หลังจากเขียนเรื่องการออมเพื่อชีวิตหลังเกษียณเป็นเรื่องแรก (http://ppantip.com/topic/31479969) และ ได้รับการตอบรับอย่างดีพอสมควร ต้องขอบคุณ Kapook.com ที่เอาไปเผยแพร่ (http://money.kapook.com/view79875.html) ตามความตั้งใจของผู้เขียนที่อยากจะเผยแพร่เพื่อให้ได้ประโยชน์กันเป็นการทั่วไป วันนี้เลยอยากจะเขียนเรื่องที่ 2 เป็นเรื่องการประเมินผลงาน ที่เป็นธรรมมากขึ้น และ มีผลกระทบสำหรับพนักงานที่ไม่ถูกใจผลการประเมินน้อยลง

พอดีช่วงนี้ที่บริษัท กำลังจะทำการประเมินผลงาน เพื่อที่จะคำนวณ โบนัส และ การขึ้นเงินเดือน วันนี้ผมจึงอยากจะมาคุยเรื่อง การประเมินผลงาน และ การขึ้นเงินเดือนอย่างเป็นธรรมซักหน่อย ซึ่งสำหรับหลายๆ ที่อาจจะสายไปแล้ว ซึ่งจะบอกก่อนว่าตัวการประเมินนี้ผมทำขึ้นมาเอง เพื่อใช้ในการประเมินส่วนตัว ไม่ใช่แบบฟอร์มของบริษัทแต่อย่างใด ดังนั้นจึงสามารถเอามาเผยแพร่เพื่อเป็นวิทยาทานได้ โดยที่เผยแพร่จะเป็น Version ที่ทำเมื่อ 3 ปีก่อน (ปี 53/54) นะครับ

เรื่องนี้เริ่มมาหลายปีก่อน ซึ่งตอนนั้นผมคุมโรงงานสร้างเครื่องจักรอยู่หนึ่งโรง และมีพนักงานในควบคุมสามสิบกว่าคน ตอนนั้นผมก็จะใช้แบบฟอร์มเดิมๆ ในการประเมินผลงานซึ่งมันก็คงจะเหมือนกับอีกหลายๆ ที่ ที่เราจะประเมิน กันประมาณนี้ ก็คือใช้ความรู้สึกในการประเมิน ว่านายคนนี้ดูแล้ว มีปริมาณผลงานเยอะ แสดงว่าต้องให้ 9 / 10 มีฝีมือไม่ค่อยดีเท่าไหร่ เอาไป 5/10 พอแล้ว สุดท้ายก็จะได้คะแนนออกมาค่านึง แล้วก็ส่งไปให้ผู้บังคับบัญชาดูว่า ตรู ประเมินแล้วนะครับ กรุณาช่วยใส่จำนวนการขึ้นเงินให้น้องๆ ด้วย ซึ่งแบบฟอร์มประเมินก็จะเป็นประมาณนี้ คาดว่าหลายๆ ที่ก็คงไม่ต่างกันเท่าไหร่ โดยเฉพาะของราชการ (^_^)




แต่บางครั้งพอประเมินเสร็จ เราก็จะเห็นว่า ในบางครั้งทำไม ไอ้คนที่เราประเมินคะแนนสูง แต่ผู้บังคับบัญชา อาจจะไม่ปลื้มก็ได้ครับ ก็เลยกลายเป็นได้เงินขึ้นน้อยกว่าคนที่ได้การประเมินจากเราต่ำกว่า ซึ่งเพื่อนๆ ผมก็มักจะ คุยกันว่า สงสัยคงให้คะแนน เอาตามว่าไอ้นี่มีหนวด หน้าเหมือนโจร เอ็งขึ้นแค่วันละ 10 บาทพอ ส่วนไอ้นี่หน้าหล่อหน่อยขึ้นไป 20 บาทละกัน แล้วจะให้ตรูมาประเมินทำมะเขือยาวอะไรครับ


