แชร์ประสบการณ์ จาก SMEs ที่ไม่มีระบบ เริ่มจัดระเบียบฝ่ายขายด้วยระบบ CRM หวังให้พนักงานทำงานง่ายขึ้น

สวัสดีครับ กระทู้นี้ก็จะเป็นกระทู้ที่มาเล่าประสบการณ์การใช้ระบบ CRM เข้ามาช่วยในการทำงานของพนักงานในบริษัท เพื่อที่จะช่วยให้ทำงานได้มีประสิทธิภาพและทำงานได้ง่ายขึ้น ตัวผมเป็นเจ้าของธุรกิจ SMEs ครับ ซึ่งธุรกิจผมเนี่ย ถึงมันจะไม่ใช่ธุรกิจใหญ่โต แต่พนักงานในตำแหน่งเซลล์ค่อนข้างมีความสำคัญเป็นอย่างมาก และตัวระบบ CRM ที่ผมว่ามาเนี่ยก็จะมีบทบาทและความจำเป็นต่อพนักงานในบริษัทของผมมากเพราะเมื่อก่อนที่จะมาใช้บริษัทผมเน้นทำงานแบบแมนนวลเป็นหลัก หรือพูดง่ายๆก็คือยังใช้เอ็กเซลหรือสเปรตชีทในกูเกิ้ลไดร์ฟกันอยู่เลยทำให้ทำงานช้ามากๆ และมีปัญหาอื่นๆ ตามมา ซึ่งระบบ CRM เนี่ยก็จะมาช่วยแก้ปัญหาในส่วนนี้ แล้วก็ที่ผมเลือกใช้ก็คือ “Jubili” ก่อนอื่นเลยเรามาพูดถึงเกี่ยวกับตัว CRM กันก่อน

ระบบ CRM คืออะไร?

  Customer Relationship Management (CRM) คือ กลยุทธ์ที่ใช้ในการสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าให้ยั่งยืนยาวนาน ทั้งกับกลุ่มลูกค้าปัจจุบัน และกลุ่มลูกค้าเป้าหมายที่หมายมั่นปั้นมือ ให้เป็นลูกค้าของเราในอนาคต โดยการติดต่อสื่อสารที่ต้องทำ เพื่อช่วยให้รู้จักและใกล้ชิดกับลูกค้านั้น มีได้ด้วยกันหลายวิธี เช่น 1. พูดคุยกับลูกค้า 2. ทำการเก็บข้อมูลของลูกค้า(ไม่ว่าจะเป็น เบอร์โทรศัพท์ อีเมลล์ ความชอบ เพศ อายุ ความต้องการ) แต่ละบริษัทก็อาจมีความชื่นชอบเฉพาะ หรือมีความต้องการที่แตกต่างกันนั่นเอง ยิ่งเรามีข้อมูลลูกค้าในเชิงลึกมากเท่าใด เราก็มีโอกาสนำเสนอสินค้าและบริการให้ตรงใจลูกค้าได้มากเท่านั้น

ปัญหาใหญ่อยู่ที่ด้านหน้าคือฝ่ายขาย เลยต้องเริ่มหาระบบ CRM เข้ามาช่วยก่อน

  ผมจะพูดในมุมมองของตัวผมเองที่เป็นเจ้าของธุรกิจ เนื่องจากธุรกิจของผมไม่ได้เป็นธุรกิจที่ใหญ่มากนัก การเข้าใจสภาพการทำงานของพนักงานจึงเป็นสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้พนักงานนั้นอยู่กับเราไปนานๆ ถ้าพนักงานแฮปปี้กับการทำงานตรงนี้เขาก็จะอยู่กับเราโดยที่ไม่ไปไหน ก็ตัวผมได้มีการพูดคุยกับพนักงานหลายๆ คนทั้งหัวหน้าทีม และเซลล์หลายๆ คน และก็ได้เอาข้อเสนอแนะความคิดเห็นมาปรับแก้ปัญหากัน คือบริษัทเองก็ยังไม่ได้มีระบบอะไรเข้ามาช่วยให้พนักงาน ยังเป็นการทำงานแบบแมนนวลล้วนๆ เช่น ใบเสนอราคาก็ทำกันใน excel บริษัทให้ตัวมาสเตอร์กันไป เอกสารก็จะหน้าตาเหมือนกันบ้าง ขยับเล็กๆน้อยๆ ไปบ้าง รายงานทุกอย่างคีย์ลงไฟล์กลางแล้วส่งต่อให้หัวหน้าทีมมาจัดการกันต่อ เลยทำงานกันค่อนข้างช้า เพราะต้องรอกันเป็นทอดๆ ส่งผลให้เสียลูกค้าบางเจ้าไป และการตกหล่นในเรื่องของการฟอลโลว์อัพ หรือการตามงาน ด้วยความที่ตัวพนักงานตำแหน่งเซลล์ของบริษัทผม จะมีประมาณ 7 คน ใน 7 คนนึงจึงต้องแบ่งลูกค้าที่ดูแลกัน ตกคนละ 15-20 เจ้า/คน และลูกค้าใหม่อีกที่ต้องดูแลเพิ่มไปอีก ซึ่งการดูแลลูกค้าเยอะ บ่อยครั้งก็มีปัญหาในเรื่องของการตามงานลูกค้า ในเคสจริงๆที่เคยเจอ ทำให้ลูกค้าหลุดมือและไปร่วมงานกับที่อื่นแทน ในส่วนของลูกค้าใหม่พนักงานบ่นว่าการทำใบเสนอราคาค่อนข้างยุ่งยากและลำบาก เมื่อออกใบเสนอช้า ก็อาจจะเกิดการเปลี่ยนใจของลูกค้าได้ เช่น ลูกค้าเจ้านั้นอาจจะเปลี่ยนใจกลับไปคิดดูก่อนหรือมองหาตัวเลือกอื่นก่อน เป็นต้น

