สวัสดีครับ

เคยรู้สึกกดดันเวลาถูกสั่งให้สรุปงานไหมครับ
และเคยเครียดเวลาที่เดดไลน์ใกล้เข้ามาแต่ไอเดียการสรุปไม่มาด้วยไหมครับ
มีหนังสือเล่มหนึ่งช่วยคุณได้ครับ

หนังสือเล่มที่ว่าคือ

“เทคนิคสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียวที่ฉันเรียนรู้มาจากโตโยต้า”

ผมสรุปตามความเข้าใจของผมและไม่ได้เรียงลำดับเหมือนในหนังสือเป๊ะๆ
แอบมีทักษะตอนใช้งานจริงๆมาสอดแทรกให้ด้วย

หวังว่าคงจะชื่นชอบกันนะครับ^^


เริ่มกันที่ ระบบความคิดก่อนครับ


ทำไมต้องกระดาษแผ่นเดียว

คุณ อะซะดะ สรุปไว้แบบคนโตโยต้าเลยครับว่า

การมีทุกอย่างอยู่ในกระดาษใบเดียวทำให้สามารถมองเห็นทุกอย่างทำให้อ่านง่าย
ลดความสูญเปล่าจากการทำเอกสารมากมายที่มีแต่ข้อมูลที่ไม่จำเป็น
การสรุปช่วยลดได้ทั้งเวลาตัดสินใจและเวลาในการเรียนรู้ได้จัดเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพขั้นสูง


มาว่ากันด้วยความสำคัญของมัน

สรุปได้ดีแค่ไหน มีค่าเท่ากับเราเข้าใจมันมากแค่ไหน

เคล็ดลับของคนเก่งคือ พวกเขาสามารถสรุปมันให้เข้าใจได้ง่ายๆครับ


คุณ อะซะดะ นำเสนอหลายๆมิติสรุปให้เป็นคำพูด(ของผม)ได้ว่า

การจะทำให้กระดาษหนึ่งใบทรงประสิทฺธิภาพได้นั้น
ต้องประกอบไปด้วย 3 เทคนิคคือ

1. เปลี่ยนเป็นแผนที่
2. นิ้วชิ้นำ
3. ย้ำความคิด

รายละเอียดเดี๋ยวมาว่ากันครับ


3 สิ่งที่เป็นเหมือน Trade mark ของเอกสารในโตโยต้า

ภาพใหญ่
ไม่ว่าจะเป็นการสรุปเรื่องใดๆก็ตามพวกเขามักจะต้องมีแบคกราวน์หรือภาพที่ใหญ่กว่า
การพูดคุยในหัวข้อนั้นๆเสมอ เหตุผลก็เพราะว่าพวกเขาจะถูกตรวจสอบว่าเข้าใจวัตถุประสงค์ที่แท้จริง
ของเรื่องนี้หรือไม่จากหัวหน้าอยู่ตลอดเวลา เป็นการพิสูจน์ด้วยว่าพวกเขาพร้อมที่จะสู่ระดับที่สูงกว่าเดิมหรือยัง

2. ใส่กรอบ
คนโตโยต้าทำมันจนเป็นความเคยชินไปและไม่เคยสังเกตว่านี้คือความพิเศษของเอกสารครับ
การมีกรอบเสมือนเป็นการจำกัดบทสนทนาที่เยี่ยมยอดช่วยให้การสื่อสารตรงประเด็นซ้ำยังช่วยให้ผู้เขียน
จัดระเบียบข้อมูลได้ดีชึ้นด้วย

3. ครอบหัวข้อ
มีแต่กรอบไม่มีหัวข้อยังไม่ใช่เอกสารของโตโยต้าครับเอกสารที่มีกรอบทุกกรอบนั้น
จะต้องมีหัวข้อกำกับอยู่ด้วยเสมอฮะเพื่อบอกว่าเนื้อหาที่อยู่ในกรอบนั้นเกี่ยวข้องกับเรื่องใด


ทำไมโตโยต้าถึงใช้กระดาษ A3 ในการสรุป

เหตุผลจริงๆมีหลายประการครับ
คุณอะซะดะเล่าให้ฟังด้วยว่ามันเริ่มในช่วงยุดสงครามโลกที่
มีการเปลี่ยนแปลงทั้งข้อมูลและเทคโนโลยีมากมาย
โตโยต้าตระหนักว่าหากจะก้าวข้ามผ่านการเปลียนแปลงครั้งนี้ให้ได้
พนักงานจำเป็นต้องรู้เรื่องใหม่ๆอย่างรวดเร็ว จึงให้พนักงานทำสรุปมาแลกเปลี่ยนกัน

