(ตอนท้ายมี ลิงค์ให้ดาวน์โหลด ไฟล์ Excel ที่ทำเป็นโปรแกรมสร้างเอกสารต่าง ๆ ที่พูดถึงในโพสต์นี้)


เอกสารที่ฟรีแลนซ์มือใหม่ต้องรู้ เพื่อเก็บเงินลูกค้าที่มาจ้างเราทำงาน ก่อนจะมารู้ว่ามีเอกสารอะไร เรามาดูขั้นตอนการทำงานเมื่อเราจะรับงานกับบริษัทต่าง ๆ ก่อนดีกว่าครับ ต้องบอกว่าตัดเฉพาะขั้นตอนที่เกี่ยวกับการเงินนะครับ

1) ทำใบเสนอราคา ใบเสนอราคาเป็นเอกสารที่เราต้องทำขึ้นมาเพื่อแจ้งให้ลูกค้า หรือบริษัทที่กำลังจะมาเป็นลูกค้าของเราทราบว่าราคาของบริการที่เขาสนใจสนนราคาอยู่ที่เท่าไหร่ จากนั้นเมื่อบริษัทต้องการจะใช้บริการจากเรา เขาก็จะออกเอกสารฉบับหนึ่งคือ ใบสั่งซื้อ หรือ Purchase Order หรือเรียกสั้น ๆ ว่า PO เพื่อสั่งซื้อสินค้าและบริการจากนั้นขั้นตอนของการทำสัญญาอะไรต่ออะไรก็จะตามมา

2) โดยปกติการทำงานของฟรีแลนซ์โดยเฉพาะงานทางด้านพัฒนาระบบสารสนเทศ ก็จะมีการเรียกเก็บเงินก่อนเริ่มทำงานซึ่งอยาจจะ 50% หรือ 30% ก็แล้วแต่แต่ละคนจะเรียก แต่ที่สำคัญจะมีเอกสารฉบับหนึ่งที่เราจะต้องทำเพื่อเป็นการบอกลูกค้าว่าต้องจ่ายตังค์เราแล้ว นั่นก็คือ ใบแจ้งหนี้ หรือ Invoice

3) เมื่อลูกค้าจะจ่ายเช็คเราก็ต้องทำเอกสารอีกฉบับให้ลูกค้าเพื่อแลกกับเช็คก็คือ ใบรับเงิน ปกติถ้าเราไม่ได้จดทะเบียนบริษัท เราก็จะต้องแนบสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของเราไปด้วย

4) ในกรณ๊ที่ไม่ได้ไปรับเช็คด้วยตัวเองแต่ให้คนอื่นไปรับแทนเช่นใช้บริการเมสเซนเจอร์ใหไปรับให้ เราก็จะมีเอกสารอีกฉบับหนึ่งคือ ใบมอบอำนาจ และเราต้องใช้สำเนาบัตรประจำตัวประชาชนของเรา 1 ฉบับและ ของผู้ที่ไปรับเช็คแทนอีก 1 ฉบับ

  สำหรับฟรีแลนซ์ที่รู้สึกว่าเงินเอกสารพวกนี้มันช่างยุ่งยากกวนใจเหลือเกิน มีเทมเพลตให้กรอกแล้วก็กรอกผิดกรอกถูก แก้ข้อมูลของใบเก่าไม่หมด เอกสารผิดกลับมาแก้ใหม่เสียเวลาไปกันใหญ่ สุดท้ายนี้ผมมีเอกสารไฟล์ Excel ที่ทำเป็นโปรแกรมสร้างเอกสารพวกนี้ให้ช้ได้ง่าย ๆ เพื่อลดความยุ่งยากของเรื่องปวดหัวพวกนี้ โหลดไปใช้งานได้ฟรีครับ ไม่หวงลิขสิทธิ์ คลิกที่นี่เลยครับ http://adf.ly/1aSHqD