พอปีถัดมา ผมก็เลยมาคุยกับเพื่อนว่าเราควรจะปรับปรุงการประเมินเพื่อให้เป็นธรรมกับน้องๆ มากขึ้น ซึ่งตอนนั้นก็กะว่าจะใช้เวลาไม่กี่วันในการประเมิน แต่พอมาเริ่ม Review ว่าจะใช้วิธีไหนในการประเมิน ก็เริ่มโดยย้อนมาดูการประเมินเก่าๆ ของเราว่ามันเป็นอย่างไรบ้าง พอมาดูจริงๆ แล้วมันก็คือเศษกระดาษดีๆ นี่เอง ที่ไม่มีข้อมูลที่เป็นประโยชน์แก่การประเมินเลย ซึ่งผมก็ลองทดสอบระหว่างผมกับเพื่อน (ที่เป็นผู้ช่วยผม) ให้ประเมินพนักงานคนเดียวกันว่าคะแนนจะเป็นอย่างไรบ้าง ปรากฏว่าคะแนนค่อนข้างห่างกันมาก เนื่องจากคำว่า ดีมาก – ดี - พอใช้ - แย่ - แย่มาก มันเป็นการใช้คำพูดที่ ขึ้นอยู่กับความรู้สึกของผู้พูด (Subjective) ไม่ใช่ข้อเท็จจริง (Fact)

เพื่อให้ได้วัตถุประสงค์ตามนี้ เราก็ต้องมองก่อนเลยว่า ตัวชี้วัดในการประเมิน (Key Performance Indicators - KPI) มีอะไรบ้าง ซึ่งส่วนนี้แต่ละที่ย่อมแตกต่างกัน ตามประเภทของธุรกิจ วิธีการตรวจสอบ และเก็บข้อมูลที่สามารถทำได้ ฯลฯ

ซึ่งในกรณีโรงงานผลิตเครื่องจักรโรงงานนี้ มีข้อจำกัดอย่างมากในจำนวนพนักงานในออฟฟิตมีอยู่แค่ 3 คน (เป็นวิศวกรทั้งหมด) และ ทุกคนต้องทำหน้าที่ออกแบบ ควบคุมการผลิต และ จัดซื้อ ไปด้วยพร้อมๆ กับการประเมินผลงานด้วย ดังนั้นการประเมินผลงานต้องเก็บข้อมูลไม่ยากจนเกินไป เพิ่มขึ้นมาอีกข้อด้วย

หลังจากนั้นจึงเริ่มแบ่งกลุ่ม KPIs ที่สำคัญออกมาเพื่อใช้ในการประเมิน โดยคำนึงถึง ข้อมูลที่สามารถหาได้ และถ้าไม่มีอยู่เราจะใช้ วิธีไหนในการหาข้อมูลนั้น สรุปผมจึงออก KPIs ออกมา 3 กลุ่ม

1. ความสำคัญกับบริษัท คือ กลุ่ม KPIs ที่ใช้เพื่อบอกความสำคัญสำหรับพนักงานนั้นๆ กับบริษัท ซึ่งจะเริ่มที่ 100% และ เพิ่มตามความสามารถ และ ประสพการณ์ที่เพิ่มขึ้น ในการทำงาน (เช่น ตำแหน่งงาน, งานที่สามารถทำได้, จำนวนปีที่ทำงาน ฯลฯ) พอรวมผลออกมาแล้วพนักงานจะมีค่าแรงที่ควรได้ตามมาตรฐานฝีมืออยู่ค่าหนึ่ง ถ้าพนักงานได้ค่าแรงหลังประเมินแล้วต่ำกว่าค่าแรงตามมาตรฐานนี้ พนักงานจะได้เพิ่มอีก 10%