แล้วทำไมระบบ CRM ที่เลือกใช้ต้องเป็น Jubili

  ต้องบอกก่อนว่า CRM นี่มีหลายเจ้า ซึ่งการจะมีรูปแบบการใช้งานแตกต่างกัน บางตัวอาจจะมีฟังก์ชั่น ระบบดูแลที่ละเอียดกว่า ขึ้นอยู่กับความชอบและก็ความเหมาะสมกับตัวธุรกิจที่เลือกใช้ด้วย ซึ่งทำไมผมถึงเลือก Jubili เห็นว่าพัฒนาโดย BUILK ซึ่งเป็นของคนไทย น่าจะมั่นใจเรื่องการซัพพอร์ตได้ว่าเป็นจะสื่อสารกันง่ายกว่า และพอไปลองทดลองใช้งานระบบคร่าวๆ ได้ก่อนที่จะเสียเงินซื้อมาได้ครับ อันนี้คือข้อดีเลย ผมกับหัวหน้าทีมเซลล์ได้ลองใช้งานจริงๆ และศึกษาตัวระบบการใช้มาแล้ว รู้สึกว่าค่อนข้างเข้าใจง่าย และใช้งานไม่ยุ่งยากเลย หลังจากที่ลองใช้งานแล้วรู้สึกว่ามันโอเคตอบโจทย์จึงนำมาให้พนักงานได้ใช้ลองใช้งานจริงๆดู ก็มีการลองใช้จริง ศึกษาตัวระบบเองโดยที่ไม่ต้องอธิบายหรือสอนเยอะ

ระบบการทำงาน

  คหสต. ผมคิดว่า CRM Jubili ตัวนี้ที่ผมใช้เหมาะสำหรับธุรกิจ B2B หรือที่เรียกว่าผู้ประกอบการ ถึง ผู้ประกอบการ หลายคนที่ทำธุรกิจน่าจะทราบคำนี้กันดีอยู่แล้ว ทุกฟีเจอร์ทุกระบบในโปรแกรมช่วยจัดการข้อมูลขององค์กรให้มีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม เช่น พวกข้อมูลลูกค้า, ข้อมูลการติดต่อและเอกสารที่เคยทำ มันจะช่วยให้เราสามารถดูแลพนักงานเซลล์ได้ดีขึ้น และรักษาความสัมพันธ์กับลูกค้าได้ดีขึ้นด้วย ส่วนฟังก์ชั่นหลักๆ ที่ผมอยากจะแชร์ก็จะมี
   แผงบริหาร ตรงส่วนนี้ก็จะมีภาพรวมทุกอย่างที่ผู้บริหารและเซลล์ต้องรู้ มันช่วยให้ผู้บริหารแบบผมเห็นสถานะงานของเซลล์แต่ละคนได้ง่ายขึ้นเยอะ แบบสามารถเห็นทุกขั้นตอนเลย ตั้งแต่กิจกรรมที่ทำ จำนวนใบเสนอราคา จำนวนครั้งที่ Win Lost สำหรับผมตรงนี้มันช่วยให้ผมมีข้อมูลไว้ประกอบการตัดสินใจหรือเข้าไปช่วยวางแผนการทำงานกับเซลล์ได้ง่ายขึ้น ส่วนฝั่งเซลล์เองก็สามารถเห็นสถานะงานของตัวเองได้ ที่เด่นๆเลยก็คือ เซลล์จะเห็นว่าลูกค้าคนไหนมีโอกาสตามต่อแล้วปิดการขายได้ง่ายๆ หรือสามารถเอาไปปรับได้ว่าลูกค้าคนไหนต้องวางแผนการขายแบบไหนดี

