เนื่องจากวันก่อนมีเหตุฉุกเฉิน
ที่จะต้องเลื่อนนัดลูกค้าที่ได้เคยนัดไว้ก่อนหน้านี้แล้ว
สิ่งที่ผมฉุกคิดขึ้นมาก่อนคือ
“จะเลื่อนนัดยังไง ให้ลูกค้าเข้าใจเรามากที่สุด
และสร้างความเดือดร้อนต่อเค้าให้น้อยที่สุด”
มันทำให้ผมนึกถึงตอนที่ฝึกงานในญี่ปุ่น
.
4 ข้อควรระวังในการเลื่อนนัดที่ควรรู้ไว้
เพราะถ้าทำไม่ดี หรือถ้าทำไม่ได้
คุณอาจจะเสียความเชื่อใจความเชื่อมั่นของคนรับนัดไปเลยก็ได้
.
1. รีบแจ้งเมื่อรู้
เมื่อรู้ตัวว่าจะต้องเลื่อนหรือยกเลิกนัดเมื่อไหร่
อย่ามัวแต่ยึกยักหาเหตุผลต่างๆ นาๆ
ให้รีบแจ้งลูกค้าให้ด่วนที่สุดเท่าที่จะทำได้
ลูกค้าจะได้มีโอกาสจัดเวลาเพื่อไปธุระอื่นได้อย่างทันท่วงที
..แม้อยากแสดงสปิริตด้วยการพยายามไปหามากเท่าไหร่
ก็ต้องคอยระมัดระวังคำพูดนะครับ เช่น
“วันนี้จะพยายามไปให้ได้ครับ” “พรุ่งนี้คิดว่าโอเคครับ”
คำเหล่านี้เป็นการแสดงถึงความไม่แน่นอน
ไม่ชัดเจน ถ้าไปได้ตามที่พูดไว้ก็อาจจะรอดไป
ลองนึกดูสิ ถ้าสุดท้ายคุณสัญญาไว้แล้วไปไม่ได้อีก
มันจะกลายเป็นการผิดสัญญารอบสอง อันตรายนะครับ
.
2. ต้องขอโทษ และขอโทษผ่านโทรศัพท์เท่านั้น
ยุคนี้เรามีหลายช่องทางให้เลือกติดต่อ ไหนจะ Line
ไหนจะ Message บางคนก็อาศัย Facebook คุยกับลูกค้าก็มี
แต่ในทางธุรกิจ เมื่อเรารู้ตัวว่าจะต้องเลื่อนหรือยกเลิก
วิธีเดียวที่คนญี่ปุ่นใช้ติดต่อคือ
.
“การโทรศัพท์ไปแจ้ง และกล่าวขอโทษ”
.
แม้เราจะมีเหตุผลที่มีน้ำหนักเพียงใด เราก็ควรจะกล่าว
ขอโทษเพราะ คนรับนัดเค้าอุตส่าห์จัดเวลาไว้เพื่อเราโดยเฉพาะ
ในกรณีที่ไม่สะดวกจะโทรศัพท์ไป
อนุโลมให้เมลล์ไปแจ้งล่วงหน้าก่อน แล้วควรลงท้ายอีเมลล์ว่า
“ติดต่อแจ้งเบื้องต้นนะครับ เดี๋ยวผมติดต่อไปอีกที”
แล้วต้องไม่ลืมที่จะโทรศัพท์เข้าไปหาลูกค้าครับ
.
3.นึกถึงใจเค้าใจเรา
การเลื่อนหรือยกเลิกนัด ต่างคนต่างมีเหตุผลเป็นของตัวเอง
แต่ไม่ว่าเหตุผลจะคืออะไร ให้นึกถึงใจเขาใจเราเป็นอันดับแรก
บางเหตุผลสามารถพูดได้ แต่บางเหตุผลก็ไม่เหมาะที่จะบอกออกไป
เช่น “ขอโทษนะครับพอดีประชุมกับลูกค้าจ้าวกอนหน้ามันยืดยาวเลยเวลาออกไป” “ขอโทษค่ะ พอดีตื่นสายไปหน่อย”
ทุกเหตุผลที่จะทำให้เกิดปัญหาต่อความเชื่อมั่น
ขอให้พยายามหลีกเลี่ยง ให้นึกซะว่าถ้าเราเป็นคนฟังเราจะรู้สึกยังไง
.
4.ไม่ลืมที่จะขอบคุณ
ในกรณีที่ลูกค้ายอมตามที่เราขอร้อง
เราก็ควรขอบคุณด้วยความจริงใจ
เพราะการยอม คือ “การให้อภัย” ของลูกค้า
แล้วถ้านัดครั้งหน้า อย่าลืมขอโทษ
สำหรับการเลื่อนหรือยกเลิกนัดครั้งนี้ด้วย
.
