ขอตอบจากประสบการณ์ตรงที่ใช้อยู่กับบริษัทของตัวเอง (รวมถึงคู่ค้าทั้งไทยและต่างชาติก็ใช้แบบเดียวกันตามที่กล่าวนี้) หวังว่าจะเป็นประโยชน์บ้างไม่มากก็น้อย

ขั้นตอนติดต่อเสนอขาย / ลูกค้าขอทราบราคา

- ส่วนใหญ่เราเสนอราคาทางเมล์ที่คุยกันค่ะ ระบุราคาต่อหน่วยและเงื่อนไขต่างๆให้ครบรวมถึงวันและเวลา(Bangkok time) ที่ราคาที่เสนอไปนี้จะหมดอายุ และใส่หมายเหตุทุกครั้ง ว่าขอสงวนสิทธิ์ในการเปลี่ยนแปลงราคาและเงื่อนไขโดยไม่จำเป็นต้องแจ้งให้ทรายล่วงหน้าในกรณีที่เกิดเหตุสุดวิสัย หรือสินค้าดังกล่าวถูกจำหน่ายหมดแล้ว
ทั้งนี้เพื่อป้องกันไม่ให้มาทะเลาะกันทีหลังเรื่องราคา ซึ่งอาจเกิดขึ้นได้ในกรณีที่ราคาสินค้าปรับขึ้น หรือถูกจำหน่ายหมดไปแล้ว แต่ลูกค้ารายนี้เกิดอยากซื้อขึ้นมา
อาจมีบางครั้งที่ต้องเสนอราคาโดยวาจา แต่จะต้องรีบเขียนเมล์ยืนยันอีกครั้งให้ครบถ้วนตามที่กล่าวไว้ข้างต้น

- ใบเสนอราคา(Quotatio) อย่างเป็นทางการ เราทำก็ต่อเมื่อลูกค้าจำเป็นต้องใช้ในระบบของเขา เช่นพวกบริษัทใหญ่ๆ ถ้าลูกค้าไม่ขอเราไม่ทำแต่จะข้ามไปทำสัญญาซื้อขายเลย


เมื่อตกลงราคากันได้แล้ว
- ผู้ขายบางบริษัทนิยมทำ Order confirmation (OC) ให้ผู้ซื้อเซ็นกลับมา  ในกรณีนี้ บางรายอาจใช้คำว่า Sales Contract (SC)ซึ่งมักจะรวมจำนวนทั้งหมดที่สั่ง เช่นบางครั้งอาจสั่งซื้อรายสามเดือนให้ทยอยส่ง
*** ผู้ซื้อบางราย อาจมี P/O (ใบสั่งซื้อ) มาให้หรือไม่มีก็ได้ ขึ้นอยู่กับระบบของเขา***
- ผู้ขายออก Proforma invoice (PI) นิยมออกให้แต่ละชิปเม้นท์  แต่บางราย ก็ไม่ออกให้ หากผู้ซื้อไม่ต้องการ แต่สามารถใช้ Sales Contract แทนได้เลย ( เราทำแบบนี้ PI จะออกให้เฉพาะลูกค้าที่ขอมาเท่านั้น) และผู้ซื้อก็ไปจัดการชำระเงิน หรือเปิด L/C ตามนั้น


ข้อค้าน คห3 นิดนึงค่ะ เรื่องการชำระเงินของลูกค้านั้นขึ้นอยู่กับผู้ขายค่ะ ว่าประเมินความเสี่ยงลูกค้าไว้อย่างไร และต้องการให้ชำระเงินด้วยวิธีไหน ทั้งนี้ ทั้งผู้ซื้อและผู้ขายต่างมีจุดยืนของตัวเอง และสามารถต่อรองและตกลงเงื่อนไขการชำระเงินและราคากันได้ที่จุดไหน
อย่าคิดว่าจะมีแต่คนที่ขายแบบ L/C เท่านั้น  ลูกค้าที่ยอมจ่าย T/T ก็มีเยอะค่ะ