  งานติดตาม ในส่วนนี้ก็จะเป็นฟังก์ชั่นคล้ายๆกับรูปแบบของการบันทึกงานและกิจกรรมที่เซลล์แต่ละคนออกไปทำในแต่ละครั้ง มันจะช่วยทำให้เซลล์บันทึกกิจกรรมและติดตามงานได้ง่าย มันใช้งานได้ทั้งบนมือถือหรือคอมพิวเตอร์ ผ่านไมค์มือถือ สามารถตั้งแจ้งเตือนเพื่อให้เซลล์ไม่พลาดนัดสำคัญครั้งต่อไปได้ด้วย (ระบบนี้สำคัญสุดๆ)
  ใบเสนอราคา เป็นซอฟ์ตแวร์ที่ทำงานผ่านระบบ Cloud ในส่วนี้เซลล์สามารถออกใบเสนอราคา และส่งให้ลูกค้าได้ทันทีผ่านระบบนี้ หรือจะเซฟเป็นรูปใบเสนอราคาส่งให้ลูกค้าผ่าน Line ได้เลย ซึ่งแต่ก่อนใบเสนอราคาของเราไม่ค่อยได้มาตรฐาน เบี้ยวบ้าง ฟ้อนไม่ได้มาตราฐานบ้าง ซึ่งมันทำให้บริษัทดูไม่เป็นมืออาชีพ แต่ตอนนี้หน้าตาสวยงาม เหมือนกันเป๊ะ ดูมืออาชีพมากขึ้นเยอะครับ
  ทำรายงานง่าย อันนี้คิดว่าเป็นหนึ่งในปัญหาหลักที่ทุกบริษัทน่าจะเคยเจอนะครับ ที่เซลล์ทำรายงานไม่ทัน พอประชุมข้อมูลที่ได้ไม่ครบถ้วน ทำให้กระทบส่วนอื่น หรือพอไปทำรายงานก็ไม่มีเวลาตามลูกค้า ปิดการขายไม่ได้ ฟังก์ชั่นนี้ก็ช่วยให้ทั้งตัวผมและเซลล์สามารถเรียกดูรายงานของตัวเองได้ง่ายขึ้น ผมสามรถเรียกดูได้ตลอดและข้อมุลครบถ้วนกว่าเดิมด้วย อันนี้สามารถเรียกได้ทั้งรายงานกิจกรรมของเซลล์แต่ละคน รายงานการขายของพนักงาน เรียกว่าประหยัดเวลาการทำงานไปได้เยอะมากครับ นอกจากนั้น เดี๋ยวนี้เวลาประชุม เราใช้ JUBILI ขึ้นจอกลาง เรียกข้อมูลขึ้นมาดูกันสดๆ ไม่ต้องปริ้นรายงานมาเป็นกระดาษแล้วด้วย ลดต้นทุนเรื่องกระดาษเป็นของแถมได้อีก ถ้ามีข้อมูลตรงไหนที่ต้องการถกหรือขอความเห็นกันก็คุยกันได้ง่ายขึ้นด้วยครับ

แล้วจากที่เปลี่ยนมาใช้ Jubili แล้วมีความเปลี่ยนแปลงยังไง 

  จากก่อนหน้าที่ใช้ที่ได้บอกแล้วว่าในบริษัทเน้นระบบแมนนวลซะส่วนใหญ่แล้วทำงานได้ช้า หลังจากที่พนักงานเซลล์บริษัทผมได้ลองใช้ CRM ดูแล้ว ก็สามารถทำงานได้ไวขึ้น มีประสิทธิภาพมากขึ้น ออกใบเสนอราคาให้ลูกค้าไวขึ้น ถือลูกค้าหลายเจ้าก็ไม่ลืมนัด ไม่หลุด ตามงานไหว เพราะระบบช่วยเตือนกันฟอลโลว์อัพของงาน และการทำรีพอตในแต่ละวันก็ง่าย รวมถึงการเตรียมเอกสารก้เข้าประชุมด้วย และทางด้านผมเองในฐานะผู้บริหารก็สามารภเช็คความคืบหน้าของงาน ความเรียบร้อย สามารถ Track ตามผลได้ตลอด 

  สำหรับอัตราค่าบริการ Jubili จะคิดเป็นรายปี และมีแพคเกจตามจำนวนยูสเซอร์ที่ใช้ อย่างของบริษัทผม ตอนนี้มีเซลล์อยู่ 7 คน ก็เลือกเป็นแพค M ใช้งานไม่เกิน 15 ยูสเซอร์ ใครที่เป็นเจ้าของธุรกิจ หรือเป็นเซลล์ ผ่านมาอ่านกระทู้นี้ถ้ากำลังมองหา CRM ของไทยดีๆ สักตัวก็สามารถไปทดลองใช้ เทสระบบดูได้ด้วยตัวเองนะครับ ขอบคุณที่เข้ามาอ่านกระทู้นี้ด้วยครับ ขอบคุณครับ
แก้ไขข้อความเมื่อ
แสดงความคิดเห็น
โปรดศึกษาและยอมรับนโยบายข้อมูลส่วนบุคคลก่อนเริ่มใช้งาน อ่านเพิ่มเติมได้ที่นี่