปล่า  จงเก็บคำถามไว้ในใจและมาหาคำตอบกันค่ะ
การทำงานโครงการ มี  4 หลักการ ด้วยกัน ใช้หลักง่ายๆคือ

T= Target  (การตั้งจุดประสงค์)
ต้องการอะไร?  ทำไปทำไม?

P= Plan (วางแผน)
ทำอะไร? โดยมีข้อกำหนดเรื่อง  เวลา  งบประมาณ และคน

I= Implement (ปฏิบัติตามแผน)
เชิงลูกน้อง: ปฏิบัติตามแผนที่วางไว้อย่างครบถ้วน
เชิงหัวหน้า: คอยติดตามงาน follow up ลูกทีม โดยพิจาณาดังนี้ 1.มีอะไรเสร็จแล้วบ้าง?  2.มีอะไรต้อง improve จากแผนเดิม  อันเนื่องจากเวลาที่สั้นไป  หรือยาวไป (เคสหลังไม่ค่อยมีหรอกค่ะ55)?  3. ประเมินความเสี่ยงและหลีกเลี่ยงไม่ให้เกิดขึ้น  4.รายจ่ายที่ใช้เกินงบหรือไม่?

M=Measurement (วัดผล)
วัดผลว่าโครงการนี้สำเร็จหรือล้มเหลว  แล้วถ้าล้มเหลวสามารถนำบทเรียนนี้ไปใช้กับโครงการอื่นได้มั้ย
คิดเสียว่ามีข้อดีก็ให้ keep ไว้ ส่วนข้อเสียก็ต้องปรับปรุง

แล้วอะไรเป็นตัวชี้วัดความสำเร็จของโครงการ
ความสำเร็จของโครงการ มี แค่ 3 ข้อ


ทุกคนในที่นี้คือใคร
ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้อง


1.    ลูกค้า: ผู้จ้าง ผู้ที่มากับคำถามที่ว่า  ทำอะไร ?  มันโอเครรึเปล่า?
2.    ผู้รับเหมางานโครงการ: ฉันต้องควบคุมงาน  เงินและเวลาให้อยู่ในแผน  จะทำได้ไหม?
3.    Supplier: ฉันเป็นคนถูกจ้าง  ทำอย่างไรได้บ้าง?  ใช่อย่างที่ต้องการมั้ย  ฉันจะได้เงินมื่อไหร่?

และผู้ที่ขับเคลื่อนโครงการให้ดำเนินไปตามแผน  จะเป็นใครไปไม่ได้นอกจาก
“ผู้จัดการโครงการ/ Project Manager”

หน้าที่ของ project Manager
1.    ผู้รับผิดชอบต่อความสำเร็จ  ความล้มเหลวของโครงการ
2.    ผู้ที่ต้องคิด/ หาแนวทางในการประกอบชิ้นส่วนต่างๆให้เข้ากันได้อย่างลงตัว
3.    ท้ายสุด คือผู้ที่ผลักดันทีมงานให้เดินหน้าโครงการให้สำเร็จลุล่วง
โครงร่างของโครงการ
1.    เป็นการนำเสนอว่า  คุณกำลังทำอะไร  เกี่ยวเนื่องกับอะไร  ต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง
เช่น  โครงการติดตั้งท่อ FRP : เป็นการนำเอาท่อ FRP มาติดตั้งแทนท่อเก่าที่เป็นเหล็กและใช้งานเป็นระยะเวลานาน ซึ่งต้องจัดหาวัสดุดังกล่าว  พร้อมกับหากำลังคนมาติดตั้งพร้อมใช้งาน
2.    ชี้แจงจุดประสงค์ให้ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องรู้หน้าที่ของตนเอง  และทำงานอยู่ในขอบเขตดังกล่าว
3.    เนื้อหามีอะไรบ้าง
-    ขอบเขตโครงการ (ที่มาของโครงการ/ จุดมุ่งหมาย/ ตัวชี้วัดด้านคุณภาพของโครงการ/ทรัพยากรที่มีอยู่)
-    ประโยชน์ที่เราได้รับและลูกค้าจะได้รับคืออะไร
-    งบประมาณและทรัพยากร / คน
-    Risk และ วิธีการจัดการ Risk
-    ตารางการปฏิบัติงานคร่าวๆ (จัดทำแผนงานเป็นตาราง  ใส่ข้อมูลรายละเอียดย่อยๆลงไป เช่น ระยะเวลาในโครงการ  ลำดับงานก่อน-หลัง  วันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดโครงการ และใส่ขีดจำกัดด้านเวลา เช่น วันหยุดเทศกาล ที่ทำให้ทีมงานต้องขาดคน, สภาพอากาศที่แปรปรวน  ทำให้ไม่สามารถดำเนินการก่อสร้างได้ เป็นต้น)

“การบริหารโครงการได้สำเร็จขึ้นอยู่กับ  ภาวะผู้นำที่ยอดเยี่ยม  ระบบงานที่มีประสิทธิภาพ  และข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำ”