จนกลายเป็นวัฒนธรรมองค์กรถึงทุกวันนี้

มาที่เหตุผลทางหลักการบ้างครับ
1. พื้นที่เหมาะสม
เพราะเรื่องที่ใหญ่โตและมีผู้เกี่ยวข้องนั้นจำเป็นต้องใช้พื้นที่มากขึ้นกว่า A4
แต่หากพิจารณาถึงพื้นที่จัดเก็บด้วยการใช้กระดาษ A3 ดูน่าจะตอบโจทย์ที่สุด

2. ระดมภาพได้
เอกสารที่ดีของนิยามโตโยต้านั้นไม่ใช่แค่เห็น แต่ต้องมองเห็นและเข้าใจ
โตโยต้าจะเลี่ยงการเขียนเป็นตัวอักษะแต่ใช้การภาพ ชาร์จ หรือ ตารางแทนครับ
เพราะมันสากลกว่า ตัวอักษรที่จำกัดเฉพาะบางชาติ

3. ตัดสินใจง่ายใน 3 วินาที
อย่างที่เคยเล่าๆไปบางแล้วว่าที่บริษัทโตโยต้าวันๆหนึ่งผู้บริหารจะง่วน
กับการประชุมๆๆๆๆๆๆแล้วก็ประชุมครับ การรายงานด้วยกระดาษหลาย
รูปแบบจะพูดถึงบทสรุปก่อนพื่อให้ทราบว่าแล้วต้องทำอย่างไรต่อไป
การทำเอกสารที่มองปร๊าดเดียวแล้วสามารถตัดสินใจได้ใน 3 วินาทีนั้น
ถือเป็นจุดเด่นของโตโยต้าเลยก็ว่าได้ครับ


กระดาษกับการประชุม

พวกเขาให้ความสำคัญกับการทำสรุปรายงานประชุมเช่นกันครับ
เพียงแต่พวกเขาจะมีแพทเทิร์นมาตรฐานๆมารองรับเสมอๆเหตุผลเพราะว่า

การมีกรอบและแพทเทิร์นนั้นส่งเสริมหลักจิตวิทยาให้มนุษย์อยากเขียน
การมีแพทเทิร์นช่วยเรื่องการจัดระบบความคิดให้เป็นระบบ
หากลายมือสวยอ่านออกก็สามารถนำมาใช้ได้เลย ลดเวลาเรียบเรียงและทำเอกสารใหม่ได้เยอะมาก


ส่วนข้อดีของกระดาษแผ่นเดียวกับการพัฒนาคนนั้นคุณอะซะดะกล่าวไว้น่าสนใจว่า

1．มันเป็นแหล่งรวมความรู้ขององค์กร
งานดีความรู้ดีๆของโตโยต้ามักถูกจัดเก็บในรูปแบบกระดาษ A3 เกือบทั้งหมด
มันจึงไม่ต่างจากแหล่งความรู้ดีๆนี้เอง

2. กอบกู้เวลา
เนื่องจากแหล่งความรู้อยู่รวมกันมีแพทเทิร์นการเขียนคล้ายๆกัน
การเรียนรู้ก็ทำได้ง่ายมากขึ้นลดความสูญเปล่าได้เยอะเลยครับ

3. ตื่นตาของดี
คุณ อะซะดะ เล่าว่าเวลาที่เอาเอกสารสรุป
ดีๆของหัวหน้าหรือรุ่นพี่มาอ่านแล้วผมเองก็รู้สีกมีแรงผลักดัน
อยากจะไปทำดูบ้างเหมือนกัน จัดเป็นแนวคิดที่เจ๋งใช่ย่อยครับ
(ผมเองก็เอาของดีๆมาเป็นตัวอย่างเวลาทำงานเช่นกันครับ)


ว่ากันต่อด้านเทคนิคจริงบ้างครับ


คุณ อะซะดะ บอกว่าไม่ว่าจะเอกสารไหนๆที่เป็นการสรุป
ควรมี 5 หัวข้อนี่เพื่อความสมบุรณ์ของข้อมูลครับ

1. วัตถุประสงค์ เพื่อตรวจสอบเหตุผลของการทำงานนั้นๆ
2. สถานการณ์ เพื่อให้ทราบสิ่งที่เกิดขึ้นอยู่ในปัจจุบัน
3. ปัญหา เพื่อให้ทราบสิ่งที่ขัดขวางไม่ให้งานบรรลุตามต้องการ
4. มาตรการ เพื่อให้ทราบถึงแนวทางการแก้ไขปัญหา
5. แผนงาน เพื่อให้ทราบถึงวิธีการ กำหนดการและผู้รับผิดชอบปัญหา