ตัวอย่างเช่น ดิฉันขาย T/T ล่วงหน้า 100% ก็มี (ในกรณีที่ยอดเงินไม่เยอะ)  แต่ส่วนใหญ่ ยอดเงินเยอะ จะใช้ T/T ล่วงหน้า 30% และอีก70% by T/T ชำระเมื่อเอกสาร shipping docs เสร็จสิ้น เงินไม่มา ไม่ส่งเอกสารให้ออกของค่ะ ดิฉันชอบ T/T เพราะไม่วุ่นวายและประหยัดค่าใช้จ่าย  แต่หากลูกค้าไม่เอา ก็ใช้ 100% irrevocable  L/C at sight ยกเว้นสินค้าบางประเภท เช่นสิ่งมีชีวิต  ต้อง T/Tล่วงหน้า 50% เป็นอย่างต่ำ ไม่อย่างนั้นไม่เตรียมของให้ (เพราะกลัวความเสียหายว่าเราเพาะเลี้ยงเพื่อขายเขาแล้วถ้าเขาเปลี่ยนใจไม่เอา เราก็จะลำบาก เพราะไม่รู้จะเอาไปขายใครต่อได้ในเวลาอันสั้น) ถ้าเงินไม่เยอะมากลูกค้าก็เลยมักจ่ายเป็นล่วงหน้าเต็มจำนวนมาก็มีค่ะ

*** ที่กล่าวมานี้ ลูกค้าใหม่ทั้งนั้นค่ะ และจนกลายเป็นลูกค้าเก่า ก็ยังคงใช้เงื่อนไขเดิม  ไม่ผ่อนคลายข้อกำหนดเรื่องนี้แต่อย่างใด เพราะดิฉันเชื่อว่า ลูกค้าที่ดี จะไม่ค่อยงอแงเรื่องเงื่อนไขการชำระเงินกับคู่ค้าที่ดีที่สร้างประโยชน์ให้เขาได้***

ขั้นตอนจัดส่งสินค้า
เมื่อรับ L/C หรือT/T ตามเงื่อนไขแล้ว เมื่อเตรียมสินค้าเสร็จสิ้น เตรียมส่งออก ก็จะออกเอกสาร Invoice / Commercial Invoice (IV)  and Packing list (PL)  จะรวมอยู่ในชุด Shipping docs ค่ะ

เอกสารทุกชิ้นที่กล่าวมาต้องระบุเลขที่ เพราะต้องใช้ในแต่ละขั้นตอนเช่น
- ลูกค้าเปิด L/C ก็จะอ้างอิง เลขที่ PI or SC
- เราจะส่งออกต้องระบุ เลขที่IV ในใบขน และอื่นๆเป็นต้น

หมายเหตุ  อักษรย่อที่วงเล็บไว้ ดิฉันใช้เพื่อความสะดวกของตนเองค่ะ


เรื่องการรับL/C จากลูกค้า ปกติส่วนใหญ่จะใช้ธนาคารที่บริษัทเราใช้อยู่   แต่แนะนำให้ลองศึกษาของ EXIM BANK ดูค่ะ  เข้าไปในเวปไซต์เขาจะมีจัดสัมนาฟรีอยู่บ่อยๆ และที่นี่ คุณไม่จำเป็นต้องเปิดบัญชีไว้ก่อนก็ได้ (รายละเอียดไปคุยกับเจ้าหน้าที่ดูค่ะ)

ส่วนข้อสุดท้าย เรื่องT/T ที่ดิฉันทำ เราต้องออกเอกสารที่กล่าวไว้ให้ลูกค้าเพื่อโอนเงิน และเมื่อโอนเสร็จลูกค้าจะส่งรายละเอียดมายืนยันว่าจ่ายเงินแล้วจริง  และเราก็เช็คกับทางฝั่งเราค่ะ ว่าเงินเข้าบัญชีหรือยัง


ขออวยพรให้ค้าขายรุ่งเรืองธุรกิจเจริญก้าวหน้าค่ะ