2. เวลางาน คือ กลุ่ม KPIs ที่อิงกับเวลาทำงานของพนักงาน ถ้าพนักงานทำงานไม่ครบปี การประเมินจะเป็นเพียงแค่ในช่วงที่พนักงานทำงานเท่านั้น เริ่มที่ 105% ถ้าพนักงานขาด หรือลากิจจะโดนหักวันละ 1% แต่ถ้าลาป่วยจะโดนหักวันละ 0.5% (การที่เริ่มที่ 105% นั้นคือเพื่อเป็นรางวัลสำหรับ พนักงานที่ขาดงานน้อย)

3. ผลงาน คือ กลุ่ม KPIs ที่คิดจากการประเมินผลงานประจำปีนั้นๆ ซึ่งกลุ่มนี้ เช่น การเดินสุ่มตรวจการทำงานของพนักงานที่ควบคุม, ความปลอดภัยในการทำงาน, การเชื่อฟังคำสั่ง, การปฎิบัติตามระเบียบ, การตรงต่อกำหนดเวลา, ความถูกต้องเรียบร้อยของงาน, การเชื่อฟังคำสั่งผู้บังคับบัญชา, การช่วยกันทำงานส่วนรวม, การประหยัดค่าใช้จ่าย

พอแบ่ง KPIs แล้วผมก็ต้องคิดต่อไปว่า เราจะใช้ KPIs แต่ละกลุ่มแบบไหน ซึ่งปกติก็มีอยู่สองแบบ คือ บวกกัน กับ คูณกัน ลองนึกถึงหลักความเป็นจริงนะครับ ถ้าสมมุติว่าพนักงานมีความสำคัญต่อบริษัทมากๆ แต่ขาดงานไป 2 เดือน หรือ ทำงานแต่ผลงานเละเทะในปีนั้นๆ เรา จะทำอย่างไร ?

จึงตัดสินใจว่าจะใช้วิธีเอาสามส่วนนี้มาคูณกันก่อนที่จะเอามา คูณ กับฐานเงินเดือน และ %ฐานที่จะใช้ในการขึ้น เพื่อเป็นการคำนวณเงินขึ้น ส่วนโบนัสจะใช้ตัวคำนวณชุดเดียวกัน แต่เปลี่ยนตัวคูณเป็น ฐานเงินเดือน และ จำนวนเดือนโบนัสฐาน





พอได้ข้อมูลเบื้องต้นก็เอามาลง Detail ตามไฟส์ MS Word ซึ่งจะเอาไว้ใช้ประกาศให้พนักงานรับรู้โดยทั่วกันด้วย ซึ่งไฟส์ จะบอกว่าใครเป็นผู้ประเมินในแต่ละหัวข้อ ซึ่งในนี้มีทั้งการประเมินระหว่างกลุ่มเพื่อดูความร่วมมือกัน ประเมินโดยสุ่มตรวจโดยวิศวกร ประเมินโดยการให้หัวหน้าโดยตรงประเมิน รวมถึงประเมินจากข้อมูลการลากิจ ลาป่วย ฯลฯ ถ้าสนใจจะเข้าไปดูว่าทำไม File การประเมิน Final ถึงเป็นอย่างนั้น ก็โหลดได้ตาม Link ข้างล่างได้เลยครับ:

https://dl.dropboxusercontent.com/u/90106282/rules.doc

จากนั้นก็มาเขียน Excel สำหรับคำนวณ ตามไฟส์นี้ ซึ่งขั้นตอนนี้อาจจะใช้เวลาพอสมควรเหมือนกัน:

https://dl.dropboxusercontent.com/u/90106282/Evaluation.xls

พอทำเสร็จเราก็มาสรุปสมมุติฐานโดยการทดลอง กับพนักงานจำนวนหนึ่งเพื่อหาว่า สูตรต่างๆ ที่คำนวณควรจะเป็นประมาณนี้หรือไม่ ซึ่งผมใช้วิธีการเทียบเคียงกับข้อมูลเก่า ถ้าปรับ Policy แล้ว ข้อมูลส่วนใหญ่ใกล้เคียง แสดงว่าเราสามารถหาสูตรมาใช้แทน Common Sense ของหัวหน้าที่เคารพได้แล้ว ผมเอาผลของข้อมูลดิบตัวนี้ส่งให้เพื่อเปรียบเทียบให้ หัวหน้าที่สำนักงานใหญ่ ดูอีกทีหนึ่ง (^-^)


