คีย์สำคัญคือระบบฐานข้อมูล ต้องบันทึก 2 ลักษณะ

- ข้อมูลการซ่อมบำรุง เพื่อจะรู้ว่า ช่วงเวลาไหนอุปกรณ์เสีย อะไรเสีย เสียอย่างไร สาเหตุของการเสีย วิธีซ่อม ...
  การบันทึกจะทำให้คาดการณ์ MTBF (Mean Time to Failure) , MTTR (Mean Time to Repair) และหาประสิทธิภาพการใช้งานของเครื่องจักรได้ OEE (Overall Equipment Efficiency) นอกจากนี้ข้อมูลพวกนี้ยังเอามาทำ KM (Knowledge Management) ได้อีกด้วย

- หาและบันทึกพารามีเตอร์สำคัญสำหรับการตรวจสอบ เช่น output temperature , loudness of equipment , light intensity  ,...
  ขั้นตอนนี้มักจะต้องมีเครื่องมือพิเศษคอยตรวจสอบ เช่น เครื่องตรวจอุณหภูมิ  เครื่องวัดเสียงลูกปืน เครื่องวัดแสง ...  ประโยชน์คือการใช้ข้อมูลร่วมกับข้างบนเพื่อหาค่า MTBF และ ทำPM ในระดับ compoment ได้

ถ้ามีข้อมูลแบบนี้จะรู้ล่วงหน้าได้ว่า เมื่อไหร่อุปกรณ์จะเสีย เสียที่ตรงไหน ซ่อมอย่างไร ใช้เวลาหยุดเครื่องนานแค่ไหน ดังนั้นคุณสามารถวาง PM plan ทั้งระบบได้อย่างแม่นยำ จะ optimize ด้าน man-hour , inventory , productivity ได้