คราวนี้มาพูดถึงแนวทางการทำกระดาษในให้เป็นแผนที่กันครับ

ที่ต้องเป็นแผนที่เพราะว่า แผนที่ นั้นเป็นเครื่องมือที่พิสูจน์แล้ว
ว่าเข้ากับหลักการทำงานของสมองมนุษย์ ที่ชอบรับสารเป็นภาพ
มากกว่า ข้อความครับ หลักการของการเปลี่ยนกระดาษให้เป็น
แผนที่ของคุณ อะซะดะ จะพูดถึงตั้งแต่หน้าถัดไปครับ


สิ่งที่คุณอะซะดะใช้ประกอบด้วย

กระดาษ A3, A4, A5 ก็ได้ครับแล้วแต่สะดวก
ถ้าเขียนด้วยมือก็แนะนำ A4, A5 ครับ
ถ้าเริ่มจะเป็นจริงๆเป็นจังต้องลงคอมพิวเตอร์เนื้อหาเยอะก็ A3 ครับ

2. ปากกา เขียว น้ำเงิน แดง

3. มือ และ สมองครับ^^


กระบวนการสรุปของคุณ อะซะดะมี 3 ข้อครับ

เรียบเรียง
     จะเรียกว่าเป็นขั้นตอนการหาและนำข้อมูลมาเรียง
     ต่อกันให้เห็นภาพคร่าวๆก็ได้ครับ
2. สรุปความคิด
     เปรียบได้กับการจัดระเบียบนำทุกอย่างมาผูกให้เข้ากัน
     ได้อย่างเข้าใจง่ายและมีตรรกะครับ
3. ถ่ายทอด
    คือการนำบทสรุปที่ได้ถ่ายทอดออกไปให้ผู้ฟังอย่างถูกวิธีนั้นเอง



สีปากกากับความหมาย

ตามความเข้าใจของผมนะครับ
การแบ่งสีช่วยให้สมองโฟกัสได้ง่ายและเป็นระบบมากชึ้น
คุณ อะซะดะเลยพยายามจะใช้สีมาช่วยในการสร้างภาพแผนที่ให้ชัดเจนมากขึ้น

สี เชียว เป็น กรอบ เป็น ตัวแบ่งชุดข้อมูล

สี น้ำเงิน เป็นข้อความที่เป็นข้อมูล

สี่ แดง เป็นสัญลักษณ์ หรือ อีกนัย คือ การตัดสินใจของเราครับ


ในหน้งสือมีการยกตัวอย่าง เฟรมเวิร์ค (รูปแบบการสรุป)
ง่ายๆอยู่ 2 pattern ครับ
คือ Excel 1 , Logic 3 ลองเริ่มจากพื้นฐานง่ายๆอย่าง Excel 1
ก่อนนะครับ ที่เรียก Excel 1 เพราะมันมีหน้าตาเป็น Cell หลายๆช่อง
ข้างในมีข้อมูลอยู่นั้นเองครับ

ขั้นแรกให้ใช้ปากกาสีเขียว สร้างตารางขึ้นมา
อยากได้ขนาดเท่าไหรก็จัดไปครับ 4*4, 2*4
ก็แล้วแต่ความเหมาะสมกับเรื่องที่เราอยากสรุป


ขั้นต่อมาเป็นจุดสตาร์ท ให้ระบุวันที่กับเรื่องที่จะสรุปด้วย
ปากกาสีเขียว (กรอบการพูดคุย)


ขั้นที่สามหลังกำหนดหัวข้อได้แล้วก็ให้ใช้ปากกาสีน้ำเงินเขียน
ข้อมูลที่เกี่ยวข้องขึ้นมาครับ

ยกตัวอย่างเช่น
ถ้า จะซื้อรถรุ่นไหนดี เป็นหัวเรื่อง

ชุดข้อมูลก็อาจจะเป็น รายชื่อรถยนต์ที่คิดว่าอยู่ใน
เกณฑ์ที่จะเลือกครับ เขียนออกมาเท่าที่จะเป็นไปได้
เขียนด้วยปากกา น้ำเงินนะครับ อย่าลืม


ขั้นตอนที่ สี่ ก็ทำการใส่สัญลักษณ์ ในแต่ละข้อมูลด้วย
ปากกาสีแดง หากอยากระบุเหตุผลการตัดสินใจก็ทำได้เช่น
กันก็แค่เขียน ลงไปในช่องหรือข้างๆช่องครับ

