งานของผมเป็นงานวิเคราะห์ข้อมูลเกี่ยวกับสุขภาพ ซึ่งมีหลายล้านแถว ผมและน้องที่มาช่วย มัก query ข้อมูลออกมาจากฐานข้อมูลใหญ่ ใส่ Excel ในโน้ตบุ๊ค ซึ่งสะดวกและง่าย เอาไปทำในร้านกาแฟก็ได้ ถ้าข้อมูลเยอะๆก็มักเก็บใน Access แล้วเอาไปทำ Pivot table ใน Excel เพราะ Excel ใส่ข้อมูลได้ประมาณ 65,000 แถว เท่านั้น แต่ก็มีทางยัดลงไปได้สัก 4-5 แสนแถว
เรามักเตรียมข้อมูลให้เสร็จใน Excel ส่วนในโปรแกรมสถิติ(EPIINFO V.7) ก็วิเคราะห์อย่างเดียว
ปัญหาหนึ่งใน Excel คือการ จัดกลุ่ม เช่นจัดอายุของผู้ป่วยเป็นช่วงอายุ ซึ่งในโปรแกรมสถิติเช่น SPSS, EPIINFO มักมีมาให้เลยแต่เราไม่ค่อยใช้ เพราะอยากให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบเดียว
ตัวอย่างเช่นมีข้อมูลอยู่ชุดหนึ่งเกี่ยวกับคนป่วยด้วยโรคต่างๆ ในนั้นก็มีอายุของผู้ป่วย หรือวันเกิดซึ่งสามารถคำนวนณเป็นอายุได้ ตอนนี้เราก็ต้องการจัดช่วงอายุเพื่อวิเคราะห์ทางสถิติ เช่นอายุ 1 ขวบ ก็จัดเป็นช่วงอายุ 1-4 อายุ 14 ก็จัดเป็นช่วงอายุ 10-14 หรืออายุ 45 ก็จัดเป็น 45-49 เป็นต้น
สำหรับคนที่เก่ง Excel ก็ดูว่าง่าย แต่ก็มีคนมาถามประจำ ผมเลยสรุปมาหลายๆวิธีให้ดู
แบบที่หนึ่ง คำนวณเอาเลย
ผมขอยกตัวอย่างข้อมูลชุดนี้ ทางซ้ายคือข้อมูลดั้งเดิม ทางขวาคือแบบที่อยากให้เป็น อายุคือ A AgeGroups คือ B

รูปแบบนี้เป็นแบบที่ง่ายที่สุดคือแบ่งกลุ่มอายุแบบมีช่วงกว้างเท่าๆกันตลอด
สูตรที่ควรใช้คือแบบคำนวณ String ขึ้นมาเลย คือ
AgeGroups (B2)  =INT(A2/5)*5&"_"&INT(A2/5)*5+4
แล้วก็ลากลงมาจนถึงแถวสุดท้าย แบบนี้อาศัยหลักที่ว่า =INT(A2/5)*5 จะให้ค่าที่เป็นจำนวนเต็มซึ่งเท่ากับตัวแรกของกลุ่มอายุพอดี
ถ้าต้องการให้ช่วงอายุออกมาเป็นแบบต่อเนื่อง คือ 0_5, 5_10 แบบที่นิยมใช้กับข้อมูลที่เป็นตัวเลขทศนิยม ก็ต้องเปลี่ยนสูตรนิดหน่อยเป็น =INT(A2/5)*5&"_"&INT(A2/5)*5+5