เคยเป็นมั้ยกันครับ นัดกี่ที ๆ ก็ล่มทุกที หรือไม่ก็มาน้อยจนน่าใจหาย มันพลอยทำให้เราหมดกำลังใจ

...ไม่ว่าจะนัดประชุมงาน นัดไปเที่ยว นัดกินข้าวดูหนัง สังสรรค์โอกาสพิเศษ ฯลฯ

วันนี้ก็เลยจะขอแลกเปลี่ยนประสบการณ์จากการที่ทำงานในตำแหน่งผู้ประสานงานมากว่า 6 ปี และเป็นผู้ที่เพื่อนฝูงมักไหว้วานให้ช่วยนัดหมายทำบางสิ่งบางอย่างมาตั้งแต่สมัยเรียนมหาวิทยาลัย

ขั้นที่ 1 ตัวเราต้องเป็นหนึ่งในสมาชิกที่ถูกนัด
...เพราะอะไรน่ะหรอครับ ก็เพราะถ้าการนัดหมายนั้นเราไม่ได้เข้าไปเป็นส่วนหนึ่ง เราจะขาด passion ก็เลยจะเกิดการนัดไปแบบงั้น ๆ แหล่ะ มาก็ดี ไม่มีก็ช่าง เพราะเราไม่ได้ไปด้วยนี่นา
(ยกเว้นว่าเป็นการนัดหมายที่ต้องทำเพราะเป็นตำแหน่งหน้าที่การงาน อันนี้แม้ไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งก็ต้องมี passion นะครับ ไม่งั้นจะทำงานแบบไม่มีความสุข )

ขั้นที่ 2 กำหนดเป้าหมายขั้นต่ำ
...ตัวเรา (หรือคนที่ร่วมคิดกันมาตั้งแต่ต้น) ต้องกำหนดให้ได้ว่าจำนวนเท่าไหร่คือขั้นต่ำที่เราพอใจ หากต่ำกว่าจำนวนนี้อาจต้องเลื่อนหรือยกเลิกนัดไปก่อน ซึ่งการกำหนดจำนวนขั้นต่ำนี้ ตัวเลขจะลอยมาพร้อม ๆ กับใบหน้าคนที่เราเล็งไว้แล้วว่าคนเหล่านี้จะขาดไปเสียไม่ได้ (ซึ่งจะสำคัญอย่างยิ่งต่อขั้นต่อไป เพราะหากกำหนดจำนวนและใบหน้าของคนสำคัญไม่ได้ก็จะไม่สามารถทำในขั้นที่ 3 ได้)

ขั้นที่ 3 ต้องมีข้อมูลของบุคคลสำคัญ
...บุคคลสำคัญในขั้นนี้ ก็คือคนที่เราหมายตาไว้ในขั้นที่ 2 นั่นเอง หากมีจำนวนไม่มาก เราก็ทำงานง่ายขั้นในการที่จะรู้ข้อมูลของเขาเหล่านี้ แต่ถ้าจำนวนมากขึ้นก็ยากหน่อย คงต้องอาศัยการคาดการณ์ คาดคะเน สถิติ และศาสตร์อื่น ๆ เข้ามาช่วย
...ข้อมูลที่จะต้องรู้มีแค่ 2 อย่าง นั่นคือ ตารางวันว่าง ถ้าได้เป็นวัน/เดือน/ปี หรือลงไปถึงช่วงเวลาได้ยิ่งดี  อย่างที่ 2 คือ จุดหมายปลายทางหรือสถานที่นัดพบที่สะดวก (กรณีที่ยังไม่มีหรือยังไม่เคยคุยกันเรื่องนี้มาก่อน)
...จากนั้นก็เอาวัน/เวลาว่างของบุคคลสำคัญเหล่านั้นมา "Intersection" หรือหา "จุดร่วม" ที่บุคคลสำคัญว่างตรงกันทั้งหมด แต่กรณีที่ไม่มีเลย ก็เอาวันเวลาที่ว่างตรงกันมากที่สุด ใครอยู่นอกช่วงเวลานั้นก็อยู่ที่ทักษะการต่อรองและโน้มน้าวแล้วล่ะ เว้นแต่ว่าเราจะให้ความสำคัญของแต่ละคนไม่เท่ากัน ก็ต้องดูว่าคนที่สำคัญมาก ๆ ขาดไปไม่ได้ ว่างวัน/เวลาไหน ก็ยึดตามนั้น (เคล็ดไม่ลับ คนยิ่งมากยิ่งว่างตรงกันยาก ดังนั้นการจะใช้วิธีนี้ได้คนจะต้องไม่มาก อาจกำหนดไว้ไม่เกิน 4-5 คน เพราะถ้าเกินกว่านี้จะมีปัญหาในทางปฏิบัติ แบบว่า...หาวันว่างตรงกันไม่ได้เลย พาลจะทำให้นัดล่มซะตั้งแต่ยังไม่ได้เริ่มนัด!!!)
...ส่วนเรื่องจุดหมายปลายทาง/สถานที่นัดพบที่สะดวก เมื่อได้ขอบเขตมาแล้วก็ลอง "Intersection" ดู แบบเดียวกับเรื่องกำหนดวัน ถ้ามีคนที่อยู่นอกเขต ก็ใช้การต่อรองและโน้มน้าวเช่นกัน