1.    ภาวะผู้นำที่ยอดเยี่ยม ไม่จำเป็นต้องเก่งที่สุด  แต่เข้าใจรายละเอียด ภาพรวมต่างๆได้มากที่สุด
1.1 เข้าใจบริหาร
บริหารทั้งงาน  บริหารทั้งคน  โปรเจคที่ดีคือมีทีมที่ดี ที่มีบทบาทเกื้อหนุน  ส่งเสริมกันผลักดันให้โครงการเดินหน้าต่อไป
1.2    เข้าใจสื่อสาร
การสื่อสาร ขึ้นอยู่ที่ว่าสื่อสารกับใคร  คนในองค์กร ได้แก่ ลูกน้อง , ฝ่ายบริหาร(ผู้สนับสนุนโครงการ)
  หรือคนนอกองค์กร ได้แก่  ลูกค้า  supplier     หรือ องค์กรต่างๆผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับโครงการ
เช่น ถ้าทำธุรกิจเกี่ยวกับคลังน้ำมัน  ต้องติดต่อเจ้าหน้าที่  กรมพลังงาน  กรมสรรพสามิต  กรมช่างตวงวัด เป็นต้น
1.3    เข้าใจทุกคน
การเข้าใจจุดประสงค์  ว่าทุกคนคาดหวังอะไรถือว่ามีชัยไปกว่าครึ่ง  การทำงานแบบนี้ถึงเรียกว่าตอบโจทย์
-ลูกค้า คาดหวังว่าจะได้งานที่มีคุณภาพ  หรือได้ผลิตภัณฑ์ตามที่ต้องการ
-supplier  คาดหวังว่าจะได้งาน  ได้เงิน  ได้ชื่อเสียงเพิ่มขึ้น
-ฝ่ายบริหาร  คาดหวังว่าจะได้ผลกำไรที่เกิดจากโครงการ  โครงการมีกำไรผลพลอยได้ของพนักงานก็จะมีมากขึ้น (การปรับขึ้นเงินเดือน  โบนัสพนักงาน)
-ตัว project manager เองก็คาดหวังว่าตัวเองจะได้ประสบการณ์อันล้ำค่า มีชื่อเสียง และเกียรติยศในสังคมมากขึ้น

2. ระบบงานที่มีประสิทธิภาพ
ระบบงานเกี่ยวข้องหลายอย่างทั้งในเรื่อง คนในโครงการ, ขั้นตอนการทำงาน และการสื่อสารซึ่งต้องอาศัยองค์ประกอบหลักดังนี้  เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
2.1 วางแผนรับมือ/ ตั้งรับสิ่งที่จะเปลี่ยนหรือสิ่งที่ไม่เป็นไปตามแผน
2.2 สร้างวัฒนธรรมการทำงาน  แบบเข้าถึงได้  
(ไม่เข้าใจก็แค่ถาม   / มีปัญหาก็แค่คุย ตกลงกัน  / ติดอะไรก็แค่บอก)
2.3 ประชุมทีมให้ได้ผล  
-คุยถึงเรื่องการวางแผน  การตั้งรับ  การแก้ไขปัญหาในอดีตและปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคต  
-การอัพเดตสเตตัสในแต่ละฝ่ายเพื่อช่วยกันประเมินผลกระทบต่อโครงการ
-เรื่องงบประมาณ  ระยะเวลา
Note การประชุมที่ดีคือต้องประชุมให้บ่อยและต้องติดตามงานสม่ำเสมอ
2.4 สุดท้ายมีความเชื่อมั่นว่าโครงการจะสามารถดำเนินไปได้ด้วยดี  ถ้ามีการวางแผนและเตรียมการทุกอย่างมาเป็นอย่างดี

3.ข้อมูลที่ถูกต้องแม่นยำ

หมายถึง ความผิดพลาดในงานน้อยมากหรือไม่มีเลย  อันเกิดจากความเอาใจใส่  ความแม่นยำในเรื่องข้อมูลต่างๆที่ประกอบไปด้วยองค์ความรู้ที่มี  หรือการศึกษาหาความรู้เพิ่มเติม  รวมไปถึงประสบการณ์ที่ได้จากการลงมือปฏิบัติบ่อย
Keyword   ใส่ใจ— ความรู้— ประสบการณ์  ท่องไว้ๆๆๆ

ปิดท้ายก่อนจบบทความไปด้วยคำกล่าวของเซเนคา  นักปราชญ์ยุคโรมันที่กล่าวไว้ว่า

“คนเราจะโชคดีก็ต่อเมื่อเตรียมตัวไว้พร้อมตั้งรับอยู่เสมอและมีคนเปิดโอกาสให้  ความโชคดีเหล่านั้นจะทำให้เรามีโอกาสขยับเข้าใกล้ความสำเร็จตามเป้าหมายได้มากขึ้นเรื่อยๆ”