สำเนาบัตรประชาชน สำเนาต่างๆ สำคัญกับหน่วยงานรัฐขนาดใหนครับ...ข้องใจหนักมาก?

ยาวหน่อยนะครับ
ผมมีกิจการเล็กๆในภาคเหนือ(ขอไม่ระบุจังหวัด) ใช้แรงงานต่างด้าว ๑คน
๑. เริ่มต้นผมต้องไปยื่นขอโควต้า หลักฐานที่ต้องหน่วยงานต้องใช้
- สำเนาบัตรประชาชน
- สำเนาทะเบียนบ้าน
- สำเนาใบเปลี่ยนนามสกุล
- สำเนาทะเบียนการค้า
- รูปป้ายรับสมัครงาน
- แผนที่ที่ตั้งร้านค้า
สิ่งที่สงสัยคือทำไมต้องใช้ "รูปป้ายรับสมัครงาน" จนท.แจ้งว่าเพื่อเป็นการยืนยันว่าเราหาคนไทยมาทำงานไม่ได้
"ไม่เมคเซนส์เลย เพราะใครๆก็เอารูปจากเนต ผมเองก็ทำก็สะดวกดี" จนท.จะตรวจสอบยังไง?

๒. หลังจากยื่นแล้ว ผมจะได้
"เอกสารใบอนุญาตโควต้า(A4 1แผ่น)"
แต่เดี๋ยวก่อน ยังไม่หมดแค่นั้น คุณยังจะได้
"เอกสารใบยืนยันโควต้า(A4 อีก ๒แผ่น)"

คือเราจะต้องใช้คู่กันด้วยนะ ทั้งๆที่ออกมาจากหน่วยงานเดียวกัน คือถ้าผมจะใช้"ใบอนุญาตโควต้า"เพื่อนำเข้าแรงงาน จะต้องยื่น"ใบยืนยันโควต้า"ด้วยเพื่อยืนยันว่าผมได้รับ"ใบอนุญาตโควต้า"แล้ว (งงกันมั้ยครับ)
ปล.หน่วยงานอาจมีเหตุผลจำเป็นอื่นๆที่ผมไม่ทราบก็ได้นะครับ

๓.ขั้นตอนต่อไปผมจะต้องยื่นmou กับ จนท.คนเดิม ซึ่งมีแบบฟอร์มประมาณ ๒๐แผ่น กรอกกันมันเลย พร้อมแนบหลักฐานต่อไปนี้
- สำเนาบัตรประชาชน
- สำเนาทะเบียนบ้าน
- สำเนาใบเปลี่ยนนามสกุล
- สำเนาทะเบียนการค้า
- รูปป้ายรับสมัครงาน
- แผนที่ที่ตั้งร้านค้า
- เอกสารใบอนุญาตโควต้า
- เอกสารใบยืนยันโควต้า

๔.เมื่อได้ mouมา ก็ติดต่อโน่นนี่นั่น จนได้คนที่จะมาทำงาน บริษัทจะส่งเอกสาร" name list "มาให้ ผมก็ต้องเอา name list ไปยื่น จนท.คนเดิม กรอกแบบฟอร์มอีก8-9แผ่น(ข้อมูลก็อันเดิม) พร้อมแนบเอกสารเดิมๆ
- สำเนาบัตรประชาชน
- สำเนาทะเบียนบ้าน
- สำเนาใบเปลี่ยนนามสกุล
- สำเนาทะเบียนการค้า
- รูปป้ายรับสมัครงาน
- แผนที่ที่ตั้งร้านค้า
- เอกสารใบอนุญาตโควต้า
- เอกสารใบยืนยันโควต้า
- สำเนาพาสปอร์ตลูกจ้าง
แต่ อย่างละ ๓ชุดครับ (ไม่ได้พิมพ์ผิดครับ อย่างละ ๓ชุดครับ)

๕ หลังจากผ่านขั้นตอนต่างๆมากมาย จนได้ลูกน้องมา ก็พาไปตรวจสุขภาพ แล้วพาไปยื่นรับใบอนุญาตทำงาน(work permitt)
โดยจะต้องยื่นเอกสาร กับ จนท.คนเดิม หน่วยงานเดิม ดังนี้
- สำเนาบัตรประชาชน
- สำเนาทะเบียนบ้าน
- สำเนาใบเปลี่ยนนามสกุล
- สำเนาทะเบียนการค้า
- รูปป้ายรับสมัครงาน
- แผนที่ที่ตั้งร้านค้า
- เอกสารใบอนุญาตโควต้า
- เอกสารใบยืนยันโควต้า
- สำเนาพาสปอร์ตลูกจ้าง
- ใบรับรองแพทย์

เป็นอันเสร็จสิ้น
จนท.คนเดิมกำชับว่า เมื่อครบ๑ปีจะต้องมายื่นต่ออายุใบอนุญาตนะ
ให้เตรียมหลักฐานดังต่อไปนี้
- สำเนาบัตรประชาชน
- สำเนาทะเบียนบ้าน
- สำเนาใบเปลี่ยนนามสกุล
- สำเนาทะเบียนการค้า
- รูปป้ายรับสมัครงาน
- แผนที่ที่ตั้งร้านค้า
- เอกสารใบอนุญาตโควต้า
- เอกสารใบยืนยันโควต้า
- สำเนาพาสปอร์ตลูกจ้าง
- ใบรับรองแพทย์

ผมอยากถามว่าหน่วยงานรัฐเรียกเก็บหลักฐาน
- มากเกินไปมั้ยครับ
- ซ้ำซ้อนเกินไปมั้ย
- เก็บหลักฐานชุดเดียวพอมั้ย หรือว่าเก็บชุดเดียวแล้วจะทำงานไม่ได้?

ข้อเสนอแนะต่อหน่วยงานรัฐ
สร้างโกดังขนาดใหญ่เพื่อเก็บเอกสารเถอะครับ ขนาดรับคนงาน ๑คนยังใช้เอกสารมากมายขนาดนี้