ขั้นที่ 4 คอนเฟิร์มคนสำคัญก่อน
...เมื่อลงตัวเรื่องเวลาและสถานที่แล้ว ก็แจ้งกลับไปยังบุคคลเหล่านั้นว่าตกลงเป็นวัน/เวลา/สถานที่ไหน โอกาสที่เขาจะคอนเฟิร์มมีสูงมาก เพราะมันอยู่ในช่วงวัน/เวลา/สถานที่ที่เขาสะดวก (ก็เรากำหนดจากข้อมูลที่พวกเขาเป็นคนบอกเองนี่นาว่าสะดวกช่วงนั้น สถานที่นั้น
แต่ถ้าเขาเกิดเปลี่ยนใจทีหลัง ก็ถือว่าเราทำดีที่สุดแล้ว ควรปล่อยเขาไปตามทางของเขาเถอะ...เพราะเขาไม่มี "ใจ" ให้กับการนัดหมายครั้งนี้ (เว้นแต่มีเหตุสุดวิสัยที่หลีกเลี่ยงไม่ได้จริงๆ))




...ต่อไปก็เป็นช่วงเก็บเกี่ยวผลกำไร

ขั้นที่ 5 กรณีมีรายชื่อยังเหลือที่จะต้องชวนเพิ่ม
...พอเรากำหนดบุคคลสำคัญไว้แล้ว ปรากฏว่ายังมีคนที่อยากชวนเพิ่ม คนเหล่านี้ถือว่าเป็นคนที่ "มาได้ถือว่ากำไร มาได้ไม่ถือว่าเท่าทุน" งั้นก็รีบแจ้งไปเลยว่าเรากำหนดวัน/เวลา/สถานที่แล้ว คอนเฟิร์มมั้ย? (ย้ำ...มาได้ถือว่ากำไร มาไม่ได้ถือว่าเท่าทุน ไม่มีผลต่อการเปลี่ยนแปลงวัน/เวลา/สถานที่ที่ได้กำหนดไว้แล้ว)

ขั้นที่ 6 สร้างช่องทางในการอัพเดทข่าวสารก่อนถึงวันจริง
...ไม่รู้เป็นอะไร พอเรานัดแล้วทิ้งช่วงไปสักระยะนึง มักมีคำถามว่า "ยังมีอยู่มั้ย" ทั้ง ๆ ที่ก็ไม่ได้แจ้งเปลี่ยนแปลงอะไรซะหน่อย ยังกับว่าการนัดหมายมันค่อย ๆ ละลายไปได้แบบน้ำแข็งขั้วโลกยังงั้นแหล่ะ
...พอเรารู้ยังงี้แล้ว ต้องรีบหาช่องทางที่จะสื่อสารกับคนที่ "คอนเฟิร์ม" แล้ว ว่าตอนนี้สถานการณ์เป็นยังไง มีข้อมูลใหม่ ๆ มาบอกเล่าเป็นระยะ ๆ หาเรื่องมาจุดกระแส ให้เขาตามติดกับการนัดหมายครั้งนี้อย่างต่อเนื่อง ฝังเข้าไปอยู่ในสมองที่ให้มั่นใจว่าไม่มีวันลืมนัดแน่นอน

ขั้นที่ 7 คอนเฟิร์มก่อนวันจริง 1 วัน
...สมองถูกออกแบบมาให้ลืมมากกว่าจำ (ไม่เชื่อลองนึกดูว่าตลอดทั้งวันเราจำเหตุการณ์ต่าง ๆ ได้กี่นาที แล้วเทียบดูว่ามันน้อยกว่าหรือมากกว่าเหตุการณ์ที่เราลืมไปแล้ว ) ดังนั้น แม้จะคอนเฟิร์มแล้ว ติดตามกระแสที่เราสร้างในขั้นตอนที่ 6 มาตลอด แต่เขาเหล่านั้นก็มีโอกาสที่จะลืมได้เช่นกัน เพื่อความไม่ประมาท ต้องคอนเฟิร์มในช่องทางต่าง ๆ อีกครั้งก่อนวันจริง

ถ้าทำครบทั้ง 7 ขั้นตอน ผมเชื่อว่าคำว่า นัดล่ม!!! จะค่อย ๆ เลือนหายไปอย่างแน่นอน