พอทำเสร็จผมใช้วิธีเรียกประชุม เพื่อบอกวิธีการประเมินที่จะใช้สำหรับปีต่อไป แล้วก็บอกเลยว่าถ้าไม่เข้าใจตรงไหน ผมจะอธิบายให้ พอประชุมแล้ว ก็มีการวัดผลว่าเป็นอย่างไรบ้าง โดยการเรียกคุยทีละคน พร้อมกับหัวหน้ากลุ่มงานแต่ละกลุ่ม เพื่อทำการประเมินเป็นคนๆ ไป ซึ่งอำนาจในการประเมินจะถูกแบ่งไปอย่างมาก คล้ายๆ แนวคิดการประเมินแบบ 360 องศา (ยกเว้นไม่มีลูกน้องประเมินหัวหน้า)


ซึ่งพอผลประเมินออกมา ผมสามารถบอกได้ทันทีเลยว่าจุดไหนที่ทำให้การประเมินออกมาต่ำ และสามารถ Simulate ให้พนักงานดูได้ทันทีเลยว่าถ้าคุณทำแบบนี้ ปีหน้าพนักงานจะได้เท่าไหร่ เช่น ถ้าพนักงานถามว่าทำไมปีนี้ถึงได้น้อยจัง ผมก็จะสามารถบอกได้ทันทีเลยว่า ปีนี้เราทำงานไม่ทันส่ง 2 ชิ้นนะ เลยโดนตัด 10% ขาดงานไป 25 วัน ป่วยอีก 10 วัน โดนไปอีก 30% แล้ว ถ้าปีหน้าขาดลดลงเหลือซัก 15 วัน เราจะได้ขึ้นมากกว่านี้วันละ 12 บาท ซึ่งมันก็จะเป็นการเตือน พนักงานโดยอัตโนมัติว่าการกระทำที่ทำความเข้าใจกันไว้แล้วจะมีผลนะ

จากประสพการณ์ พนักงานระดับล่าง แคร์มากกับแม้แต่กับการปรับ 1 หรือ 2 บาท ต่อวัน ซึ่งบางทีพนักงานระดับ ออฟฟิต ที่ประเมินเขาไม่เข้าใจ ต้องอธิบายให้เข้าใจไม่งั้นอาจจะมีปัญหา สะง๊อก สะแง๊ก ซึ่งอาจจะมีผลกับการทำงานเป็นเดือนๆ หรือ เป็นปีๆ ได้เลยทีเดียว

ตอนนี้ผมได้ลองใช้มาปีที่ 5 แล้วนะครับ มีการปรับเปลี่ยนค่าต่างๆ บ้างเล็กน้อย แต่ก็ถือว่าประสพความสำเร็จในระดับดีทีเดียว เทำให้พอปรับเสร็จไม่มีอาการหายไป 2-3 วัน แล้วเมาเละกลับมา หรือว่าเคสที่ไม่พอใจแล้วลาออกไปเลย มาให้เห็นอีก หวังว่าบทความ และ Files จะมีประโยชน์แก่เพื่อนๆ ในการพัฒนาการประเมินที่เหมาะสม และเป็นธรรมแก่พนักงานได้บ้างนะครับ


ปอ. ลิง.