เพราะนี่คือมารยาทในการทำธุรกิจ ของนักธุรกิจมืออาชีพครับ
เลื่อนนัด เลื่อนได้ครับ แต่ต้องทำกันแบบมืออาชีพ แค่นี้เอง
www.facebook.com/JapanSalaryman
วิธีการเลื่อนนัดที่ถูกต้องของคนญี่ปุ่น
เนื่องจากวันก่อนมีเหตุฉุกเฉิน
ที่จะต้องเลื่อนนัดลูกค้าที่ได้เคยนัดไว้ก่อนหน้านี้แล้ว
สิ่งที่ผมฉุกคิดขึ้นมาก่อนคือ
“จะเลื่อนนัดยังไง ให้ลูกค้าเข้าใจเรามากที่สุด
และสร้างความเดือดร้อนต่อเค้าให้น้อยที่สุด”
มันทำให้ผมนึกถึงตอนที่ฝึกงานในญี่ปุ่น
.
4 ข้อควรระวังในการเลื่อนนัดที่ควรรู้ไว้
เพราะถ้าทำไม่ดี หรือถ้าทำไม่ได้
คุณอาจจะเสียความเชื่อใจความเชื่อมั่นของคนรับนัดไปเลยก็ได้
.
1. รีบแจ้งเมื่อรู้
เมื่อรู้ตัวว่าจะต้องเลื่อนหรือยกเลิกนัดเมื่อไหร่
อย่ามัวแต่ยึกยักหาเหตุผลต่างๆ นาๆ
ให้รีบแจ้งลูกค้าให้ด่วนที่สุดเท่าที่จะทำได้
ลูกค้าจะได้มีโอกาสจัดเวลาเพื่อไปธุระอื่นได้อย่างทันท่วงที
..แม้อยากแสดงสปิริตด้วยการพยายามไปหามากเท่าไหร่
ก็ต้องคอยระมัดระวังคำพูดนะครับ เช่น
“วันนี้จะพยายามไปให้ได้ครับ” “พรุ่งนี้คิดว่าโอเคครับ”
คำเหล่านี้เป็นการแสดงถึงความไม่แน่นอน
ไม่ชัดเจน ถ้าไปได้ตามที่พูดไว้ก็อาจจะรอดไป
ลองนึกดูสิ ถ้าสุดท้ายคุณสัญญาไว้แล้วไปไม่ได้อีก
มันจะกลายเป็นการผิดสัญญารอบสอง อันตรายนะครับ
.
2. ต้องขอโทษ และขอโทษผ่านโทรศัพท์เท่านั้น
ยุคนี้เรามีหลายช่องทางให้เลือกติดต่อ ไหนจะ Line
ไหนจะ Message บางคนก็อาศัย Facebook คุยกับลูกค้าก็มี
แต่ในทางธุรกิจ เมื่อเรารู้ตัวว่าจะต้องเลื่อนหรือยกเลิก
วิธีเดียวที่คนญี่ปุ่นใช้ติดต่อคือ
.
“การโทรศัพท์ไปแจ้ง และกล่าวขอโทษ”
.
แม้เราจะมีเหตุผลที่มีน้ำหนักเพียงใด เราก็ควรจะกล่าว
ขอโทษเพราะ คนรับนัดเค้าอุตส่าห์จัดเวลาไว้เพื่อเราโดยเฉพาะ
ในกรณีที่ไม่สะดวกจะโทรศัพท์ไป
อนุโลมให้เมลล์ไปแจ้งล่วงหน้าก่อน แล้วควรลงท้ายอีเมลล์ว่า
“ติดต่อแจ้งเบื้องต้นนะครับ เดี๋ยวผมติดต่อไปอีกที”
แล้วต้องไม่ลืมที่จะโทรศัพท์เข้าไปหาลูกค้าครับ
.
3.นึกถึงใจเค้าใจเรา
การเลื่อนหรือยกเลิกนัด ต่างคนต่างมีเหตุผลเป็นของตัวเอง
แต่ไม่ว่าเหตุผลจะคืออะไร ให้นึกถึงใจเขาใจเราเป็นอันดับแรก
บางเหตุผลสามารถพูดได้ แต่บางเหตุผลก็ไม่เหมาะที่จะบอกออกไป
เช่น “ขอโทษนะครับพอดีประชุมกับลูกค้าจ้าวกอนหน้ามันยืดยาวเลยเวลาออกไป” “ขอโทษค่ะ พอดีตื่นสายไปหน่อย”
ทุกเหตุผลที่จะทำให้เกิดปัญหาต่อความเชื่อมั่น
ขอให้พยายามหลีกเลี่ยง ให้นึกซะว่าถ้าเราเป็นคนฟังเราจะรู้สึกยังไง
.
4.ไม่ลืมที่จะขอบคุณ
ในกรณีที่ลูกค้ายอมตามที่เราขอร้อง
เราก็ควรขอบคุณด้วยความจริงใจ
เพราะการยอม คือ “การให้อภัย” ของลูกค้า
แล้วถ้านัดครั้งหน้า อย่าลืมขอโทษ
สำหรับการเลื่อนหรือยกเลิกนัดครั้งนี้ด้วย
.
เพราะนี่คือมารยาทในการทำธุรกิจ ของนักธุรกิจมืออาชีพครับ
เลื่อนนัด เลื่อนได้ครับ แต่ต้องทำกันแบบมืออาชีพ แค่นี้เอง
www.facebook.com/JapanSalaryman