อย่างในตัวอย่าง สรุปได้ว่า ผมเลือกจะซื้อโตโยต้า เซียนต้าด้วยเหตุผลว่า
พรีเซนต์เตอร์ คุณปู ถูกใจ ผมครับ และที่ผมไม่ซื้อคันอื่นๆก็เพราะพรีเซนต์เตอร์
เป็นผู้ชาย เป็นต้นครับ^^ (สมมุติให้เข้าใจง่ายๆนะครับ)


คำแนะนำของหน้งสือเล่มนี้ถึงการใช้ Excel 1 มี สามประการครับ

1．จำกัดเวลาเขียน
คุณอะซะดะพบว่ากรพยายามกดดันตัวเองเล็กน้อยด้วยการสร้างกรอบเวลา
จะทำให้การรีดข้อมูลออกมาจากสมองทำได้ง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

2.พากเพียรใช้มือ
สำหรับคนที่หากเหินการใช้มือเขียนเอกสารเป็นเวลานานอาจเป็นเรื่องลำบากพอสมควร
แต่คุณอะซะดะพบว่าใช้มือทำการสรุปนั้นทรงประสิทธิภาพกว่าใช้คอมพิวเตอร์อยู่มากครับ
ฝึกฝนให้ชำนาญแล้วมันจะทั้งเร็วและมีประสิทธิภาพมากๆครับ

3.ยึดถือคนอ่าน
จงอย่าลืมวัตถุประสงค์ที่แท้จริงของการสรุปเอกสารว่ามีไว้เพื่อให้ใครสักคนที่ไม่ใช่ตัวเองอ่าน
ดังนั้นเวลาเริ่มสรุปให้นึกถึงคนอ่านเป็นหลักว่าเขาต้องการอะไรแล้วจึงลงมือสรุปครับ


มาว่ากันต่อด้วยเทคนิคการเอา Excel 1 ไปใช้รายงาน

วิธีจะนำไปใช้งานง่ายมีดังนี้ครับ
1. หา Key ที่น่าสนใจ หาประเด็นที่น่าสนใจสักเรื่องเดียวมาอธิบาย
2. อย่าให้เกิน 3 Keys หากเนื้อหามีมาก ก็ไม่ควรเกิน สาม ประเด็นครับ
3. สรุปดีๆด้วยคำสั้น นำ ประเด็นนั้นมาเรียบเรียงเป็นคำพูดให้น่าสนใจ



ตัวอย่างต่อเนื่อง จากการเลือกซิ้อรถครับ

หัวข้อคือ โตโยต้าเซียนต้านี่มันดียังไง (ซ้อมไว้ตอบภรรยา ฮ่าฮ่าฮ่า)

เลือกมาได้ว่า เพราะว่ามันเป็นรถ Toyota brand 7 ที่นั่งที่มี Slide door
ครับ

ง่ายและทรงประสิทธิภาพดีไหมฮะ


อีกหนึ่งขั้นตอนที่จะช่วยให้กระดาษเป็นเครื่องมือสื่อสารที่มีประสิทธิภาพคือ
การใช้นิ้วชี้ครับ

คุณอะซะดะเปรียบให้ฟังเหมือนการอธิบายแผนที่ครับ
แม้แผนที่จะอ่านง่ายแค่ไหน หากขาดการระบุตำแหน่งพิกัด
ให้ (จะเรียกการโฟกัสก็ได้) ก็ยากที่จะทำความเข้าใจ

เรื่องจริงๆคือการชี้นิ้วไปในตำแหน่งที่ต้องการอธิบายนั้นมีประโยชน์อีก
สองข้อครับ อย่างแรกคือทำให้การอธิบายไหลลื่นครับเพราะชุดข้อมูล
ที่ผู้ฟังได้รับจะเรียงลำดับตามสิ่งที่เราต้องการสื่อสารอย่างสมบูรณ์

ประการที่สองคือ เราสามารถซ่อนประเด็นที่เราไม่ต้องการจะพูดถึง
ได้ด้วยครับ ฮ่าฮ่าฮ่า (ผมใช้บ่อย)

ใกล้ครบ 10000　คำแล้วขอลงไปต่อในกระทู้นะครับ ^^

Credit : https://www.facebook.com/Toyotaminds/
ปล ผมได้แรงบันดาลใจจาก เพจ Saroopbook ครับอยากทำให้ได้ดีแบบนั้นบ้าง^^