เนื่องจาก KPIs และ ความต้องการของแต่ละธุรกิจมักจะไม่เหมือนกัน ผมขอแนะนำให้ใช้ กรณีศึกษานี้ เป็นเพียงแค่เป็นแนวทางสำหรับการพัฒนาแบบฟอร์มการประเมิน ที่เข้ากับสถานการณ์ของ องค์กร ของเพื่อนๆ ให้ได้มากที่สุดนะครับ (^_^)   

สำหรับแนวคิดในการพัฒนาของระบบที่พูดมานี้ผมใช้วิธีนี้ครับ

1. ต้องเป็นธรรม และ ลดการ BIAS ของผู้ประเมินแต่ละคน

ในกรณีนี้ ผมให้ผู้ประเมินแต่ละคนมีผลน้อยต่อคะแนนประเมินรวม

- ใช้หัวหน้ากลุ่มอื่นประเมินถึงความร่วมมือในโรงงาน (ประเมินเป็นกลุ่ม)
- ใช้ข้อมูลจากออฟฟิต เช่น เรื่องขาด ลา ต่างๆ
- ใช้ข้อมูลจากหัวหน้า สำหรับ Policies เช่น % โบนัส % ฐานในการขึ้นเงินเดือน
- ข้อมูลจาก Store กรณีของสูญหาย
- ข้อมูลจากหัวหน้า สามระดับ สำหรับการประเมินการเชื่อฟัง
- ข้อมูลขากหัวหน้ากลุ่ม ในการประเมินฝีมือ
- วิศวกร 3 คนในการเดินตรวจ ว่าทำงาน หรือ ไม่ทำงาน
- การประเมินเป็นแบบเปิด ซึ่งพนักงานจะรู้ว่า แต่ละคนให้คะแนนเท่าไหร่ และ บอกให้ปรับปรุงเรื่องไหนตอนที่ประเมินเลย

ซึ่งทำให้การ Bias ของแต่ละคนมีผลไม่เยอะมาก ในการประเมินของพนักงาน


2. หลีกเลี่ยงการประเมินด้วยตัวเลขโดยตรงถ้าเป็นไปได้ แต่ใช้ประโยคพร้อมคำอธิบาย ที่เข้าใจโดยทั่วกันแทนตัวเลขนั้นๆ

- แทนที่จะใช้ ตัวเลข ใช้คำบรรยายแทน เมื่อสั่งแล้วทำตามคำสั่งทุกครั้ง เมื่อสั่งแล้วมีอิดออดไม่ทำตามคำสั่งบ้าง หรือ เมื่อสั่งแล้วอิดออดเสมอๆ

3. ต้องมีการอธิบายให้ ผู้ถูกประเมินเข้าใจว่า เขาจะถูกประเมินจากอะไรบ้าง

- เรียกประชุมเพื่ออธิบายการประเมินสำหรับช่วงต่อไป เมื่อพัฒนาวิธีการประเมินเสร็จ อาจจะใช้ Comment ของพนักงานเพื่อปรับปรุงได้
- แล้วทำการลองประเมินจริงให้พนักงานดูเลย ว่าถ้าประเมินด้วยวิธีใหม่จะได้ ขึ้น "กี่บาท"
- สามารถทำ Simulation ให้ดูได้เลยว่าถ้า เขาเปลี่ยนพฤติกรรม ให้ดีขึ้น (เช่น ขาดลดลง) เขาจะได้ "กี่บาท"

4. ต้องพยายาม ชักจูงให้เครื่องมือนี้เป็นเครื่องมือหลักในการ ประเมิน และพยายามให้เงินที่ขึ้นจริง ใกล้เคียงที่สุดกับการประเมิน

- คุยกับผู้บังคับบัญชาให้เข้าใจว่าเราจะทำอย่างไร
- ให้ผู้บังคับบัญชามีส่วนร่วมในการให้คะแนน จุดที่เหมาะสม
- พยายาม Fight ให้มีการปรับจากค่าคำนวณ ให้น้อยที่สุด (นอกจากปรับ Policy ซึ่งจะต้องทำการประชุมชี้แจงให้กับพนักงาน)
- ถ้าผลลัพธุ์จริงที่ออกมา แตกต่างกับที่คำนวณออกมามาก (เช่น เกิน 5%) การควบคุมพนักงานในอนาคตจะยากมาก



สุขสันต์วันเด็กแห่งชาตินะครับ